Monitoramento de Estoque: O que é e como fazer gestão eficaz

A gestão de estoques, quando bem feita, pode evitar o acúmulo ou o desperdício de produtos. Em contrapartida, para conseguir alcançar esse objetivo, são necessárias ferramentas, organização e planejamento.

Além disso, é necessário investimento em funcionalidades e inovações nos modelos de operação. Nesse sentido, saiba quais formas de facilitar o monitoramento e a gestão de estoque.

O que é monitoramento de estoque?

O monitoramento de estoque é o processo de acompanhar e gerenciar o fluxo de entrada e saída de produtos em um determinado período de tempo. O objetivo principal é garantir que o estoque sempre consiga atender às demandas dos clientes e otimizar os custos, sem gerar desperdícios ou falta de produtos.

Através do monitoramento, você pode:

• Garantir a disponibilidade dos produtos: seus clientes sempre encontrarão o que procuram, evitando rupturas de estoque que geram frustração e perda de vendas.
• Otimizar custos: você evita o acúmulo de produtos que não estão sendo vendidos, reduzindo custos com armazenamento, capital de giro e obsolescência.
• Melhorar o atendimento ao cliente: com o estoque sempre em dia, você garante entregas mais rápidas e eficientes, além de oferecer um atendimento mais personalizado.
• Tomar decisões estratégicas: os dados coletados através do monitoramento permitem que você identifique tendências de mercado, avalie a performance dos produtos e faça previsões de demanda mais precisas.

Existem diversas maneiras de realizar o monitoramento de estoque:

• Controle manual: utilizando planilhas e registros para anotar a entrada e saída de produtos. Esse método é mais simples e adequado para pequenas empresas.
• Softwares de gestão de estoque: ferramentas automatizadas que facilitam o gerenciamento do estoque, oferecem relatórios detalhados e insights valiosos. Essa opção é ideal para empresas de todos os portes que desejam otimizar seus processos.
• Inventário físico: contagem regular dos produtos para garantir a precisão dos dados. O inventário pode ser realizado manualmente ou com a ajuda de leitores de código de barras.

Para um monitoramento eficiente, é importante acompanhar as seguintes métricas:

• Nível de estoque: quantidade de cada produto em estoque.
• Giro de estoque: frequência com que o estoque é vendido e reabastecido.
• Ruptura de estoque: falta de produtos para atender a demanda dos clientes.
• Excesso de estoque: acumulação de produtos que não estão sendo vendidos.

Ao implementar um sistema de monitoramento de estoque eficiente, sua empresa estará mais preparada para:

• Atender às demandas dos clientes com agilidade e eficiência.
• Reduzir custos e aumentar a lucratividade.
• Tomar decisões estratégicas mais inteligentes.
• Melhorar a competitividade no mercado.

Como Ter um Monitoramento de Estoque Eficaz? (10 passos)

Para ter um monitoramento de estoque eficaz, é importante seguir alguns passos importantes:

1. Defina seus objetivos:

• O que você deseja alcançar com o monitoramento de estoque?
• Deseja reduzir custos, aumentar a eficiência, melhorar o atendimento ao cliente ou tudo isso?

2. Escolha o método de monitoramento ideal:

• Controle manual: planilhas e registros para pequenas empresas.
• Softwares de gestão de estoque: automatização e recursos avançados para empresas de todos os portes.
• Inventário físico: contagem regular dos produtos para garantir a precisão dos dados.

3. Determine o nível ideal de estoque:

• Quanto estoque você precisa manter para atender às demandas dos clientes sem gerar custos excessivos?

4. Implemente um sistema de reabastecimento eficiente:

• Como você vai garantir que o estoque seja reabastecido no momento certo?
• Qual é o ponto de pedido ideal para cada produto?

5. Realize auditorias regulares:

• Verifique a precisão dos dados de estoque regularmente para garantir que você esteja tomando decisões com base em informações reais.

6. Treine sua equipe:

• Certifique-se de que todos os envolvidos no processo de gerenciamento de estoque estejam familiarizados com os procedimentos e ferramentas utilizados.

7. Utilize as ferramentas certas:

• Softwares de gestão de estoque: automatização de tarefas, relatórios detalhados e insights valiosos.
• Leitores de código de barras: agilidade na entrada e saída de produtos.
• Etiquetas de identificação: organização e rastreabilidade dos produtos.

8. Monitore as métricas chave:

• Nível de estoque: quantidade de cada produto em estoque.
• Giro de estoque: frequência com que o estoque é vendido e reabastecido.
• Ruptura de estoque: falta de produtos para atender a demanda dos clientes.
• Excesso de estoque: acumulação de produtos que não estão sendo vendidos.

9. Utilize a tecnologia a seu favor:

• Inteligência artificial e machine learning: previsões de demanda mais precisas e otimização automatizada do estoque.
• Internet das Coisas (IoT): rastreamento em tempo real dos produtos e monitoramento das condições de armazenamento.
• Blockchain: maior segurança e transparência na cadeia de suprimentos.

10. Adapte o processo às suas necessidades:

• Não existe uma solução única para o monitoramento de estoque.
• É importante adaptar o processo às necessidades específicas do seu negócio.

Ao seguir estas dicas, você estará no caminho certo para ter um monitoramento de estoque eficaz que ajudará sua empresa a alcançar seus objetivos.

Lembre-se:

• O monitoramento de estoque é um processo contínuo que deve ser monitorado e ajustado regularmente.
• É importante ter uma visão geral do seu estoque e identificar áreas que podem ser otimizadas.
• Ao investir em um sistema de monitoramento de estoque eficaz, você estará investindo no sucesso do seu negócio.

O que é gestão de estoque?

A gestão de estoque é a capacidade de organização e controle da quantidade de cada produto por uma empresa em determinados momentos. Além de permitir que a empresa compreenda as suas demandas e mix de produtos e consiga definir quais são as necessidades de compra.

Desse modo, é uma das principais tarefas que devem ser cumpridas em um negócio que lida com estoques de produtos, independentemente de serem insumos ou produtos finalizados.

Esse controle de estoque também permite que seja verificada a valoração dos estoques, isto é, quanto o estoque vale para a empresa. Como também é o processo que assegura planejamento, execução e controle dos recursos que estão guardados em uma empresa.

Outra forma de definir a gestão de estoque é como um sistema que define a categoria de estoque que deve ser utilizada, metodologias para organização de produtos e produção de listagem. Assim, o controle de estoque alcança uma harmonia entre compras, armazenamento e entrega. Dessa forma, é feita uma análise dos produtos que entram e saem, verificando também a frequência de cada um.

Por que a gestão de estoque é importante?

Em síntese, a gestão de estoque tem o objetivo de garantir o armazenamento de quantidades necessárias para sustentar as tarefas da empresa, ou seja, o controle não deve ser feito nem para mais e nem para menos.

Além disso, essa atividade é fundamental para que você consiga sucesso no seu negócio, pois auxilia para que todas as demandas sejam realizadas, inclusive, em altas ou baixas temporadas da procura de um um produto.

Além do mais, é essencial para a continuidade das operações e personalização dos recursos disponíveis. Nesse sentido, gera aumento da produtividade e redução de custos, pois ter várias mercadorias no depósito não é sinal de sucesso, pelo contrário, significa que você tem diversos investimentos paralisados.

Outro ponto importante é que o controle de estoque permite que uma empresa consiga fornecer um produto sempre que o cliente solicitar. De modo que, segundo especialistas, o ideal é que o fluxo de entrada e saída dos produtos seja quase idêntico.

Em contrapartida, dependendo do ramo de atividade da empresa, as demandas podem sofrer variações durante o ano. Por isso, em algumas situações, é necessária a criação de um estoque de segurança, pois ficar sem produtos em alguns períodos pode, consequentemente, impactar nos resultados da empresa.

Já em outros casos, é possível que a empresa consiga realizar negociações vantajosas com fornecedores em compras de grandes quantidades de produtos. Sendo assim, uma boa oportunidade de negócio.

Logo, é necessário conhecimento profundo do setor e das peculiaridades de cada atividade para conseguir tomar a melhor decisão, porque, assim, a empresa não terá a preocupação de excesso ou falta de mercadorias e produtos. Ao passo que também pode impedir que a empresa cometa alguns erros, a exemplo da compra desnecessária de produtos só por estarem com preço atrativo.

Outro ponto fundamental para que não ocorra prejuízos é em relação ao tempo. Por isso, é necessário o acompanhamento de perto de roupas e produtos perecíveis, pois ter o conhecimento da previsão média da durabilidade dos materiais que estão no estoque é essencial para que a empresa não perca dinheiro com produtos ultrapassados, descartados ou fora de coleção.

O controle do giro de mercadorias também deve ser analisado em um negócio. Assim, a verificação constante das tendências do mercado pode ajudar em momentos de dificuldade financeira, já que não é recomendado permanecer com um estoque de produtos com valores altos. No entanto, é importante ficar atento para não ficar com um número de materiais inferior ao necessário para atender os clientes.

Além disso, é essencial ter em mente que se a sua empresa não atender o consumidor no prazo determinado por ele, outra empresa pode conseguir e, assim, provavelmente, você irá perder o cliente. Então, é válido analisar e conseguir controlar todos esses quesitos.

Com isso, analisando essas dificuldades encontradas por algumas empresas, existem organizações especializadas em sistema de gestão de estoque. Dessa forma, conseguem atender diferentes perfis, independentemente de serem empresas pequenas, médias ou de grande porte.

Os softwares de gestão de estoque têm a funcionalidade de conseguir saber o que está armazenado no estoque, as necessidades de compra e se possui algum produto próximo da data de vencimento. Além de alguns desses sistemas oferecerem também gestão financeira integrada.

PEPS

Nesse conceito, a estratégia utilizada é colocar os produtos há mais tempo no estoque para serem vendidos primeiro. Com isso, evita que algumas mercadorias fiquem paradas por muito tempo. Por isso, é chamado de PEPS (“primeiro a entrar, primeiro a sair”).

Atualmente, é um dos métodos mais utilizados nas instituições. Dessa forma, a tendência frequente do preço dos produtos em estoque, em consequência, valoriza os produtos que estão armazenados em um valor próximo ao do mercado, já que o estoque estará composto por mercadorias adquiridas recentemente.

Além disso, utilizando essa estratégia, fica mais fácil realizar o controle dos produtos que estão perto da data de vencimento, ou seja, vendendo os produtos armazenados há mais tempo, dificilmente você terá mercadorias com prazo de validade vencido.

UEPS

O UEPS utiliza uma estratégia contrária à PEPS, ou seja, o produto mais recente é o que deve ser colocado à venda primeiro. Assim, a sigla significa “último a entrar, primeiro a sair”. Em contrapartida, é um método que não é recomendado para empresas que possuem produtos perecíveis em seu estoque, pois, neste caso, são necessárias estratégias mais elaboradas para que a instituição não sofra com perda ou avaria de produtos.

Essa metodologia é vedada pela Receita Federal para o cálculo do Imposto de Renda, porque os custos dos produtos vendidos são calculados pelo valor das mercadorias mais novas, ou seja, o lucro contábil da empresa é menor. Por isso, essa estratégia é utilizada apenas para objetivos gerenciais.

Custo Médio

Também recebe o nome de Média Ponderada Móvel. Assim, a metodologia consiste em renovar os valores do estoque, através do cálculo de uma média ponderada, sempre que acontece a entrada de um novo item.

Em outras palavras, essa média é obtida pela soma dos valores dos produtos antigos com a soma dos valores dos produtos novos, dividido pela quantidade total de mercadorias disponíveis no estoque. De modo que é ideal para empresas em que os valores dos itens em estoque não sofram muitas oscilações. Entretanto, ainda é preciso realizar uma gestão adicional para analisar se o estoque não está subavaliado ou supervalorizado.

Além disso, é importante lembrar que o Custo Médio e a PEPS são as únicas estratégias de gestão aceitas pelo Ministério da Fazenda para o cálculo do Imposto de Renda.

Just In Time

É a metodologia utilizada com o objetivo de conseguir uma redução dos custos. De modo que o número de produtos armazenados no estoque é o menor possível, ou seja, no limite para atender às demandas da organização. Assim, a tradução é “no momento exato”.

Nessa estratégia, é essencial o acompanhamento de perto por parte dos gestores. Dessa forma, eles conseguem evitar que a empresa não aproveite boas oportunidades de vendas por não ter produto suficiente no estoque para atender às demandas.

Além do mais, para que esse método funcione, é fundamental ter bons fornecedores para que os pedidos sejam atendidos com a frequência necessária e com agilidade.

Curva ABC

Essa estratégia de gestão é baseada em três conceitos para explicar a importância da manutenção de cada mercadoria no estoque, são eles: giro, faturamento e lucratividade. De modo que os produtos são divididos em três categorias:

Produtos de tipo A

É necessário controle absoluto, pois são os produtos mais importantes e valiosos. Dessa forma, não são numerosos, porém geram grande faturamento e lucratividade.

Produtos de tipo B

Os controles são menos rigorosos que os da categoria A, pois são produtos de valores médios. Em contrapartida, é elementar controlar a quantidade dessas mercadorias em estoque, porque são as mais numerosas.

Produtos do tipo C

São os itens menos valiosos. Dessa maneira, não é preciso adotar controles tão rígidos, ou seja, devem ser mantidos em quantidades pequenas no estoque, apenas para garantir eventuais demandas.

Dicas de controle de estoque para pequenas empresas

Realize listagens

Primeiramente, é necessário criar uma listagem, ou seja, realizar um levantamento de todos os produtos disponíveis no estoque. Além disso, é importante, durante esse processo, realizar a organização das mercadorias, verificação das datas de vencimento dos produtos e análise do estado de conservação de cada item.

Destaque as informações

O destaque das informações importantes também é fundamental. De modo que se esse processo não for feito de forma correta, a empresa pode tomar decisões incorretas e, consequentemente, impactar nos resultados do negócio.

Nesse sentido, as principais informações que devem ser levantadas são: custo, fabricante, número de referência, localização, categoria e validade. Além disso, podem ser verificadas informações específicas sobre o fornecedor.

Verifique os custos e as receitas

No controle de estoque também é importante verificar o valor dos produtos e a margem de lucro de cada um. Assim, além de ser verificado o produto que mais vende, é necessário acompanhar também o que gera mais lucratividade.

Use apenas um sistema no gerenciamento de estoque

Outro ponto fundamental é realizar o gerenciamento de estoque utilizando apenas um sistema, pois é mais fácil de realizar o controle dos produtos, além de evitar que erros sejam cometidos. Como também é essencial o monitoramento de suas vendas. Dessa forma, a realização de uma planilha de controle de estoque pode ser uma boa opção para que não aconteça a falta de mercadorias.

Monitore os produtos antigos

Esse gerenciamento também deve ocorrer com os produtos antigos, pois, evita a perda de itens por perda de validade ou obsolescência e, consequentemente, ajuda a empresa a obter menos prejuízos. Ademais, a análise dos produtos com menos movimentação é uma boa estratégia para não produzir mercadorias em excesso ou também para aumentar o giro dos produtos.

Excesso de estoque

É um dos principais problemas enfrentados pelas empresas. Com isso, pode ser considerada uma despesa desnecessária, pois a empresa tem um investimento parado. Por isso, uma das estratégias para evitar que isso aconteça é a concentração dos investimentos em produtos mais lucrativos e com maior número de vendas. Dessa forma, é necessária uma análise mês a mês para você conseguir descobrir quais produtos se encaixam nessa classificação.

Estoque insuficiente

A falta de produto pode provocar prejuízos que passam despercebidos. Com isso, o cliente pode perder a confiança na empresa. Logo, a falta de estoque é tão prejudicial quanto o excesso, por isso, é importante uma gestão adequada para que isso não ocorra.

Problemas de sazonalidade

É importante ter conhecimento das oscilações que ocorrem em determinados períodos. De modo que você não pode adquirir um produto em um tempo em que os clientes não estão pensando em comprá-lo. Além disso, o contrário também pode ocorrer, então, em épocas de grande demanda, é essencial que o seu estoque esteja preparado.

Uso de ferramentas ineficientes

Um problema que acontece bastante no gerenciamento de estoque é a utilização de ferramentas inadequadas. Com isso, a empresa pode tomar decisões equivocadas e que serão identificadas depois de muito tempo, o que pode resultar em custos ou perdas muito altas.

Dessa forma, o ideal é contar com ferramentas que controlem o valor real dos seus produtos em estoque.A CPCON é uma empresa especializada em gestão de estoques e tem feito vários estudos de aplicação de controle de estoques por etiquetas de RFID, permitindo mais agilidade, melhor controle e segurança, além de rapidez nos inventários cíclicos.

Falta de listagem

Algumas empresas não realizam a organização do catálogo de produtos e pensam que a quantidade de mercadorias no estoque é suficiente. Assim, esse método pode gerar falta de estoque ou compras indevidas em momentos cruciais da empresa. Formar um catálogo padronizado para uso no inventário e gestão de estoques é fundamental e a CPCON pode te ajudar com esta tarefa.

Monitoramento e controle de estoques

O monitoramento de estoque é essencial para verificar a entrada e saída de mercadorias e evitar os desvios por meio de câmeras de segurança, e ferramentas de controle por RFID que atuam no rastreamento dos produtos. Além disso, também consegue identificar movimentações suspeitas e analisar as atividades que estão sendo praticadas no local.

Outra funcionalidade importante no monitoramento de estoque é a otimização de tempo, pois, com os equipamentos de segurança, não é necessário o deslocamento dos supervisores até o local.

O RFID e a gestão de estoque

Sabe o “bipe” que soa quando um item é registrado pelo caixa do supermercado? Ele é um leitor óptico, responsável por processar o código de barras e sinalizar qual objeto está sendo comprado. Não é um assunto compartilhado em conversas casuais, e sequer dominado por muitas empresas, mas essa tecnologia caminha rumo à obsolescência, porque já existe um sistema mais novo no mercado. 

Ele é conhecido como Etiqueta RFID (Radio-Frequency IDentification. Em português, Identificação por Rádio Frequência). A rede de identificação por rádio frequência é constituída por uma antena, um transceptor — dispositivo que decodifica o sinal e transmite os dados ao aparelho leitor —, e, por último, por um transponder. Nele que se encontra o circuito e a informação a ser transportada. 

Como funciona a etiqueta RFID

O sistema funciona, sequencialmente, da seguinte forma:

1. A antena transmite a informação ao emitir o sinal produzido pelo circuito;
2. Os dados, então, chegam ao dispositivo leitor, onde são convertidos em ondas de rádio;
3. Por fim, o material é analisado por computadores e cientistas de dados.

No caso específico das caixas registradoras, elas seriam substituídas pela tecnologia RFID logo na saída dos supermercados. Sensores automáticos podem detectar e ler as etiquetas dos produtos por comunicação de curto alcance, sem a necessidade do emprego de trabalho manual. 

Só que o sistema de identificação por rádio frequência é utilizado em outras diversas atividades e setores corporativos. Ou seja, é um sistema que pode, e deve, ser apropriado para uma melhor gestão de estoque. Como um ótimo exemplo, etiquetas a serem coladas em todos os ativos da empresa podem ajudar na contabilidade e gerenciamento de produtos, eximindo a necessidade de balanços periódicos demorados e que exijam emprego de trabalho manual. 

Dessa forma, os produtos podem ser localizados em tempo real! Roubo de cargas e problemas de segurança seriam muito mais facilmente resolvidos e a probabilidade da rede falhar em administrar os produtos é muito baixa. Nunca é tempo desperdiçado lembrar o peso e o significado desses problemas. O RFID é, acima de tudo, sinônimo de custos mais baixos e eficiência dobrada para a sua empresa. 

Benefícios da gestão de estoque inteligente

Pensando mais a longo prazo, o possível diálogo entre ambos os setores —  tecnologia e gestão — proporciona um melhor aproveitamento das capacidades produtivas da empresa.

Ainda assim, se existem dúvidas a respeito de como novas soluções podem ampliar a eficiência, a diminuição de custos já é razão suficiente por si só.

Nesse sentido, a execução dos pontos elencados no programa talvez venha a ressaltar o impacto da gestão de estoques e do sistema RFID na agilidade decisória. Percebemos, cada vez mais, que a adoção de tecnologia auxilia a dinamizar o emprego dos recursos humanos e materiais. 

O que se deve ter sempre em mente é que o modelo estrutural aqui preconizado pode reestruturar paradigmas consolidados no ambiente administrativo. É enfático que a revolução dos costumes, e das rotinas corporativas, representa uma abertura para a melhoria das diretrizes de desenvolvimento futuras.

Cooperação, tecnologia e integração setorial são a tríade essencial para negócios promissores.

Há diversos tipos de empresas. Aquelas que convencem o cliente a ir até onde ele jamais imaginaria chegar; outras que aproveitam estratégias antigas e abandonadas ao longo do tempo, mas ainda funcionais; empresas que respondem ao chamado dos seus clientes; empresas que transformam os seus produtos ou tecnologias em desejo universal e, por fim, aquelas empresas que te levam onde você jamais imaginaria desejar ir.

Conheça a CPCON

A maior empresa na área de Gestão e Avaliação Patrimonial do país é a CPCON. A gestão inteligente de estoque — e a utilização do sistema RFID para melhor uso das capacidades instaladas —  está no centro de todos os projetos e perspectivas de longo prazo.

É um resultado que responde à estratégia integrada de solução e inovação, até porque a empresa é detentora dos maiores atestados de projetos e da maior quantidade de itens já realizados em um único inventário, não só no Brasil, como no mundo. 

Progresso, maximização de resultados, gestão de ativos e redução de custos fazem parte da receita para o sucesso. Afinal, empresas que não elaboram boas estratégias de permanência e alavancagem no mercado estão fadadas ao obsoleto.

Como disse o empresário Bill Gates, as únicas grandes companhias que alcançaram êxito são aquelas que consideraram os seus produtos no estoque obsoletos, antes mesmo que qualquer outra pessoa o pudesse fazer. 

Por fim, o controle de estoques é fundamental para uma empresa, pois ele representa dinheiro e lucratividade nos negócios. Assim, realizar a gestão de produtos de maneira correta pode evitar que a organização passe por dificuldades financeiras. Assim, essas estratégias podem ajudar no sucesso do seu negócio.