Rastreamento de arquivos e gerenciamento de documentos com RFID

Você já ouviu falar a respeito de rastreamento de arquivos e do gerenciamento de documentos com RFID? Pois, entenda que tais métodos visam garantir a segurança necessária utilizando essa excelente tecnologia.

Com isso, saiba que nós da CPCON somos pioneiros em RFID e conhecemos o potencial desta inovação. Então leia o artigo e descubra todos os detalhes relacionados a este assunto.

Pontos Chave

• Função Principal: O rastreamento de arquivos e gerenciamento de documentos com RFID visam automatizar, controlar o ciclo de vida dos documentos e gerar otimização nos processos necessários;
• Benefícios: visibilidade ampla, controle aprimorado, localização por tempo real, identificação de problemas, melhoria no fluxo de trabalho, alta produtividade, eficiência, busca mais rápida, automatização, remoção de retrabalhos, decisões assertivas, segurança, confiabilidade, diminuição dos custos e serviços com mais qualidade;
• Recursos Disponíveis: etiquetas RFID de vários tipos de materiais, leitores de RFID (variados) e o software de gestão de RFID;
• Variabilidade: tipos e modelos de etiquetas de RFID, leitores, softwares e as soluções complementares (portas, impressoras e as localizações via tempo real);
• Adaptação: dimensão do sistema escolhido, porte da empresa, quantidade e frequência dos acessos, volume dos documentos, tipos, ambientação, materiais dos itens, formatos, funções, controles, monitoramentos, emissão de relatórios, automatização dos processos, integrações, recursos disponíveis, orçamento, suporte (fornecedor) e expertise da equipe interna (consultoria).

O que é rastreamento de arquivos por RFID?

A tarefa conhecida como rastreamento de arquivos por RFID engloba uma tecnologia moderna e segura. De tal forma que ele visa automatizar e também gerar otimizações no controle dos documentos físicos.

Ao passo que isso acaba proporcionando vários benefícios para as empresas. Uma vez que o rastreamento de arquivos ajuda na localização dos documentos, nas tomadas de decisões e na redução dos custos.

Nisso, compreenda que geralmente as empresas e as organizações carecem de um arquivamento manual. Enquanto que a digitalização através do código de barras para rastrear e fazer a gestão são muito demorados.

Além disso, entenda que é possível que ocorram diversos erros/falhas se não houver a automatização dos processos. E a escalabilidade é outro fator que poderá vir a faltar neste caso.

Contudo, saiba que ao aderir ao RFID para o rastreamento de arquivos tudo será melhorado. Visto que esta é uma excelente solução que supera os desafios propostos.

E através da identificação via radiofrequência temos o rastreio e a gestão dos documentos sendo feitos em tempo real. Como resultado disso, compreenda que haverá uma eficiência bastante elevada na empresa.

Vale destacar que o modelo pode ser implementado em diversas organizações. Que podem ser bancos, agências, hospitais, entre outros negócios. Por isso, nossa equipe indica o uso da tecnologia RFID para melhores resultados.

O que é gerenciamento de documentos com RFID?

Além do rastreamento de arquivos temos o gerenciamento de documentos com RFID. Dessa forma, compreenda que este outro modelo faz uso das etiquetas inteligentes (tags).

Que servem para gerar automatização, auxiliam no controle do ciclo de vida dos itens e ainda trazem otimizações. Transformando as tarefas manuais, onde podem ocorrer erros e falhas em processos altamente competentes.

Tendo uma gestão completa que contará com todos os detalhes do item. Desse modo, entenda que ficará mais fácil de localizá-lo e de obter todas as informações necessárias.

Sendo que haverá um nível muito bom de organização no ambiente e facilidade para os colaboradores. E tanto o rastreamento de arquivos quanto o gerenciamento dos documentos por RFID apresentam muitas vantagens.

No caso da gestão dos documentos podemos destacar nos arquivos que são públicos ou privados:

• Acompanhamento dos processos e dos prazos;
• Prevenção das perdas, desvios e evitar acessos sem autorização;
• Otimizações no espaço (físico);
• Mais agilidade para encontrar os documentos;
• Controle das versões e dos históricos (alterações);
• Gestão das retenções e dos descartes dos itens.

Já nos escritórios tanto de advocacia quanto de contabilidade temos:

• Rastreio das pastas, dos processos e dos documentos confidenciais;
• Controle dos prazos e do cumprimento das normas;
• Otimização dos fluxos de trabalho e do aumento da produção;
• Auditorias e a rastreabilidade dos acessos e das alterações;
• Segurança maior e confidencialidade (dados).

Por sua vez, o uso do rastreamento de arquivos e da gestão via RFID ainda podem contribuir em outras áreas. Um exemplo que podemos citar são as bibliotecas e os centros de informação:

• Controle adequado dos acervos;
• Prevenção tanto de furtos quanto de extravios;
• Automatização dos empréstimos e das devoluções;
• Otimizações da empresa e a localização dos livros/materiais;
• Gestão das renovações e das multas (atrasos).

Como funciona o rastreamento de arquivos e o gerenciamento de documentos com RFID?

Em termos de funcionamento, o rastreamento de arquivos e o gerenciamento dos documentos via RFID precisam de alguns elementos. Nesse sentido, compreenda que são 3 os itens necessários:

1- Etiquetas Inteligentes (tags) de RFID

O primeiro elemento do conjunto são as etiquetas inteligentes (tags) de RFID. Onde cada um dos documentos irá receber uma delas de maneira única. Sendo que haverá um código de identificação contido nelas.

A divisão dessas etiquetas pode ser dos mais variados tipos, tais como:

• Papel: são finas e bastante flexíveis, sendo ideais para os documentos que incluem pastas;
• Plástico: possuem alta durabilidade e resistência, se mostrando adequadas naqueles documentos que podem vir a se desgastar;
• Metálicas: são voltadas aos ambientes externos, que envolvem altas temperaturas ou mesmo produtos químicos. Enquanto que são ótimas para os documentos das indústrias;
• RFID UHF: trazem um alcance maior em sua leitura e permitem rastrear os documentos dos armazéns e de áreas mais amplas;
• RFID NFC: possuem leitura feita por aproximação e são convenientes para um acesso mais rápido nos documentos mais próximos.

Assim, entenda que para um bom rastreamento de arquivos e gestão dos documentos é preciso escolher muito bem as etiquetas que vão ser utilizadas pela empresa.

2- Leitores de RFID

Os leitores de RFID ficam instalados nos pontos estratégicos, tais como prateleiras e nas portas que concedem acesso (entradas/saídas). De tal forma que eles podem capturar de modo automático as informações.

Quando os itens ficam em seu campo de leitura e os mesmos podem ser do tipo fixos ou mesmo portáteis. Por certo, entenda que alguns podem ler múltiplas etiquetas, fazer leitura em movimento e temos modelos à prova d’água.

E no rastreamento de arquivos e gerenciamento de documentos com RFID temos ainda um terceiro elemento essencial. Que vamos conhecer no tópico a seguir do artigo.

3- Software para o gerenciamento de RFID

O software para o gerenciamento de RFID consiste num sistema centralizado. Que consegue processar todos os dados que foram coletados (leitores). A fim de fornecer uma visão completa (ciclo de vida) dos documentos.

Com isso, compreenda que temos as seguintes funcionalidades:

• Rastreio das localizações feitas em tempo real;
• Controle dos acessos para documentos confidenciais;
• Monitoração dos prazos e dos vencimentos;
• Emissão de relatórios e dos alertas necessários (personalizados);
• Integração aos demais sistemas;
• Automatização das atividades repetitivas.

Vale ressaltar que nós indicamos um bom planejamento para que o projeto possa ser efetivo. E que o rastreamento de arquivos seja feito conforme o esperado e que tenhamos um ótimo gerenciamento dos documentos via RFID.

Vantagens do rastreamento de arquivos e gerenciamento de documentos com RFID

São muitas as vantagens que existem nesses dois modelos de rastreamento e de gestão por RFID. Visto que as empresas vão contar com um sistema completo e que evitará uma série de problemas e de dificuldades.

Por esse motivo, entenda que nossa equipe de especialistas preparou uma lista com os principais benefícios, que são:

• Visibilidade maior e amplo controle;
• Otimizações importantes no fluxo de trabalho;
• Tomadas de decisões mais assertivas;
• Conformidade (normas e leis);
• Diminuição dos custos;
• Segurança;
• Confiabilidade dos dados;
• Serviços e processos com muito mais qualidade.

Sem dúvida, entenda que o rastreamento de arquivos e o gerenciamento dos documento pelo RFID são excelentes. Servindo para arquivos público e privados e para vários outros tipos de empreendimentos.

Conclusão

Vimos no artigo que é fundamental contar com um rastreamento de arquivos e com um bom gerenciamento dos documentos. De tal forma que ambas as tarefas garantem mais segurança, rapidez e melhores resultados.

Fazendo com que os itens sejam rastreados em tempo real e possam ser localizados sem dificuldades. Ao passo que a tecnologia RFID é a solução ideal para revolucionar os processos em questão.

Entretanto, compreenda que é importante ter a ajuda de uma equipe de especialistas no assunto. Desse modo, saiba que o Grupo CPCON com seus mais de 25 anos de experiência é a melhor escolha. Entre em contato conosco e agende uma consulta.

FAQ: Perguntas Frequentes