Kaizen: o que é e como aplicar na prática

Você já ouviu falar em Kaizen e no que ele pode contribuir quando aplicado dentro de uma empresa? Pois, saiba que ele engloba uma filosofia voltado para a gestão que busca melhorias contínuas.

E nós da CPCON vemos esta estratégia como uma ótima solução para otimizar processos e manter uma alta qualidade. Então é sobre isso que vamos tratar neste artigo que irá trazer todos os detalhes do procedimento.

Pontos Chave

• Função Principal: Ele visa trazer uma otimização através de melhorias contínuas na organização como um todo;
• Benefícios: melhorias nas operações, otimizações no ambiente de trabalho, permitir melhores resultados na empresa e muitos outros;
• Recursos Disponíveis: ferramentas, técnicas, treinamentos, capacitações, exemplos, cases de sucesso, comunidades, softwares e as ferramentas (digitais);
• Variabilidade: ausências nas padronizações, falta de um treinamento, comunicação falha, engajamento abaixo do esperado e fatores externos;
• Adaptação: engajamento, pequenas mudanças, comunicação clara e aberta, solução dos problemas, aprender com as falhas/erros, diagnóstico em detalhes, conhecer os pontos fortes/fracos, ferramentas e técnicas adaptadas, treinamentos, implementação gradual e criação de uma cultura para melhorias contínuas.

O que é Kaizen?

O Kaizen consiste numa palavra presente no idioma japonês, que significa uma “melhoria contínua”. De tal forma que se tornou uma filosofia direcionada para o processo de gestão nas empresas.

Ao passo que objetiva trazer uma aperfeiçoamento completo nas atividades. Sendo que mantém a qualidade necessária de forma tanto gradual quanto constante.

Com isso, entenda que o Kaizen quando inserido no ramo empresarial é configurado em modo de gestão. Além de contribuir na produtividade do empreendimento e por buscar o máximo possível de eficiência.

Cobrindo desde a estrutura de um negócio específico até os projetos/tarefas que são realizados pelas pessoas. Um detalhe interessante do conceito é que ele surgiu assim que terminou a segunda guerra mundial.

Tendo um conceito voltado as origens industriais e ajudou na reestruturação das atividades industriais. A fim de que as empresas japonesas pudessem voltar a ter uma alta competitividade no cenário global.

Desse modo, compreenda que o Kaizen foi criado após a realização de alguns estudos (projetos). Onde o foco era direcionado justamente para a qualidade, se expandindo posteriormente e hoje é muito utilizado ao redor do mundo.

De fato, saiba também que na metodologia dele temos as bases em questões socioculturais orientais. Que indicam que é preciso que haja um comprometimento de todas as pessoas incluídas numa empresa.

Para que se torne possível reduzir os custos, diminuir os desperdícios e ainda garantir um aumento nas produções. Sem dúvida, entendemos que aplicando este método os resultados vão ser muito mais efetivos.

Como funciona o Kaizen empresarial?

O Kaizen funciona como uma ferramenta enquadrada no sistema Lean Manufacturing. Que traduzido para o idioma português seria “Manufatura Enxuta”, se parecendo inclusive com o Orçamento mais enxuto.

Dessa maneira, compreenda que ele consegue melhorar as produções e a qualidade. Trazendo a segurança necessária e uma cultura que se adeque e traga bons frutos para o ambiente de trabalho.

Além disso, saiba que com o Kaizen são aplicadas algumas mudanças de pequeno porte. E isso é feito de forma diária, resultando em grandes otimização com o passar do tempo.

Contudo, entenda que para que o modelo realmente funcione será preciso contar com a colaboração de todos. Ou seja, compreenda que desde os funcionários mais simples até o CEO devem estar inseridos. E na aplicação do processo temos uma base em alguns princípios que são:

• Engajamento: no modelo Kaizen é preciso que todos tenham participação ativa. Ao passo que isso inclui os funcionários e os colaboradores (setores);
• Mudanças de pequeno porte: não ocorrem reformas gigantes, pois o modelo tem foco na realização de pequenas alterações. Que sejam tanto frequentes quanto contínuas e que buscam aperfeiçoamentos. Enquanto que o objetivo é fazer isso em modo de incremento;
• Solução dos problemas: há um incentivo para que haja uma identificação e uma real solução dos desafios. E que isso seja feito de modo imediato, para que não se tornem maiores futuramente;
• Aprender através dos erros: aqui temos o reconhecimento das falhas e isso gera oportunidades para crescer e garante novos aprendizados. De tal forma que são incentivadas as soluções que visam corrigir os problemas em questão;
• Comunicação: é preciso que ela seja feita de forma clara e transparente. Sendo que é importante cobrir os níveis presentes na empresa. Somente assim é que será possível obter sucesso ao usar o método Kaizen.

Qual é o objetivo principal do modelo Kaizen?

Este método específico visa trazer uma melhoria contínua que seja voltada a empresa por completo. Desse modo, compreenda que são feitas otimizações e aperfeiçoamentos de modo constante.

Fazendo com que os produtos, atividades, serviços e o próprio ambiente de trabalho sejam beneficiados. Enquanto que isso é realizado de maneira gradual e vão sendo incrementadas as mudanças.

Assim, compreenda que nossa equipe visualiza essa filosofia como sendo uma ótima alternativa. Visto que o Kaizen requer que todos participem do projeto e as melhorias são vistas a longo prazo.

Onde temos alguns destaques que mostram que o modelo é uma excelente atividade. Uma vez que os produtos/serviços vão apresentar mais qualidade, haverá aumento na produtividade e os custos são reduzidos.

Vale ressaltar que vemos esta estratégia como uma forma de fazer muito mais, com muito menos. E contar com algumas ferramentas que garantam uma cultura muito mais ágil com toda a certeza é uma solução interessante. Principalmente no mercado competitivo, onde as organizações buscam espaço.

Onde o Kaizen poderá ser aplicado?

A aplicação do modelo Kaizen poderá ser feita em quaisquer áreas presentes numa empresa. Entretanto, compreenda que ele tem foco direto naqueles pontos onde há identificação de possíveis retornos financeiros.

Por certo, entenda que áreas empresariais que carecem de respostas rápidas costumam atender com velocidade as insatisfações geradas nos clientes. Que incluem a elaboração de um determinado produto, as tecnologias, etc.

Aliás, saiba que contar com consumidores insatisfeitos irá gerar várias consequências para a empresa. De tal forma que haverá impactos no próprio fluxo de caixa e por isso ter melhorias contínuas é fundamental.

Com isso, compreenda que o Kaizen consegue ajudar nos seguintes aspectos:

• Qualidade: práticas, produtos, ambiente (trabalho), serviços e nos processos;
• Custos: diminuição nas despesas, uso de materiais, energia, recursos e a mão de obra;
• Entregas: diminuição considerável nos tempos utilizados para as entregas;
• Gestão: com processos otimizados, fluxos (processos), administração, criação dos documentos e dentro dos sistemas (informação);
• Segurança: condições otimizadas para trabalhar e diminuição dos impactos e dos danos causados ao meio ambiente.

Vale destacar que o método surgiu na manufatura, porém ele tem aplicação nos mais diversos setores e áreas. Que incluem desde as finanças até no ramo de tecnologia da informação.

Passo a passo para implementar o Kaizen empresarial

Existem alguns passos para que o Kaizen seja implementado numa empresa de forma correta. Dessa forma, compreenda que nossa equipe separou as principais etapas para que você possa inserir o projeto na sua empresa.

Confira quais são os passos e as descrições deles:

1- Preparo e a sensibilização

O primeiro nível engloba tanto o preparo quanto a sensibilização da empresa. De tal forma que a liderança é definida, tendo um líder ou mesmo uma equipe completa que seja responsável pelo processo.

Enquanto que isso deve ser pautado e apoiado pela gerência principal do negócio. Sendo que a comunicação terá que ser bem clara e transparente para que ocorra o entendimento a respeito dos objetivos.

Além disso, compreenda que nesta parte temos o treinamento e a capacitação dos envolvidos. Para isso você terá que oferecer informações a respeito das ferramentas, princípios e das metodologias presentes no Kaizen.

A fim de que os participantes fiquem engajados e que haja a compreensão correta da filosofia. Outro ponto fundamental é a comunicação/divulgação que deve ser direcionada para todos.

Ao passo que são mostrados todos os benefícios e as vantagens do processo. E para isso podem ser usadas as reuniões, canais internos ou outros tipos de comunicação da empresa.

2- Seleções e as prioridades

Em seguida temos as seleções e as prioridades que incluem o mapeamento de todos os processo. Dessa forma, compreenda que será preciso identificar e também documentar as atividades principais do empreendimento.

Nisso, entenda que temos os detalhamentos das etapas, os responsáveis e as atividades propostas. Aliás, neste nível do Kaizen você pode usar algumas ferramentas, tais como, fluxogramas ou mesmos os diagramas.

Já nas análises e nas seleções você consegue avaliar as atividades que foram mapeadas. Podendo verificar os problemas ocorridos e as áreas que estão se mostrando ineficientes.

Além de saber exatamente quais são os desperdícios e as principais oportunidades de otimização. Assim, compreenda que o ideal é inserir as ferramentas mais conhecidas, sendo uma delas o Diagrama de Pareto.

Vale dizer que no Kaizen ainda temos nesta etapa a definição mais clara dos objetivos. Para isso você precisa estabelecer as metas em formato SMART. Ou seja, as específicas, relevantes, mensuráveis, atingíveis e as temporizáveis.

3- Implementações e funcionamento

A terceira etapa inclui as implementações e o funcionamento do projeto em questão. Desse modo, compreenda que são formadas as equipes que trazem colaboradores das mais diversas áreas e setores.

Temos também a elaboração de sessões voltadas ao brainstorming, trazendo ideais e possíveis soluções. Visto que os problemas identificados devem ser corretamente resolvidos.

Dessa maneira, entenda que você pode optar pela técnica do “5WH2” que serve para uma melhor estruturação. Por certo, saiba que há ainda o processo de seleção e de implementação destas soluções.

Onde as ideias que foram pensadas são selecionadas e as soluções para a implementação são então realizadas. Contudo, saiba que são feitos testes e ajustes no Kaizen quando isso for necessário.

Ademais, entenda que o acompanhamento e a monitoração são outros dois passos fundamentais. Já que o primeiro permite acompanhar os resultados de todas as ações do modelo.

Enquanto que isso é feito mediante os indicadores que medem o desempenho. E também com as métricas que são consideradas mais relevantes. Por certo, compreenda que no monitoramento são usados os gráficos e os relatórios que permitem a visualização de todo o progresso e identifica as oportunidades.

4- Padrão e sustentabilidade

No quarto nível do Kaizen temos o padrão e a sustentabilidade que são de grande importância. Visto que temos as documentações das melhores soluções e das práticas mais viáveis.

Onde são criados os manuais e também os procedimentos padronizados que visam manter a consistência necessária. Por certo, saiba que há o reconhecimento e a recompensa dos seus colaboradores.

Assim, compreenda que os que mais se destacarem devem ser reconhecidos. E o ideal é sempre reforçar que haja um real engajamento e uma cultura que vise melhorias contínuas na empresa.

Por fim, entenda que temos a institucionalização que é a integração total do modelo Kaizen a empresa. Ao passo que seja possível manter tais processos sempre contínuos e de forma permanente. E são muitas as maneiras de fazer isso, incluindo reuniões, treinamentos e feedbacks.

Vantagens do modelo Kaizen

Nossa equipe preparou também uma lista com várias vantagens que o método Kaizen é capaz de trazer. De tal forma que através da nossa expertise no mercado, foi possível verificar os ganhos reais com o uso da ferramenta.

Desse modo, saiba que os benefícios mais notáveis do Kaizen são:

• Otimização dos produtos/serviços;
• Aumento no grau de produtividade;
• Diminuição dos custos;
• Otimização de todo o local de trabalho;
• Clientes mais satisfeitos;
• Cultura com uma melhoria contínua;
• Vantagens competitivas.

Entretanto, saiba que o modelo Kaizen não é basicamente uma solução que seja mágica. Visto que é necessário que realmente haja um comprometimento por parte de todos os envolvidos no processo.

Isso inclui desde o funcionário mais simples até o de alta liderança, sendo que todos tem seu grau de importância. Sendo que para uma melhoria contínua será preciso contar com uma boa adaptação. E que os colaboradores possam ter um treinamento de qualidade para melhores resultados.

Kaizen no inventário e no controle de estoque

O método Kaizen pode ser de grande utilidade tanto para o inventário quanto para o controle de estoque. Uma vez que ele garante melhorias contínuas e através da sua praticidade e eficiência se torna uma ótima alternativa.

Dessa maneira, compreenda que ele poderá ser aplicado em ambas as atividades nos seguintes aspectos:

• Diminuição dos gastos: o capital será menor para o estoque, haverá menos perdas ou obsolescências e temos menos rupturas. Além do fato de que os retrabalhos e os custos para com o armazenamento são mais baixos;
• Eficiência: o tempo utilizado no processamento é então otimizado, são reduzidas as falhas/erros e vemos uma maior agilização para com a expedição (envio) dos produtos;
• Itens disponíveis: com o Kaizen você terá a garantia de que poderá suprir as demandas dos seus clientes. De tal forma que terá o produto certo na hora adequada;
• Clientes satisfeitos: os atrasos vão ser reduzidos de modo drástico, garantindo entregas mais velozes. Enquanto que dificilmente os itens vão estar indisponíveis, fazendo com que haja uma melhor fidelização por parte dos consumidores;
• Cultura com contínuas melhorias: com colaboradores e funcionários engajados temos melhores soluções para que os processos possam ser otimizados na empresa.

Com isso, nossa equipe vê o método como uma maneira de conseguir resultados efetivos para superar seus concorrentes. Já que atualmente é importante o uso das ferramentas e das tecnologias mais avançadas.

RFID e Kaizen: uma poderosa combinação

A união da tecnologia RFID e do modelo Kaizen é uma maneira de otimizar os processos empresariais. Visto que o RFID serve para realizar a identificação através das ondas de radiofrequência e usa etiquetas inteligentes (tags).

De tal forma que os chips contém os dados que junto a antena são lidos por um leitor. Em seguida, saiba que as informações captadas chegam até um sistema de computador, que poderá ser um WMS.

Nisso, você consegue realizar leituras sem que haja contato físico e ainda pode fazer isso em lotes de produtos. Enquanto que o monitoramento dos estoques será feito em tempo real.

Ao juntar o RFID e também o Kaizen você terá as seguintes vantagens:

• Alta precisão para controle de inventário;
• Identificação de todos os desperdícios;
• Fluxo de materiais bastante otimizado;
• Diminuição das rupturas (estoque);
• Garantia de uma maior eficiência nas operações;
• Entre outras.

Com isso, saiba que para implementar este sistema completo será preciso:

• Definir os objetivos principais;
• Analisar os processos usados atualmente;
• Selecionar as tecnologias de RFID mais viáveis;
• Integrar todos os sistemas (gestão);
• Treinar os seus colaboradores/funcionários;
• Implementar o sistema de modo gradual;
• Monitorar de forma contínua.

Nossa equipe tem uma expertise no assunto e somos pioneiros em RFID. Com isso, entenda que sabemos que o ideal mesmo é ter um controle de estoque com RFID e usando o Kaizen os resultados serão ainda melhores.

Conclusão

O modelo Kaizen serve para ajudar na gestão empresarial, trazendo melhorias contínuas. De tal modo que a filosofia busca um completo aperfeiçoamento nas atividades e visa gerar maior qualidade nas operações.

Além disso, compreenda que ele consegue gerar um maior nível de eficiência. E precisa que haja um engajamento completo por parte de todos os envolvidos na empresa.

Para melhores resultados o ideal é contar com uma equipe de especialistas no assunto. Com isso, saiba que a CPCON tem mais de 25 anos de experiência no mercado e tem a expertise necessária para lhe auxiliar nesta jornada. Entre e contato conosco e agende uma consulta.

FAQ: Perguntas Frequentes