O inventário de ativos é o primeiro passo de qualquer solução de gerenciamento de equipamentos, e tem várias aplicações na empresa.
A aplicação mais comum é ajudar na manutenção, mas também é utilizada para o gerenciamento de ativos, no planejamento de obras e serviços, na valorização e nos cálculos de depreciação.
Neste artigo vamos falar sobre por que você deve realizar um inventário de ativos os problemas que podem surgir de não realizá-lo e como lidar com eles de uma maneira muito prática.
Qual a definição de Inventário ?
De forma direta e sucinta, inventário pode ser definido como uma pesquisa ou registro documentado de uma relação dos bens ou materiais e sua localização.
Um exemplo simples é um estoque de mercadorias, e o inventário destas seria uma tabela esclarecendo os tipos de bens neste estoque e algumas características pertinentes sobre os mesmos, com suas respectivas quantidades e localização nas prateleiras.
Temos então um inventário de estoque.
No caso de Inventário de ativos, seria uma listagem de bens que existem em sua empresa registrados por localização em cada setor ou departamento, descrevendo suas características e sua respectiva numeração de controle, geralmente uma plaqueta numérica que o identifique.
Temos então um inventário de ativos, também chamado de inventário patrimonial, inventário de ativo fixo ou inventário de ativo imobilizado.
A relação de inventário de ativos e o controle patrimonial
Tendo em vista a definição do inventário de ativos, sua ligação ao controle patrimonial é direta. Os ativos são os bens das empresas, desta forma a associação pode ser feita de forma simples.
Mas qual a relação do inventário de ativos e o controle patrimonial de um empreendimento? A resposta parece ser intuitiva, e é mesmo!
De forma análoga, pense não somente em pequenas empresas, mas também em grandes empreendimentos que possuam grande quantidade de ativos.
É necessário ter o controle de todos os bens da empresa, não somente para fins legais e contábeis, mas também por questões de segurança.
O inventário de ativos tem como papel principal manter registros atualizados para os gestores, sobre todos os bens do empreendimento, além de garantir um controle sobre os mesmos, evitando furtos, depreciações e afins.
Do ponto de vista de gestão contábil é interessante ter o controle de todos os bens e fazer avaliações periódicas sobre as características de determinados ativos.
Pode parecer algo intuitivo, porém pense em grandes galpões com máquinas e ferramentas guardadas após longo uso que poderiam cair no esquecimento.
Mesmo que tais ferramentas e máquinas não tenham um uso constante, elas estão registradas contabilmente, e suas depreciações estão sendo contabilizadas mês a mês, e gerando um resultado no balanço desta empresa.
Se estes equipamentos forem identificados, poderiam ser reutilizados ou vendidos, e no caso de desmobilização, haveria a referente baixa contábil, deixando o resultado contábil mais coerente à realidade da operação da empresa.
Da mesma maneira, de forma legal e fiscal seriam feitas as atribuições necessárias de valores para cada bem identificado e os registros das mesmas de forma eficiente nos controles da empresa.
Na área de segurança, o controle periódico dos ativos iria garantir maior segurança aos bens, pois com o controle e vigilância haveria inibição de algum possível furto por parte de funcionários ou terceiros.
A CPCON é responsável pela execução dos maiores projetos de inventário patrimonial no segmento privado e no segmento público.
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