Grupo CPCON ayudó a la dirección de VALE (NYSE) a abordar ciertos retos contables y operativos relacionados con la gestión de activos fijos para satisfacer sus requisitos de información financiera y cumplimiento normativo. Como el mayor productor de mineral y níquel del mundo, VALE utiliza un sistema logístico altamente complejo que integra minas, ferrocarril, barcos y puertos en América, Oriente Medio y Asia; operando aproximadamente 1, 242 millas de red ferroviaria y transportando cargas y trenes de terceros para transportar eficientemente sus materias primas. Esta estructura logística supone un reto para el control interno y la correcta documentación de los movimientos y registros de activos, ya que pueden producirse un aumento de las transacciones y cuellos de botella en la información.

Grupo CPCON actuó como asesor independiente de activos fijos para los gerentes financieros, los controladores, el contable de activos fijos y los gestores de propiedades (soporte técnico) de VALE. El primer paso fue realizar un inventario físico detallado de más de 200, 000 activos de la empresa en 55 centros, así como etiquetar los artículos no etiquetados con un código de barras único. Aunque el funcionamiento continuó (24 horas al día, 7 días a la semana) y las estrictas políticas internas podían lastrar la recopilación de datos, pusimos en marcha una amplia cooperación y comunicación entre nuestro equipo y el cliente para garantizar un informe fortificado y completo. La empresa no sólo tenía que adaptarse a los requerimientos de información financiera de acuerdo con las NIIF y las normas SOX de EE. UU., sino también cumplir la normativa impuesta por los organismos gubernamentales en sus países de operaciones, como el Departamento de Transporte de Brasil (ANTT), con el fin de renovar los contratos de arrendamiento.

Tras recopilar y detallar los datos de los activos (descripción, categorías, ubicación, etc.), conciliamos el inventario con los registros contables de activos. A medida que se preparaba el informe de discrepancias, se verificaba que cada activo coincidiera, se diera de baja o se añadiera. Sorprendentemente, muchos activos de la empresa, que habían sido retirados hacía tiempo, no estaban debidamente comunicados a los gerentes existiendo en el registro, lo que subraya la importancia de emprender procedimientos periódicos de inventario y conciliación. En ese momento, habíamos limpiado toda la base de datos de activos y la remitimos para que el cliente realizara los ajustes pertinentes en los activos no conciliados. El informe final se formateó y entregó en el formato necesario para rellenar el software SAP AA (ERP).

Además, hemos diseñado e implantado un plan de gestión de activos eficaz para evitar más discrepancias en el inventario y problemas de comunicación mediante la creación de rutas de inventario, la normalización de las clasificaciones de activos en los módulos AA y PM de SAP y la racionalización de la recopilación de datos. En última instancia, nuestras conclusiones contaron con la aprobación del cliente y fueron aceptadas por los organismos de supervisión, seguidas también de una certificación de competencia firmada por los principales responsables del cliente.

Acerca de VALE (NYSE).

Fundada en 1943, Vale S.A. es una empresa global integrada con más de 72, 000 empleados que produce y vende recursos metálicos (mineral de hierro, oro, níquel, cobre, etc.) y opera ferrocarriles y terminales marítimas en aproximadamente 30 países y 4 regiones de todo el mundo. Vale cotiza en la lista Fortune Global 500 de la Bolsa de Nueva York (NYSE).