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O que vem à sua mente quando falamos em melhores práticas de marcação de ativos de TI? Imagine uma falha crítica em um servidor: o tempo corre, mas ninguém sabe onde está o equipamento, quem o utiliza ou seu histórico. Parece extremo? Para muitas empresas, esse cenário é real.
No centro dessa vulnerabilidade está a ausência de um processo estruturado de marcação. Mais do que logística, trata-se de um pilar da governança de TI e uma estratégia essencial para o crescimento sustentável. Empresas que priorizam controle, eficiência e segurança começam por aqui. A marcação de ativos de TI não é apenas etiquetar — é garantir visibilidade, rastreabilidade e decisões mais inteligentes.
Neste artigo, reunimos tudo o que você precisa saber para adotar uma estratégia eficaz: o que é, por que importa e como aplicar as melhores práticas de marcação de ativos de TI de forma consistente e segura.
Melhores práticas de marcação de ativos de TI: o que é?
Primeiro, vamos falar mais sobre a marcação de ativos de TI, que, basicamente, é o processo de identificação física de todos os equipamentos e recursos tecnológicos de uma organização.
Essa identificação geralmente acontece por meio de etiquetas com códigos de barras, QR codes ou RFID, associadas a um sistema centralizado de gestão de ativos. O objetivo é garantir rastreabilidade, visibilidade e controle sobre itens como:
- Computadores, notebooks e servidores;
- Monitores e periféricos;
- Dispositivos móveis;
- Roteadores, switches e demais componentes de rede;
- Ativos alocados remotamente (em filiais ou home office);
- Entre outros.
Mais do que uma obrigação operacional, a marcação é o ponto de partida para estruturar um inventário confiável e manter a base de dados de ativos atualizada: algo essencial para tomadas de decisão mais estratégicas e seguras.
Por que a marcação de ativos é importante?
A marcação de ativos de TI está diretamente conectada à eficiência operacional, conformidade regulatória e redução de riscos financeiros. A seguir, destacamos os principais benefícios:
Visibilidade completa do parque tecnológico
Saber exatamente quantos ativos existem, onde estão localizados, quem os utiliza e em que condições se encontram é essencial para planejar compras, substituições e atualizações de maneira inteligente.
Redução de perdas, desvios e fraudes
Sem um sistema de marcação e rastreabilidade, é comum que ativos desapareçam ou sejam utilizados indevidamente. Uma gestão estruturada permite detectar e prevenir perdas físicas e contábeis.
Apoio à governança e auditoria
Empresas sujeitas a auditorias, sejam internas ou externas, precisam apresentar dados confiáveis sobre seu patrimônio. A marcação viabiliza a conciliação físico-contábil e facilita a aderência a normas como SOX, IFRS, ISO e outras.
Otimização da manutenção e do ciclo de vida
Ao integrar marcação a um sistema de gestão de ativos (EAM, CMMS ou ERP), é possível acompanhar o histórico de cada item, programar manutenções preventivas e reduzir o tempo de inatividade.
Tomada de decisão mais estratégica
Com dados atualizados e organizados, a TI ganha base para atuar de forma mais estratégica: desde a priorização de investimentos até a gestão de riscos cibernéticos, passando pelo planejamento de aquisições e pelo alinhamento com metas de ESG.
Como fazer a marcação de ativos com eficiência?
A implementação de uma boa prática de marcação envolve planejamento, padronização, tecnologia adequada e envolvimento das áreas responsáveis.
A seguir, listamos os principais pilares para garantir uma execução eficiente:
1. Defina uma estratégia de padronização
Padronize o formato das etiquetas, a codificação e a lógica de numeração. Isso facilita a gestão futura e evita redundâncias. Exemplo: códigos que identificam o tipo de ativo, a localidade e a numeração sequencial (ex: NB-SP-001).
2. Escolha a tecnologia certa
A escolha depende do contexto da empresa, da criticidade dos ativos e do orçamento disponível.
- Códigos de barras: baixo custo, leitura simples, ideal para ambientes controlados.
- QR Codes: mais dados em menos espaço, permitem redirecionamento para sistemas.
- RFID: leitura por radiofrequência, ideal para grandes volumes e ambientes industriais.
3. Use etiquetas resistentes e duráveis
Invista em etiquetas que suportem as condições do ambiente onde o ativo será utilizado (temperatura, umidade, manuseio). Materiais inadequados podem se desgastar rapidamente, comprometendo a rastreabilidade.
4. Integre ao sistema de gestão de ativos
A marcação deve estar conectada a um sistema que centralize as informações dos ativos, permitindo consultas, atualizações e auditorias com facilidade. O ideal é que esse sistema seja integrado ao ERP ou CMDB da empresa.
5. Treine as equipes envolvidas
A adesão ao processo depende do engajamento de quem executa. Treine os times de TI, patrimônio, operações e até facilities para garantir que todos compreendam o valor da marcação e saibam como registrar corretamente os ativos.
6. Revise periodicamente o inventário
Marcar ativos é apenas o começo. A gestão deve prever revisões periódicas (anuais, semestrais ou conforme a criticidade) para garantir que a base de dados permaneça confiável ao longo do tempo.
Do caos ao controle: desvende o poder das melhores práticas de marcação de ativos de TI
As melhores práticas de marcação de ativos de TI podem parecer simples na teoria, mas são poderosas na rotina da gestão de ativos.
Quando bem executada, elas transformam o caos em clareza, fortalece a governança e sustenta a tomada de decisões mais seguras e inteligentes.
Empresas que tratam a marcação apenas como uma obrigação operacional perdem a chance de enxergar o próprio patrimônio com a profundidade e o controle que ele exige e que, em última instância, impactam diretamente o desempenho do negócio.
Se a sua organização busca eficiência, segurança e visão estratégica em TI, comece pela base. Comece pela marcação!
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FAQ
O que é marcação de ativos de TI?
É o processo de identificação física dos equipamentos e recursos tecnológicos da empresa, por meio de etiquetas com códigos de barras, QR Codes ou RFID, conectadas a um sistema de gestão patrimonial.
Por que a marcação de ativos é tão importante?
Ela garante visibilidade, rastreabilidade e controle dos ativos, reduz perdas, facilita auditorias e sustenta decisões estratégicas na área de TI.
Quais tecnologias posso usar para marcar meus ativos? ️
Códigos de barras (baixo custo, leitura simples). QR Codes (armazenam mais dados). RFID (leitura sem contato, ideal para grandes volumes).
Como garantir que a marcação seja durável e eficiente?
Use etiquetas resistentes ao ambiente onde o ativo será usado e integre o processo a um sistema de gestão de ativos, como ERP. Também é essencial treinar as equipes envolvidas.
Com que frequência devo revisar meu inventário de TI?
A recomendação é realizar revisões periódicas (anuais ou semestrais), conforme a criticidade dos ativos, para manter a base de dados atualizada e confiável.
