Administração de patrimônio e materiais

Você sabe o que é administração de patrimônio e materiais e para que serve esse tipo de estratégia empresarial? Assim sendo, compreenda que ela é uma área de grande importância para organizações públicas ou privadas.

Assim, entenda que temos várias atividades que buscam uma gestão mais eficiente dos ativos de uma empresa. E nós da CPCON somos especialistas neste assunto e podemos contribuir com nossa expertise. Então leia o artigo e fique atualizado com o tema que é bastante relevante atualmente.

Pontos Chave

• Função Principal: A APM visa gerar otimizações na utilização dos recursos materiais e também patrimoniais de uma empresa;
• Benefícios: diminuição dos custos, maior nível de eficiência operacional, segurança, controle, decisões assertivas e a sustentabilidade;
• Recursos Disponíveis: recursos humanos, tecnológicos, físicos, financeiros, informativos, estratégicos, entre outros;
• Variabilidade: demandas, fornecimentos, processos internos, fatores externos, fatores sazonais, mudanças do mercado, atrasos nas entregas, oscilações dos preços, erros manuais, logística ineficiente, ausência de uma padronização, crises econômicas, alterações nas leis e os desastres naturais; 
• Adaptação: mudanças ocorridas no mercado, avanços na tecnologia, sustentabilidade, globalização, expectativas dos clientes, entre outros fatores que sejam relevantes.

O que é administração de patrimônio e materiais?

A administração de patrimônio e materiais (APM) consiste num conjunto com várias atividades estratégicas. De tal forma que elas são voltadas para uma gestão mais eficiente de todos os bens (ativos) de uma empresa.

Com isso, entenda que isso inclui desde que o item é adquirido até que se tenha a alienação dele. Sendo que essa administração de patrimônio e materiais passa pelo controle, utilização, conservação e a manutenção.

Além disso, compreenda que as empresas sejam elas públicas ou privadas podem fazer uso do modelo. Que traz uma série de benefícios e vantagens que nossa equipe irá explicar em detalhes na sequência do artigo.

Entre os objetivos principais da APM temos:

• Otimização dos custos: mediante as compras estratégicas, com um controle dos estoques e um correto descarte dos itens. Enquanto que ela permite a redução dos gastos que não são necessários e ainda garante um aproveitamento adequado de todos os recursos;
• Garantia de que haja a disponibilidade dos recursos: com a APM você garante que seus materiais e os bens fiquem sempre disponíveis. Dessa forma, entenda que os mesmos ficam nos locais corretos e no momento oportuno;
• Proteção do patrimônio: são implementadas algumas medidas que visam trazer segurança. A fim de gerar a proteção dos bens desta empresa e ainda reduzir as perdas. Bem como os demais riscos que podem prejudicar o patrimônio da organização;
• Seguir as normas legais: aqui temos a conformidade as leis e as regulamentações que se relacionam a gestão do patrimônio. O que evitará multas, sanções e demais problemas;
• Promoção da sustentabilidade: com a administração de patrimônio e materiais temos ainda as práticas e métodos sustentáveis. Que incluem as reutilizações e as reciclagens, ajudando a preservar o meio ambiente.

Como funciona a administração de patrimônio e materiais?

Em termos de funcionamento, saiba que a APM envolve um tipo de processo abrangente e que tem muitas etapas. Desse modo, compreenda que os níveis são interligados e incluem desde o plano estratégico até a alienação (bens).

Confira quais são as etapas do projeto:

1. Planejamento: são definidos os objetivos, temos a análise de necessidades e o levantamento de todos os recursos disponíveis. E ainda haverá nesse ponto a criação do plano (APM);
2. Aquisição: ocorrem as pesquisas dos melhores fornecedores, acontecem as solicitações dos orçamentos e as negociações (compras). Além disso, saiba que há a recepção e a inspeção dos materiais;
3. Armazenamento: ocorre a definição dos locais (estoques), são implementados os sistemas da empresa e o controle dos armazéns. E ainda haverá a manutenção deste local onde ficam os itens;
4. Controle: nessa etapa da administração de patrimônio e materiais temos os registros (entradas/saídas), as atualizações necessárias no sistema (controle) e a emissão/apresentação dos relatórios;
5. Utilização: são definidos os procedimentos, os funcionários recebem o treinamento e acontece o monitoramento (consumo);
6. Manutenção: aqui está o plano das manutenções preventivas, o controle dos custos e as manutenções preventivas;
7. Alienação: nesta etapa ocorre a avaliação dos ativos (bens), a definição dos formatos e a realização do processo.

Por certo, compreenda que nossa equipe de experts indica que você siga corretamente essas etapas. A fim de que sua empresa possa realizar o projeto com competência e da melhor maneira possível.

Quais são as especialidades da APM?

No universo da administração de patrimônio e materiais APM existem algumas especialidades. Onde o foco se direciona em algum aspecto que seja específico para a gestão de recursos materiais e também patrimoniais.

Veja quais são as principais gestões:

• Compras: contam com os especialistas nas compras (responsáveis) que fazem as pesquisas, seleções e negociações. E há a logística que planeja, organiza e controla os processos das compras e ainda ocorrem as negociações;
• Estoques: engloba o controle dos armazéns da empresa, definição dos locais e a criação do inventário físico periódico;
• Patrimônio: contém o cadastro patrimonial, a depreciação dos itens, suas manutenções e as alienações;
• Contratos: são elaboradas as análises dos contratos, as negociações e a gestão dos contratos;
• Sustentabilidade: são implementadas as melhores práticas e procedimentos, acontecem os monitoramentos dos impactos e ainda temos os relatos.

De fato, saiba que nossa equipe visualiza também algumas outras áreas importantes atendidas pela APM. Nesse sentido, entenda que estão as gestões de projetos, riscos e de pessoas.

Software para a gestão de patrimônio e materiais

A administração de patrimônio e materiais pode ser otimizada com a presença de um software especializado. Pois, compreenda que ele atua como uma ferramenta moderna e tecnológica.

Que consegue auxiliar de forma completa e efetiva na gestão de todos os recursos e do patrimônio empresarial. Já que fazem a automatização das atividades manuais e trazem informações precisas em tempo real.

Enquanto que ajudam nas tomadas de decisões e otimizam corretamente todos os processos presentes na APM. Assim, entenda que um sistema do tipo pode controlar as gestões da empresa através de:

• Requisições, solicitações e negociações;
• Emissão dos pedidos (compras);
• Contratos;
• Controle dos almoxarifados;
• Análise ABC;
• Movimentação de entrada e de saída;
• Depreciações;
• Alienações;
• Cadastros dos bens (patrimoniais);
• Otimização das rotas (roteiros);
• Gestão das frotas;
• Monitoramento das entregas;
• Emissão de relatórios (personalizados);
• Indicadores (desempenho);
• Análise dos dados;
• Business Intelligence;
• Entre outros.

Por certo, saiba que com a administração de patrimônio e materiais é possível ainda integrar o modelo a outros sistemas. Que incluem os ERPs, CRMs, contabilidade e a folha de pagamento.

Vale destacar que nós acreditamos que o ideal é adquirir um software que seja robusto e que atenda as necessidades da empresa. Embora seja preciso avaliar o porte da organização e o que ela pretende com este sistema automatizado.

Exemplos de softwares para APM

Para lhe ajudar na busca por um software de APM de qualidade nós separamos alguns modelos de ponta. De tal forma que eles trazem funções e recursos excelentes para as mais diferentes tarefas.

Veja quais são os sistemas mais interessantes atualmente:

• SAP Business One: é uma solução bastante completa para realizar a gestão empresarial. Visto que ele traz módulos, possui várias funcionalidades tais como, compras, patrimônio, estoques, relatórios, logística e análises. Enquanto que se integra a outros sistemas e serve para empresas que sejam de médio e de grande porte;
• Totvs Logos: um modelo de ERP para a administração de patrimônio e materiais que é focado na logística e na gestão dos materiais. Tendo recursos para compras, expedições, armazenamento, distribuição, entre outros. Com isso, saiba que ele serve para as empresas que procuram soluções mais robustas;
• Microsiga Protheus: é um ERP nacional que traz várias funções importantes de APM. Sendo que se integra aos CRMs e ERPs, além de se enquadrar nas organizações dos mais diversos tamanhos;
• Winthor: um tipo de software que é voltado para a gestão dos materiais e de patrimônio. Desse modo, entenda que ele contém funções e recursos muito importantes, até mesmo para almoxarifado e para as manutenções. A interface é amigável e se adequa nas empresas pequenas e médias.

Quais são as vantagens da administração de patrimônio e materiais?

Existem várias vantagens na APM e que podem fazer sua empresa se organizar melhor e ter uma gestão de qualidade. Desse modo, compreenda que nossa equipe listou alguns dos benefícios mais interessantes que são obtidos através deste método:

• Otimizações dos custos: reduzindo os desperdícios, negociações estratégicas, controle mais eficiente dos estoques e a manutenção preventiva;
• Aumento na eficiência dos processos: organização, automatização das atividades, diminuição das falhas/erros e mais agilidade;
• Segurança e um controle adequado: proteger corretamente seu patrimônio, monitorar os bens, conformidade legal e a gestão dos riscos;
• Tomadas de decisões: dados com alta precisão por tempo real, indicadores do desempenho e o business intelligence;
• Sustentabilidade: racionalidade no uso dos recursos, gestão dos resíduos, consumo da energia de forma consciente e certificações ambientais;
• Melhora na imagem da empresa: gestão mais transparente, maior responsabilidade, governança corporativa, entre outros.

Assim, entenda que a administração de patrimônio e materiais é essencial para controlar os bens da empresa de modo adequado. E nós acreditamos que com essa estratégia haverá muitos resultados positivos para a organização.

Conclusão

De acordo com o artigo vimos que a APM “administração do patrimônio e dos materiais” é essencial. Afinal, compreenda que ela garante a otimização da gestão e cobre todas as etapas necessárias.

Servindo tanto para as empresas públicas quanto para as privadas, e sendo uma solução de alto nível. Que diminui os custos, gera disponibilidade dos recursos, protege o patrimônio, atende as leis (normas) e ainda promove a sustentabilidade.

Contudo, saiba que para a administração de patrimônio e materiais funcionar corretamente é preciso seguir os passos mencionados no texto. A fim de que o projeto seja bem estruturado e que você obtenha ótimos resultados.

E para isso é importante contar com uma equipe que tenha expertise para lidar com o assunto. Assim, compreenda que o Grupo CPCON é sem dúvida a melhor alternativa, já que temos mais de 25 anos de experiência. Fale conosco e agende uma consulta para ajudar a sua empresa a ter uma plena organização dos seus ativos.

FAQ: Perguntas Frequentes