Etiqueta de tombamento: o que é e como comprar

Você já ouviu falar sobre a etiqueta de tombamento e para qual finalidade ela é utilizada? Pois, compreenda que a mesma engloba um tipo de placa ou um adesivo que fixa afixado num determinado bem patrimonial.

Dessa forma, entenda que nós da CPCON conhecemos este processo e podemos contribuir com essa atividade. Então continue a leitura do artigo e descubra todos os detalhes que regem essa tarefa.

Pontos Chave

• Função Principal: A etiqueta de tombamento visa identificar um determinado bem patrimonial de uma maneira única e que seja permanente;
• Benefícios: controle do patrimônio otimizado, reforço na segurança, processos melhorados, transparência, eficiência, responsabilidade social e a sustentabilidade;
• Recursos Disponíveis: identificações únicas, localizações, históricos, responsabilidade, controle, códigos de barras, QR Code, RFID, imagens/fotos dos bens e as informações adicionais;
• Variabilidade: conteúdo variável, formato, material, integrações, legalidade, durabilidade, segurança e a padronização;
• Adaptação: definição dos objetivos, exploração das variáveis, legibilidade, padrões, proteção, conservação, tipos de bens específicos, ferramentas, recursos, entre outras.

O que é etiqueta de tombamento?

A etiqueta de tombamento consiste num tipo de adesivo ou em uma placa de identificação de algum bem patrimonial. Dessa forma, compreenda que o item é afixado no ativo o tornando único e permanente.

Ou seja, saiba que ao ocorrer essa identificação isso tornará esse bem em algo diferenciado. Sendo que a etiqueta de tombamento deverá conter certas informações de grande relevância que são:

• Número (tombamento): é uma numeração única e que serve para fazer a identificação deste bem patrimonial;
• Descrição: aqui é indicado o tipo do bem, modelo, marca, numeração de série, entre outros;
• Localização: local onde se encontra esse bem (fisicamente);
• Data (tombamento): período específico em que tal ativo de patrimônio recebeu essa classificação;
• Unidade (responsável): organização que tem a responsabilidade de zelar por este bem (patrimonial).

Com isso, entenda que a etiqueta de tombamento pode servir para os mais diversos propósitos, tais como:

• Trazer facilidade na identificação e no controle dos bens: já que você poderá encontrar o item com rapidez e ainda contar com as informações dele sem dificuldades. Enquanto que a administração de patrimônio é simplificada, ajudando a criar inventários, transferências e baixas;
• Evitar desvios, perdas e furtos: com essa etiqueta haverá mais segurança para este bem, o que diminui as chances de subtração de algum dos ativos da organização. Uma vez que ela garante uma identificação rápida que permite a recuperação do item;
• Atendimento das exigências legais: caso a lei exija a identificação de determinados bens, isso será feito de maneira prática utilizando essas etiquetas.

Como funciona uma etiqueta de tombamento?

Uma etiqueta de tombamento irá funcionar como se fosse um documento ou uma carteira de identidade. Só que isso será realizado para um bem específico de patrimônio, contendo todas as informações necessárias.

Ao passo que as informações ficam guardadas em um banco de dados, que poderá ser ou físico ou mesmo eletrônico. E esse acesso possibilita aos gestores de uma empresa realizarem muitas atividades importantes:

• Identificar/localizar os bens de patrimônio: através do número do tombamento, se torna possível achar de maneira rápida o item. De tal forma que mesmo se o estoque for bem grande isso não irá atrapalhar o processo;
• Realização do inventário: já que temos uma identificação rápida e precisa, isso ajuda na construção do documento;
• Controle das baixas e transferências: caso um bem de patrimônio seja baixado ou mesmo for transferido isso será indicado. Uma vez que tal informação terá o registro em um banco de dados, garantindo o rastreamento do item;
• Obediências às leis: no caso de haver a necessidade de identificar os objetos com as etiquetas para atender as regulamentação. E este é um ponto que deve ser verificado para evitar uma série de problemas.

Por certo, compreenda que com a etiqueta de tombamento tudo ficará mais organizado e otimizado. E nossa equipe visualiza essa tarefa como sendo de extrema importância, devido aos resultados positivos que são obtidos.

Passo a passo para fazer e utilizar a etiqueta de tombamento

Para você fazer e utilizar a etiqueta para tombamento será preciso seguir alguns passos. Assim, entenda que as etapas necessárias para realizar o processo são:

1. Definição dos dados que vão estar contidos na etiqueta: número, descrição, localização, data, unidade responsável e o logotipo da empresa;
2. Definição do tipo (etiqueta): papel, plástico, metal e RFID que permite ler automaticamente o bem patrimonial;
3. Criação de um layout: você pode utilizar um software para elaborar a etiqueta, sendo que os sistemas de edição (imagens) são os melhores. Ou mesmo usar alguma opção que tenha modelos prontos. Além disso, saiba que será preciso certificar-se de que os dados fiquem legíveis e organizados corretamente;
4. Impressão: neste ponto temos a passagem da etiqueta de tombamento para o papel ou outro para outro material. Entretanto, você precisa imprimir este item na quantidade adequada e que atenda as necessidades da empresa;
5. Afixação das etiqueta nos bens: realize a limpeza de toda a superfície antes de colocar as etiquetas nos objetos. No caso, entenda que é possível utilizar uma cola que seja efetiva para o material escolhido. E você terá que verificar se a fixação está bem feita e se ela apresenta visibilidade;
6. Armazenar os dados num banco de dados: este sistema poderá ser físico ou do tipo eletrônico. Desse modo, compreenda que será preciso incluir as informações que estão nas etiquetas. E não se esqueça de manter a base dos dados sempre atualizada;
7. Use essas etiquetas para o controle do patrimônio: faça os inventários de modo periódico, controle as transferências e as baixas e também atenda todas as exigências legais.

Quais são os tipos de etiquetas de tombamento?

Existem vários tipos de etiqueta de tombamento e elas se diferenciam nas características, vantagens e no material. Dessa forma, compreenda que a escolha será definida através de alguns fatores.

Que incluem os tipos dos bens patrimoniais, as necessidades da empresa, entre outros aspectos. Veja quais são os principais modelos:

• Material: pode ser de papel, plástico, metal ou em polipropileno;
• Tecnologia: as tradicionais etiquetas impressas, modelos de QR Code e as versões em RFID;
• Aplicação: as etiquetas podem ser adesivas, metálicas usando parafusos, pingentes ou que contenham laços (segurança);
• Formatos: o modelo mais conhecido e comum é o retangular, mas poderá ser circular ou mesmo irregular;
• Demais características: podem apresentar cores diferentes e personalizadas, indicando as categorias, setores ou modelo do bem. E há a numeração em sequência, impressão por demanda ou a integração aos sistema de gestão.

Por certo, saiba que a etiqueta de tombamento terá que ser adequada para o material do item. Sendo que você deve analisar também a durabilidade dela, o layout e os demais detalhes que fazem parte do modelo.

Quais são as vantagens da etiqueta de tombamento?

São muitas as vantagens da etiqueta voltada ao tombamento de um determinado item. Dessa maneira, entenda que nossa equipe de especialistas separou os principais benefícios encontrados, que são:

• Controle do patrimônio otimizado: identificação precisa, inventários muito mais eficientes, visão ampla dos bens da empresa, gestão das baixas e das transferências e a conformidade legal;
• Segurança: a etiqueta de tombamento previne os desvios, furtos, perdas, combate as fraudes, a responsabilização é individual e há proteção nas licitações e nos contratos;
• Melhorias nos processos: agilidade para criar os inventários, tomadas de decisões mais assertivas, compras e os investimentos otimizados, diminuição dos custos e aumento na produtividade;
• Eficiência e a transparência: visualização completa do patrimônio, comunicação interna muito melhor, gestão dos riscos, profissionalismo e o apoio as auditorias tanto internas quanto externas;
• Sustentabilidade e melhor responsabilidade social: monitoramento dos bens, gestão dos resíduos (sólidos), reutilização, doação dos bens, redução de consumo dos recursos e melhoria na imagem da empresa.

Dessa forma, compreenda que com a aplicação da etiqueta de tombamento haverá uma melhor organização. Por isso, entenda que nós indicamos um planejamento em detalhes para saber o que será necessário para o projeto.

RFID e a etiqueta de tombamento

O RFID é uma tecnologia incrível e que trouxe uma verdadeira revolução na gestão dos bens patrimoniais nas empresas. Visto que ele consegue complementar e também otimizar a utilização das etiquetas tradicionais que são usadas nos tombamentos de itens.

Ao passo que ao combinar os dois modelos temos uma maior eficiência nas operações e no controle dos ativos. No caso, saiba que o RFID é um sistema de identificação que usa as ondas de radiofrequência.

Sendo similar ao código de barras, porém ele apresenta um conjunto mais completo de elementos. De tal modo que conta com um chip de dados, uma antena, um leitor na frequência adequada e um sistema de computador.

E a etiqueta de tombamento em RFID é outro item que fará a composição deste sistema. Onde será possível realizar a leitura das tags afixadas nos objetos e itens, permitindo a leitura a distância e sem contato físico.

Entre as vantagens da união dos projetos temos:

• Automatização das tarefas e maior agilidade: identificações rápidas, alta precisão para fazer o inventário, localizar os objetos em tempo real e o controle dos acessos;
• Precisão e melhor visualização: são eliminados os erros/falhas manuais, temos uma visão de patrimônio bastante completa, os dados são confiáveis e a comunicação interna é otimizada;
• Segurança e a prevenção das perdas: monitoramento antifurto, combates as fraudes, controle restrito dos acessos e a rápida recuperação dos itens;
• Processos melhorados e custos diminuídos: atividades mais rápidas, gestão de estoque com qualidade, diminuição dos custos na mão de obra e a redução nas perdas devido a obsolescência;
• Integrações: junção aos demais softwares, automatização das análises e dos relatórios, visão holística (negócio) e melhor governança corporativa.

Conclusão

Em conclusão, entenda que a etiqueta de tombamento é excelente para identificar e monitorar os objetos. De tal forma que ela pode apresentar uma grande variedade de materiais e possuir características distintas.

Sendo que cada modelo apresenta vantagens e especificidades que a tornam melhor para determinado item. Com isso, compreenda que é interessante conhecer todos os passos para criar e utilizar essas etiquetas.

Além disso, entenda que a tecnologia RFID é uma das mais consistentes para lidar com essa atividade. Já que ela consegue identificar os objetos em lotes e mesmo estando a certa distância.

Fazendo um amplo controle que evitará desvios e perdas, gerando inclusive uma plena organização do local. Assim, compreenda que a etiqueta de tombamento é uma excelente solução para sua empresa.

Facilitando o tombamento dos itens com qualidade e trazendo todos os dados necessários. Contudo, não se esqueça de que é fundamental contar com uma equipe de especialistas neste assunto. E o Grupo CPCON pode lhe auxiliar nessa tarefa, entre em contato conosco e agende uma consulta.

FAQ: Perguntas Frequentes