Mejores Prácticas de Etiquetado de Activos de TI: Visibilidad, Control y Toma de Decisiones Estratégicas

¿Qué viene a tu mente cuando hablamos de Mejores Prácticas de Etiquetado de Activos de TI? Imagina una falla crítica en un servidor: el tiempo corre, pero nadie sabe dónde está el equipo, quién lo utiliza o su historial de mantenimiento. ¿Parece extremo? Desafortunadamente, esta es una realidad para muchas empresas.

En el centro de esta vulnerabilidad se encuentra la ausencia de un proceso estructurado de etiquetado. Más que una cuestión logística, se trata de un pilar de la gobernanza de TI y una estrategia clave para el crecimiento sostenible. Las empresas que priorizan el control, la eficiencia y la seguridad comienzan por aquí. El etiquetado de activos de TI no es solo poner etiquetas: es asegurar visibilidad, trazabilidad y decisiones más inteligentes. En este artículo, reunimos todo lo que necesitas saber para aplicar una estrategia efectiva: qué es, por qué importa y cómo aplicar las Mejores Prácticas de Etiquetado de Activos de TI de forma coherente y segura.

¿Mejores Prácticas de Etiquetado de Activos de TI: Qué es?

El etiquetado de activos de TI es el proceso de identificación física de todos los equipos y recursos tecnológicos de una organización.

Esta identificación suele realizarse mediante etiquetas con códigos de barras, QR codes o etiquetas RFID, asociadas a un sistema centralizado de gestión de activos.

El objetivo es garantizar rastreabilidad, visibilidad y control sobre activos como:

• Computadoras, portátiles y servidores
• Monitores y periféricos
• Dispositivos móviles
• Routers, switches y componentes de red
• Activos en ubicaciones remotas (filiales u oficinas en casa)

Más allá de una obligación operativa, el etiquetado es el punto de partida para construir un inventario confiable y mantener actualizada la base de datos de activos: algo esencial para una toma de decisiones segura y estratégica.

¿Por qué es importante el Etiquetado de Activos?

El etiquetado de activos está directamente relacionado con la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la reducción de riesgos financieros. Entre los principales beneficios, destacan:

• Visibilidad completa del entorno tecnológico: Saber cuántos activos existen, dónde están, quién los utiliza y en qué condiciones se encuentran es clave para planificar adquisiciones, reemplazos y actualizaciones.
• Reducción de pérdidas, extravíos y fraudes: Sin un sistema de etiquetado y trazabilidad, es común que los activos se pierdan o se usen indebidamente. Una gestión estructurada permite detectar y prevenir pérdidas físicas y contables.
• Soporte para gobernanza y auditoría: Las empresas sujetas a auditorías (internas o externas) deben presentar datos confiables sobre su patrimonio. El etiquetado facilita la conciliación físico-contable y el cumplimiento de normas como SOX, IFRS e ISO.
• Optimización del mantenimiento y del ciclo de vida: Al integrar el etiquetado con un sistema de seguimiento de activos (EAM, CMMS o ERP), es posible acompañar el historial de cada ítem, programar mantenimientos preventivos y reducir los tiempos de inactividad.
• Toma de decisiones más estratégica: Con datos organizados y actualizados, el área de TI puede actuar de forma más estratégica: desde priorizar inversiones hasta gestionar riesgos cibernéticos y planificar compras, alineándose con objetivos de sostenibilidad y ESG.

¿Cómo hacer un Etiquetado de Activos eficiente?

Implementar una buena práctica de etiquetado exige planificación, estandarización, tecnología adecuada y compromiso de los equipos involucrados. A continuación, los pilares fundamentales:

Definir una estrategia de estandarización

Estandariza el formato de las etiquetas, la codificación y la lógica de numeración. Esto facilita la gestión futura y evita redundancias. Ejemplo: códigos que indican tipo de activo, localización y número secuencial (ej: NB-MX-001).

Elegir la tecnología adecuada

La elección de la tecnología de identificación es un paso crucial para una marcación de activos de TI eficiente.

Cada opción – códigos de barras, códigos QR y etiquetas RFID – ofrece características distintas, adecuadas a diferentes necesidades y entornos. Comprenda las particularidades de cada una y seleccione la solución que mejor se alinee con su operación.

• Códigos de barras: bajo costo, lectura sencilla, ideal para entornos controlados.
• QR Codes: más datos en menos espacio, con posibilidad de redirección a sistemas.
• Etiquetas RFID: lectura por radiofrecuencia, ideal para grandes volúmenes y ambientes industriales.

Utilizar etiquetas resistentes y duraderas

Invertir en materiales adecuados al entorno del activo (temperatura, humedad, manipulación) es clave para garantizar la trazabilidad a largo plazo.

Integrar al sistema de gestión de activos

El etiquetado debe estar vinculado a un sistema que centralice la información de los activos, permitiendo consultas, actualizaciones y auditorías. Lo ideal es que esté integrado al ERP o CMDB de la empresa.

Capacitar a los equipos involucrados

La adhesión al proceso depende del compromiso de quienes lo ejecutan. Capacita a los equipos de TI, patrimoniales, operaciones y facilities para que comprendan el valor del etiquetado y lo apliquen correctamente.

Revisar periódicamente el inventario

Etiquetar es solo el primer paso. Es necesario prever revisiones periódicas (anuales, semestrales o según criticidad) para asegurar que la base de datos se mantenga confiable.

Del caos al control: descubre el poder del etiquetado de activos de TI

Las Mejores Prácticas de Etiquetado de Activos de TI pueden parecer simples en la teoría, pero en la práctica son una herramienta poderosa de gestión de activos.

Cuando se aplican correctamente, transforman el caos en claridad, refuerzan la gobernanza y permiten una toma de decisiones más segura e inteligente.

Las empresas que tratan el etiquetado solo como una obligación operativa pierden la oportunidad de comprender su patrimonio con la profundidad y el control necesarios, lo cual impacta directamente en su rendimiento.

Si tu organización busca eficiencia, seguridad y visión estratégica en TI, empieza desde la base. ¡Empieza por el etiquetado!

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FAQ

¿Qué es el etiquetado de activos informáticos?

Es el proceso de identificar físicamente los equipos y recursos tecnológicos de la empresa mediante etiquetas con códigos de barras, códigos QR o RFID, conectadas a un sistema de gestión de activos.

¿Por qué es tan importante el etiquetado de activos?

Garantiza la visibilidad, la trazabilidad y el control de los activos, reduce las pérdidas, facilita las auditorías y respalda las decisiones estratégicas en el área de TI.

¿Qué tecnologías puedo utilizar para marcar mis activos? ️

Códigos de barras (bajo coste, fácil lectura). Códigos QR (almacenan más datos). RFID (lectura sin contacto, ideal para grandes volúmenes).

¿Cómo garantizar que el etiquetado sea duradero y eficaz?

Utilice etiquetas resistentes al entorno en el que se utilizará el activo e integre el proceso con un sistema de gestión de activos, como ERP. También es esencial formar a los equipos implicados.

¿Con qué frecuencia debo revisar mi inventario informático?

La recomendación es realizar revisiones periódicas (anuales o semestrales), en función de la criticidad de los activos, para mantener la base de datos actualizada y fiable.