Transferência de Estoque: o que é e como fazer

Transferência de Estoque
A transferência de estoque é um processo estratégico muito importante nas empresas. E conhecer as etapas dele é fundamental.

Você sabe o que é uma transferência de estoque e no que consiste essa operação dentro das empresas? Pois, entenda que o processo engloba a movimentação dos produtos e das mercadorias para outros locais.

Que geralmente são armazéns ou demais unidades que pertencem a um mesmo negócio ou não. Nós do Grupo CPCON temos uma ampla experiência neste assunto e sabemos da importância desta tarefa. Então leia o artigo e fique atualizado quando a este tema de grande relevância.

Pontos Chave

  • Função Principal: A transferência de estoque busca fazer a movimentação dos produtos entre os mais diversos armazéns/unidades de uma determinada empresa ou em organizações diferentes;
  • Benefícios: otimizar os níveis dos estoques, eficiência no atendimento as demandas, redução dos custos, flexibilidade, agilidade, benefícios na parte legal e fiscal, visibilidade na cadeia de suprimentos, entre outros;
  • Recursos Disponíveis: sistemas ERP, software WMS, RFID, apps móveis e demais elementos;
  • Variabilidade: demandas flutuantes, erros humanos, problemas relacionados ao transporte, operações ineficientes e os fatores externos;
  • Adaptação: mudanças nas demandas, desafios da cadeia de suprimentos, avanços na parte tecnológica, alterações nas leis, sustentabilidade, responsabilidade social, etc.

O que é transferência de estoque?

Transferência de Estoque

A transferência de estoque consiste numa movimentação dos produtos e das mercadorias de uma empresa. Desse modo, compreenda que tais itens são direcionados para outros armazéns ou para unidades do mesmo grupo. Mas isso também pode ser feito por empresas diferentes.

Ao passo que existem muitos motivos pelos quais essa tarefa acaba sendo realizada. Nisso, saiba que a transferência de estoque pode ser feita mediante aos seguintes motivos:

  • Reabastecer os estoques: caso um dos armazéns necessite de reposição de produtos você pode fazer essa solicitação. A fim de que outro estoque que tenha itens excedentes possa atender a esse pedido específico;
  • Ajustes (estoques): quando um inventário apresenta algo incorreto, se torna possível que ocorra essa transferência. Visto que o objetivo é que ajustar todos os níveis necessários neste estoque;
  • Consolidações: outro ponto é quando uma determinada empresa apresenta muitos armazéns. De tal forma que é possível fazer uma consolidação em apenas um local. Fazendo com que os custos sejam reduzidos e que haja uma maior eficiência nas operações;
  • Movimentação: a transferência de estoque possibilita atender as demandas dos clientes. Enquanto que ainda pode ser útil no preparo dos produtos/mercadorias a serem enviadas.

Vale destacar que o processo é importante, pois evita com que faltem itens e garante melhores resultados. Nossa equipe de experts ainda visualiza que o uso de softwares e tecnologias ajudará ainda mais. Uma vez que com uma boa integração temos um alinhamento completo.

Como funciona a transferência de estoque?

Transferência de Estoque

Este procedimento de transferência funciona realizando a movimentação dos produtos. Desse modo, compreenda que isso inclui vários armazéns e unidades e atendem aos critérios mencionados anteriormente (motivos).

Enquanto que na transferência de estoque é preciso que haja uma gestão competente para organizar o processo. Afinal, entenda que temos mais de um armazém e isso requer muito mais competência na tarefa.

Por certo, saiba que existem ao menos dois modelos (tipos) para essa transferência:

Transferência interna

Transferência de Estoque

A transferência interna acontece quando a atividade é realizada dentro desta mesma organização (empresa). Dessa forma, entenda que os produtos e mercadorias são movimentados para armazéns diferentes.

Ou mesmo nas filiais ou em centros de distribuição que pertencem ao grupo em questão. Com isso, compreenda que a transferência de estoque visa através desta prática gerar uma otimização nos estoques.

A fim de atender corretamente a todas as demandas e ainda ajudar na redução dos principais custos dos processos logísticos. De fato, saiba que as características mais visíveis do modelo incluem:

  • A atividade ocorre entre as unidades de uma mesma empresa, sem que tenhamos transações financeiras;
  • São vários os motivos para fazer essa operação: desde reabastecimento até as movimentações mais estratégicas;
  • Simplificar a parte fiscal: geralmente temos a isenção nos impostos, tais como o ICMS. Visto que não haverá mudanças na propriedade de tal produto/mercadoria;
  • Gestão interna: contará com documentações e também com diversos procedimentos na empresa. A fim de que sejam feitos os monitoramentos e controles adequados das movimentações dos itens.

Nós separamos um exemplo de transferência de estoque interna para lhe ajudar na compreensão:

  • Um determinado armazém (centralizado);
  • Realiza o envio dos seus produtos até uma filial;
  • Onde está havendo uma certa ruptura no estoque.

Sem dúvida, entenda que o processo pode ser complexo dependendo do tamanho dos estoques. Por isso, indicamos o uso de tecnologias e muitas vezes de uma consultoria especializada para auxiliar na atividade.

Transferência externa

Transferência de Estoque

No caso da transferência externa, saiba que ela é caracterizada pela movimentação dos produtos em empresas diferentes. Dessa maneira, compreenda que isso é realizado por vários motivos.

Onde a transferência de estoque externa pode ocorrer visando:

  • Vendas;
  • Devoluções;
  • Trocas;
  • Entre outras.

Com isso, entenda que nesta prática específica temos as transações financeiras e também as considerações fiscais. O que demonstra que é um procedimento mais complexo e que tem que ser feito adequadamente.

Entre as características principais deste segundo modelo estão:

  • Atividade feita por duas empresas que são distintas;
  • São muitos os motivos: vendas, devoluções (avarias), trocas (modelos), entre outros;
  • Implicações da parte fiscal: para emissão das notas fiscais, a fim de pagar os impostos (ICMS) e seguir a lei vigente;
  • Documentações: pode ser as notas fiscais, guias de acompanhamento (trânsito) tanto animal quanto vegetal, etc.

Por certo, a transferência de estoque externa tem que ser entendida em sua totalidade. E para isso nossa equipe separou um outro exemplo, confira:

  • Uma empresa faz a venda de alguns produtos para uma outra organização;
  • E é então emitida a nota fiscal do processo;
  • Que no caso faz o recolhimento dos impostos conforme a legislação vigente.

Vale ressaltar que em ambos os modelos explicados no texto temos as considerações adicionais, que são:

  • É preciso planejar e manter a organização necessária;
  • O uso dos sistemas de gestão para os estoques ajuda na simplificação;
  • Leis: o ideal é que a empresa faça a consulta de cada uma das legislações vigentes mediante a tais transferências. Ao passo que deve-se destacar as emissões das notas fiscais e também dos pagamentos dos impostos.

Passo a passo da transferência de estoque

Transferência de Estoque

A nossa equipe de experts visando facilitar a compreensão separou um passo a passo do processo. De tal forma que temos as etapas mais utilizadas e os níveis que são aplicados.

Sendo uma espécie de guia que serve para os profissionais que atuam na logística, na cadeia de suprimentos e nos estoques. Além de permitir com que quaisquer pessoas interessadas possam conhecer a atividade.

Assim, compreenda que a transferência de estoque requer:

Planejamento e elaboração dos requisitos

Em primeiro lugar temos o planejamento e a elaboração dos requisitos necessários. A fim de identificar os motivos para tal tarefa que podem ser reabastecimentos, ajustes, consolidações, entre outros.

Enquanto que temos ainda a definição dos produtos e das mercadorias que vão ser transferidos. Nisso, entenda que será importante ter as especificações deles, tais como, códigos, descrições e demais dados.

Além disso, saiba que será preciso estabelecer qual é o armazém de origem e o de destino. Sendo importante ainda saber as datas e os horários para esta transferência de estoque. E não se esqueça de fazer o preenchimento e de realizar a aprovação de todos os responsáveis pelo processo.

Separações e as embalagens

Em seguida, você deve priorizar as separações e as embalagens de todos esses produtos. Para que seja possível verificar qual o grau de disponibilidade deles nos armazéns (origem).

Logo após isso, você faz a separação deles de maneira adequada e coloca cada um nas embalagens. Faça isso de modo seguro e então identifique tais produtos/mercadorias que foram embalados.

Documentações e as emissões das notas fiscais

Na transferência de estoque temos ainda as documentações e as emissões das notas fiscais. Que englobam os documentos externos (notas) que devem atender as legislações vigentes.

E nesta nota será preciso contar com diversas informações, que incluem a transferência, dados do emitente e do destinatário, dos produtos, quantidades, valores e os impostos.

Ademais, entenda que temos a gestão dos documentos da área fiscal. Onde os mesmos tem que ser guardados de maneira segura e efetiva. A fim de que possam ser consultados quando for necessário.

Transporte dos itens

Transferência de Estoque

O transporte dos itens é a etapa seguinte da transferência de estoque. Sendo que aqui temos a seleção da transportadora, principalmente se a tarefa for direcionar os itens a um armazém de outra empresa.

Enquanto que o transporte é agendado e são preparados os documentos para esta operação. Além disso, compreenda que todo o trajeto do veículo será corretamente monitorado. Visando atender os prazos e evitar problemas que possam prejudicar a atividade.

Recebimento

Caso todas as etapas anteriores tiverem sido feitas de maneira adequada temos o recebimento dos itens. Desse modo, saiba que no armazém de destino, os colaboradores vão verificar os produtos/mercadorias.

E neste ponto da transferência de estoque haverá a conferência dos itens e o registros dos recebimentos. Enquanto que os documentos da transferência vão ser arquivados em local seguro.

Atualizar o sistema de gestão

Para fechar as etapas do processo você deve ainda fazer a atualização dos novos níveis de estoque. E para isso basta utilizar o sistema que faz a gestão que está atualmente funcionando na empresa.

Decerto, entenda que a tarefa exige a atualização tanto dos níveis no armazém de origem quanto no de destino. Mostrando as movimentações e possibilitando monitorar os históricos das transferências.

Quais são as vantagens da transferência de estoque?

Durante a transferência de estoque são várias as vantagens que podem ser obtidas. De tal forma que nossos especialistas vão indicar quais são os benefícios mais visíveis resultantes neste processo:

  • Melhorias no grau de eficiência (cadeia de suprimentos): diminuindo os custos dos processos logísticos, gerando aumento na disponibilidade dos itens e otimizando o giro dos estoques;
  • Níveis melhorados nos estoques: reduzindo os estoques em excesso, diminuindo as possíveis perdas/avarias e ainda torna o inventário muito mais adequado e preciso;
  • Flexibilidade e operação mais ágil: aumento das capacidades para responder as demandas necessárias. Além disso, saiba que há redução no tempo das entregas. Ajudando inclusive nas adaptações que ocorrem mediante a tais mudanças;
  • Benefícios na parte fiscal e legal: a transferência de estoque possibilita a isenção em impostos, simplifica as burocracias e gera um controle efetivo nos estoques;
  • Espaço de armazenamento otimizado: evita armazéns congestionados, auxilia na organização do setor e reduz os riscos de ocorrerem acidentes;
  • Entre outros.

Por certo, nós vemos este método estratégico como uma ótima alternativa. Visto que ele consegue trazer várias contribuições e evita uma série de problemas e de empecilhos.

RFID e sistema WMS na transferência de estoque

Para você ter ainda mais benefícios o ideal é combinar a transferência de estoque a um sistema RFID e também a um software WMS. Afinal, compreenda que tais tecnologias são excelentes e garantem melhores resultados.

Uma vez que o RFID é um modelo de identificação que usa as ondas de radiofrequência. Onde temos a captação dos dados através de um leitor e para isso são usadas as etiquetas inteligentes conhecidas como tags.

Que ficam anexadas aos produtos de maneira individual, permitindo a leitura dos dados mesmo estando a distância do leitor. Assim, saiba que as vantagens desta tecnologia são:

  • Monitoramento dos itens de modo individual;
  • Automatização das coletas de dados;
  • Visualização em tempo real.

Enquanto que o sistema WMS é um software que ajuda na gestão dos armazéns. Garantindo com que tarefas manuais se tornem automatizadas e isso é excelente, confira alguns benefícios dele:

  • Centralizar a gestão (transferências);
  • Monitorar o desempenho;
  • Trazer instruções automatizadas.

Por fim, saiba que a transferência de estoque junto a essas tecnologias resulta em:

  • Alta precisão;
  • Visualização completa;
  • Garantia de eficiência;
  • Diminuição nos custos;
  • Clientes mais satisfeitos.

Conclusão

Em conclusão, compreenda que a transferência de estoque é uma tarefa que envolve as movimentações dos itens. Que podem ser direcionados a outros armazéns ou centros de distribuições.

No caso, compreenda que temos a transferência interna e a externa. Sendo que a primeira ocorre no mesmo grupo e a segunda em empresas diferentes. Com isso, entenda que é importante contar com uma ajuda especializada no processo.

E o Grupo CPCON com seus mais de 25 anos de atuação no mercado é a melhor alternativa. Entre em contato conosco e agende uma consulta hoje mesmo.

FAQ: Perguntas Frequentes

Quais são os principais documentos da transferência de estoque?

Os documentos mais comuns da transferência de estoque são a requisição, a nota fiscal (externa) e os guias de acompanhamento. Desse modo, saiba que este é um ponto importante e que requer muita atenção.

Quais ferramentas podem auxiliar na transferência de estoque?

As ferramentas mais comuns incluem o ERP, sistema WMS (armazéns), os aplicativos e a tecnologia RFID. Dessa forma, entenda que ao utilizar todos de modo integrado os resultados vão ser ainda melhores.

Quais cuidados a serem tomados durante uma transferência de estoque?

Os principais cuidados incluem o planejamento, organização, comunicação efetiva, treinamentos, documentações, nota fiscal, monitoramentos, controle e a atualização dos estoques.

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