Ficha de controle de ferramentas para almoxarifado

Você sabe o que é ficha de controle de ferramentas no almoxarifado e para que essa estratégia é utilizada? Desse modo, compreenda que o modelo engloba um documento essencial para manter a organização do setor.

Com isso, saiba que nós da CPCON temos expertise nesse assunto e podemos contribuir com sua empresa. Então leia o artigo e descubra todos os detalhes que regem este processo.

Pontos Chave

• Função Principal: A ficha de controle de ferramentas para almoxarifado visa garantir com que haja organização, monitoramento e gestão dos itens que estão armazenados no setor;
• Benefícios: manter a organização e o controle, otimizar o estoque, diminuir os custos, elevar a produtividade, definir responsabilidades, auxiliar nas tomadas de decisões, trazer segurança e conformidade;
• Recursos Disponíveis: identificações detalhadas de cada ferramenta, históricos completos das movimentações, administração rigorosa do setor de estoque, manutenções, observações adicionais;
• Variabilidade: ramo e setor de atuação da empresa, porte, tipos das ferramentas utilizadas, atividades e processos internos e as integrações necessárias para com os demais sistemas;
• Adaptação: análises e avaliações do que a empresa irá precisar, definição dos campos, ficha personalizada, treinamentos para os colaboradores e funcionários e as revisões periódicas.

O que é ficha de controle de ferramentas para almoxarifado?

A ficha de controle de ferramentas para almoxarifado consiste num documento importante para uma empresa. Visto que ele permite a realização da gestão mais eficiente do setor e ainda garante a organização necessária.

Ao passo que todos os itens que estão armazenados neste ambiente são conhecidos. Além disso, compreenda que o procedimento funciona no formato de um registro em detalhes dos equipamentos.

Assim, entenda que a ficha de controle de ferramentas para almoxarifado consegue melhorar os resultados. Já que traz os dados que são mais essenciais e isso possibilita com que haja uma administração competente.

Enquanto que a atividade de gestão cobre desde que ocorre a entrada do item até a saída dele. Outro ponto importante é que o almoxarifado é um dos elementos fundamentais para a organização plena dos estoques.

E por isso tudo tem que ser realizado da melhor maneira possível e com efetividade. Entre as funções principais da ficha de controle utilizado no almoxarifado temos:

• Precisão na identificação: essa ficha concede um tipo de código (único) para cada uma das ferramentas. O que acaba facilitando bastante no monitoramento e na localização dos itens;
• Dados em detalhes: a ficha de controle de ferramentas para almoxarifado traz a marca, número (série), modelo e outras informações relevantes;
• Histórico: são documentadas na ficha as movimentações realizadas que incluem as entradas/saídas das ferramentas. Incluindo os responsáveis e as condições atuais do item;
• Controle (estoque): as quantidades presentes no setor são atualizadas em tempo real. Mostrando as entregas que foram registradas e trazendo uma visão do cenário;
• Responsabilidades: outro ponto do método é que ele mostrará o responsável pela retirada do item e os motivos. Desse modo, entenda que isso garante um melhor acompanhamento de uso;
• Manutenções e baixas: os tipos de ajustes e haverá ainda a documentação das perdas/danos das ferramentas.

Como a ficha de controle de ferramentas para almoxarifado funciona nas empresas?

Em matéria de funcionalidade, a ficha de controle de ferramentas para almoxarifado tem papel importante. Afinal, entenda que ela possibilita uma organização competente e ainda ajuda no processo de gestão.

Dessa forma, compreenda que os itens são analisados e terão seus dados inclusos nessa ficha. Que mostrará os registros das ferramentas, incluindo todo o ciclo de vida do item na empresa.

As funcionalidades do modelo foram citadas no tópico anterior. Só que é interessante indicar quais são elas para facilitar o entendimento. Com isso, saiba que a mesma possibilita identificar, contém dados em detalhes e possui um histórico completo.

Além disso, saiba que há o controle do estoque, indicação das responsabilidades, monitoramento, manutenções e as baixas dos itens. Ou seja, você tem todas as informações relacionadas ao equipamento.

Por certo, compreenda que a ficha de controle de ferramentas para almoxarifado traz muito mais segurança para a empresa. Já que você saberá onde está o item, quem é o responsável e as condições dele.

Nisso, entenda que nossa equipe de especialistas indica a utilização desta ficha de controle para melhores resultados. Uma vez que todos os dados vão ficar organizados e prontos para serem analisados quando for preciso.

Passo a passo da ficha de controle de ferramentas para almoxarifado

Para lhe ajudar na tarefa, nossos experts no assunto separaram alguns passos a serem usados na implementação da ficha. Sendo um guia completo e que traz as etapas necessárias, que são:

1. Definição do escopo: as ferramentas são identificadas, definem-se os objetivos e temos a escolha de um formato (ficha);
2. Elaboração da estrutura: contendo os dados para a identificação de cada item e os históricos das movimentações. Enquanto que é preciso ter os dados do controle do estoque, as manutenções e as observações;
3. Implementação da ficha: criação do modelo, treinamento dos funcionários/colaboradores, definição dos fluxos (trabalho), integração aos demais sistemas e monitoramentos/avaliações.

Decerto, saiba que a ficha de controle de ferramentas para almoxarifado precisa ser bem estruturada e completa. A fim de que seja possível incluir os dados e as informações que fazem a diferença no processo.

Com isso, entenda que nossa equipe acredita que o ideal é ter muita cautela e atenção na atividade. Uma vez que as fichas precisam ser corretamente adaptadas as necessidades da empresa.

Vantagens de utilizar uma ficha de controle de ferramentas no almoxarifado

Você terá diversos benefícios se decidir implementar uma ficha para controlar as ferramentas de seu almoxarifado. Pois, compreenda que ela garante uma maior eficiência e traz vários impactos positivos.

Entre as vantagens principais que nossa equipe verificou temos:

• Maior nível de organização e um controle otimizado: evitando desordens, mantendo uma gestão adequada dos estoques e contendo um estoque bastante completo;
• Diminuição dos custos: tendo um estoque mais efetivo, você terá compras mais assertivas, reduzirá perdas/desvios e ainda conseguirá ter um setor mais enxuto;
• Produtividade alta e mais eficiência nas operações: disponibilidade das ferramentas sempre que necessário, menos retrabalhos, evitar atrasos nos processos e as operações tem mais segurança;
• Responsabilidades e melhores decisões: o monitoramento dos itens será completo, a gestão terá base em informações concretas e as tomadas de decisões (compras) serão mais assertivas;
• Segurança: o controle dos acessos terá mais rigor, as manutenções são feitas em dia e há conformidade para com as leis e regulamentações necessárias.

Certamente, entenda que são muitos os benefícios do uso de uma ficha de controle de ferramentas para almoxarifado. Visto que tal estratégia consegue garantir economia de tempo e dinheiro, resultando em otimizações.

Softwares e tecnologias

Você pode contar também com um software ou com outras tecnologias para fazer a ficha de controle das ferramentas de seu almoxarifado. Desse modo, compreenda que a escolha de um sistema dependerá de alguns pontos.

Que vão desde o porte da empresa e do almoxarifado até as necessidades que ela precisa naquele momento. Alguns exemplos de softwares que nossa equipe analisou são:

• TOTVS Gestão de Almoxarifado: completo com fichas robustas e permite integração aos módulos da TOTVS;
• SAP Business One: um modelo de gestão completa para as empresas, tendo ficha para controle das ferramentas que são personalizáveis. Além da gestão em nível avançado;
• Locaweb Almoxarifado: sistema em nuvem para gestão do almoxarifado e com ficha intuitiva de administração. Ao passo que ainda tem um preço bastante acessível, o que é fundamental.

Agora se você pretende ter uma ficha de controle de ferramentas para almoxarifado mais efetiva. Então o ideal é contar também com um sistema RFID para controle de estoque e logística.

Com isso, saiba que a identificação por radiofrequência é feita em lotes e mesmo estando a distância do item. O que permite rapidez e mais segurança na hora de controlar os produtos, mercadorias, ferramentas e materiais.

Assim, compreenda que ao integrar um modelo de RFID ao software tudo ficará muito bem gerenciado. E nós acreditamos que essa integração irá gerar resultados incríveis e que vão lhe ajudar a superar seus concorrentes.

Conclusão

A ficha de controle de ferramentas para almoxarifado tem papel relevante e decisivo para ajudar as empresas. Devido ao fato de que ela possibilita conhecer cada item e todas as informações relacionadas ao mesmo.

Dessa forma, entenda que a empresa irá conseguir fazer uma identificação mais precisa e segura. Tendo dados em detalhes, históricos completos e informações das manutenções e das baixas dos itens.

Entretanto, saiba que o melhor a fazer é contar com uma equipe de especialistas para ajudar a sua empresa. E a escolha ideal é pelo Grupo CPCON que atua no mercado a mais de 25 anos. Entre em contato conosco agora mesmo e agende uma consulta.

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