Gestão e contabilidade de ativos fixos

Longo prazo, físico e não circulante são apenas alguns dos termos encontrados no balanço patrimonial de uma empresa que descrevem seu repositório de ativos fixos. Mas, não importa como são identificados, os ativos fixos desempenham um papel crucial na forma como uma organização gera receita. Portanto, eles devem ser gerenciados habilmente com uma forma de gerenciamento de ativos fixos.

A gestão de ativos é um processo detalhado, desde o rastreamento de equipamentos e monitoramento de desempenho até o cálculo da depreciação e descarte de máquinas da maneira mais eficaz. Para garantir a eficiência, é importante que uma empresa escolha o software de gerenciamento de ativos fixos certo.

O que são ativos fixos?

Ativos fixos são normalmente ativos maiores que são usados ​​nas operações diárias de uma empresa para gerar receita por meio da produção de bens e serviços.

Em termos contábeis, eles aparecem no ativo circulante em um balanço patrimonial e não se espera que sejam vendidos, consumidos ou convertidos em dinheiro no exercício financeiro corrente. Transformando-os em ativos de longo prazo que oferecem pelo menos um ano de vida útil e se depreciam em valor a partir de então (as exceções são terrenos e propriedades).

Os ativos fixos geralmente aparecem em uma forma física e são listados no balanço patrimonial da empresa em Imobilizado (PP&E). Embora os ativos intangíveis também possam ser classificados na categoria de ativos fixos, como direitos autorais e patentes, os ativos fixos são mais comumente vistos como tangíveis. Exemplos de ativos fixos normalmente encontrados em um ambiente de negócios incluem:

• A infraestrutura
• Edifícios e propriedade
• Terra
• Maquinaria e equipamento
• Equipamento de escritório
• Veículos
• Móveis e acessórios

O que é gerenciamento de ativos fixos?

O gerenciamento de ativos fixos é o processo de rastreamento e monitoramento de ativos físicos de propriedade da empresa.

Assim como outras formas de gerenciamento de ativos, como ITAM e gerenciamento de ativos de software , o monitoramento de ativos é essencial para qualquer organização com uso intensivo de ativos que depende da produção de bens e serviços para gerar receita.

Uma empresa pode ter vários objetivos quando se trata de gerenciar seus ativos, incluindo:

• Rastreamento em tempo real
• Equipamentos de monitoramento em vários sites e locais
• Melhorar a eficiência da produção
• Aumento da produção operacional
• Otimizando a vida útil dos ativos
• Reduzindo os custos de manutenção e o tempo de inatividade não planejado

A chave para um gerenciamento de ativos bem-sucedido é o uso de uma ferramenta de software digitalizada, de preferência baseada na nuvem. Também conhecido como software de gerenciamento de ativos fixos.

Uma boa solução de gerenciamento de ativos fornecerá as ferramentas necessárias para gerenciar com eficácia todos os ativos fixos contabilizados no balanço patrimonial de uma empresa. Ele faz isso fornecendo aos usuários várias funções e recursos.

Identificação e rastreamento de ativos

O uso de ferramentas e tecnologia de rastreamento de ativos na forma de etiquetas de ativos estabelece a base para ser capaz de rastrear ativos fixos em tempo real. Dispositivos típicos de etiquetagem de ativos incluem código de barras, código QR, RFID e GPS.

Isso não apenas permite o rastreamento da localização em tempo real para minimizar os custos associados a equipamentos perdidos e roubados, mas os dispositivos IoT também podem ser usados ​​para rastrear o desempenho dos ativos e monitorar as condições dos equipamentos.

Registros de ativos fixos

Um recurso importante de qualquer sistema de gerenciamento de ativos é fornecer às empresas visibilidade dos ativos pelos quais são responsáveis. Isso é obtido através da criação de um registro de ativo fixo.

Um registro de ativo fixo fornece os recursos para inserir todos os dados em um sistema centralizado. Isso inclui informações de ativos, como custos de compra, programações de manutenção e os últimos locais conhecidos. Esses dados podem ser acessados ​​pela equipe e outras partes interessadas por meio do uso de uma ferramenta baseada em nuvem.

Gerenciamento do ciclo de vida de ativos

O processo de uso de ferramentas de rastreamento de ativos pode começar a melhorar a maneira como as empresas veem seus ativos. Uma delas é ser capaz de construir e monitorar o gerenciamento do ciclo de vida de cada ativo.

O gerenciamento do ciclo de vida de ativos é uma abordagem estratégica e analítica que pode ser dividida em quatro estágios; planejamento, compra, operação e manutenção e alienação de ativos.

Por meio dessa abordagem, as empresas têm a melhor chance de estender a vida útil de cada ativo. Além de calcular o valor de depreciação, identificar funções de ativos, garantir saúde e segurança e adotar uma abordagem de manutenção preventiva.

Por que gerenciar ativos fixos é importante

Além de serem algumas das compras mais importantes que uma empresa fará em um exercício financeiro, os ativos fixos também são os mais caros. Portanto, para maximizar o valor do investimento e garantir o melhor retorno sobre o investimento (ROI), é importante que cada ativo seja gerenciado de forma eficaz.

Os ativos fixos são a espinha dorsal da produção operacional de uma empresa. Ou seja, sem gerenciamento adequado, a produção pode diminuir e a receita pode cair. Outros fatores que as organizações experimentam sem o uso de uma ferramenta de gerenciamento de ativos adequada incluem:

• Má gestão de estoque
• Violações de saúde e segurança
• Falha em atender aos padrões de conformidade
• Ativos sendo perdidos ou roubados
• Falhas de equipamentos críticos de produção, levando a paradas não planejadas
• Altos custos de manutenção e reparo

Para empresas que dependem fortemente de seus ativos, especialmente grandes organizações e empresas que rastreiam estoques em vários locais, uma solução de gerenciamento de ativos fixos é essencial. Além de maximizar o valor pelo dinheiro – de acordo com o padrão internacional ISO 55000 – os processos de gerenciamento de ativos podem recompensar as empresas de várias maneiras.

Maior Visibilidade de Ativos Fixos

Por meio de soluções de rastreamento, como dispositivos de etiquetagem e IoT, as empresas podem coletar várias formas de dados de ativos e armazená-los em um registro centralizado de ativos fixos. Isso pode ajudar a reduzir os custos associados à perda ou roubo de equipamentos. Além de identificar e eliminar ativos fantasmas pelos quais uma empresa ainda pode estar pagando prêmios de seguro.

Ter melhor visibilidade dos ativos também ajuda a melhorar o controle de estoque e o gerenciamento de estoque. Isso é particularmente útil para uma empresa que depende de ter peças sobressalentes disponíveis no momento certo, como uma operação de manufatura. Uma empresa que economiza milhões de dólares a cada ano com o rastreamento de ativos é a Air Canada, que rastreia todos os seus carrinhos de alimentos usados ​​em aeroportos ao redor do mundo.

Maximize a vida útil de um ativo

Um fator chave para gerar um bom retorno sobre o investimento é estender a vida útil de um ativo fixo. Embora marcada como ativos de longo prazo, a vida útil de um ativo é geralmente dentro do primeiro ano da compra. A partir de então, à medida que o desgaste começa a ocorrer, o valor de um ativo será desvalorizado. Mas é aí que as ferramentas de um sistema de gerenciamento de ativos podem ser eficazes.

Por serem capazes de monitorar continuamente o desempenho e a condição de máquinas, equipamentos e infraestrutura, as empresas podem diminuir a taxa de depreciação implantando programações de manutenção. Particularmente por meio de uma estratégia de manutenção preventiva que envolve a manutenção regular e de rotina do equipamento para reduzir a probabilidade de falha levando a paradas não planejadas.

O tempo de inatividade não planejado pode ser tão prejudicial que só em 2016 custou às empresas US $ 260.000 por hora .

Encontrando o Melhor Software de Gerenciamento de Ativos Fixos

O sucesso de encontrar um bom software de gerenciamento de ativos depende de quatro áreas principais:

1. Identifique seus requisitos

   Compreender o seu negócio, o nível do usuário e os requisitos técnicos é fundamental para garantir que você escolha a solução de gerenciamento de ativos fixos mais adequada. Como a maioria das empresas analisa os fluxos de trabalho atuais e tenta replicá-los em um novo software, recomendamos passar algum tempo de qualidade nessa área. A adoção do software de gerenciamento de ativos fixos também é uma oportunidade de repensar seus processos, tarefas e fluxos de trabalho atuais.

2. Envolva uma equipe de implementação ao escolher fornecedores

   Se possível, adote um canal de comunicação simultâneo com os contatos de vendas e implantação. Os contatos de implementação de uma comunidade de fornecedores geralmente têm vasta experiência e sugerem fluxos de trabalho benéficos durante as reuniões de pré-vendas. Se os implementadores entenderem o que você deseja, você obterá o sistema que deseja ou uma resposta direta.

3. Opções de software de digitalização

   Evite cortar atalhos quando se trata de digitalizar o mercado de gerenciamento de ativos. Você pode ir para a web, usar qualquer um dos mecanismos de pesquisa populares e iniciar sua busca pelo software de gerenciamento de ativos fixos certo. Você pode ver os resultados da pesquisa, acessar o site de cada fornecedor e inserir seus dados de contato para obter white papers ou demonstrações.

   Esse processo é demorado e pode levar de algumas horas a alguns dias para chegar a sua própria lista.

   Mas, sabemos que é um processo doloroso pesquisar e comparar software de ativos fixos, por isso desenvolvemos uma maneira mais fácil e rápida com nossa ferramenta gratuita de comparação de software de gerenciamento de ativos. O processo é direto e você obterá uma comparação das opções de software relevantes em menos de um minuto.

4. Garanta o sucesso com avaliações gratuitas bem gerenciadas

   A melhor maneira de obter um bom controle sobre a implementação é avaliar o software de gerenciamento de ativos fixos escolhido antes de comprá-lo. A chave aqui é gastar tempo com os detalhes que envolvem seus processos e como eles podem ser adaptados no software que você está avaliando. Use seus próprios dados para experimentar o software e entender como ele pode ser adaptado.