Inventario Físico y Conciliación Físico-Contable

Gran parte de las empresas se enfrentan diversos retos en torno al proceso de gestión de su patrimonio debido a las constantes migraciones en regulaciones (NIIF, SOX, etc.). Estos problemas con la gestión patrimonial surgen de la falta de documentación apropiable del movimiento de activos (entradas, salidas, traslados, entre otros), poco o ninguna automatización en la recopilación de datos, y registros deficientes de descripciones (características) y ubicaciones de los activos (etc.).

Inventario Físico y Auditoria de Activos Fijos

Contribuimos a identificar la información precisa junto al etiquetado de los bienes que la componen, disponiendo de sus principales datos, códigos (incluso a nivel de número de parte/componente) descripción, estado, ubicación física, valor, vida útil, depreciación, etc., de acuerdo a las exigencias legales, así como realizamos la conciliación entre el resultado del inventario físico de los activos frente a la información registrada contablemente para que la contabilidad represente la realidad de la empresa. 

Nuestra compañía cuenta con consultores de ingenieros, contadores y economistas que tienen experiencia profunda en la planificación y verificación física de los bienes y recopilación de las características descriptivas, de estado de conservación y de ubicaciones. Hemos implementado el más grande proyecto de toma física y marcación de activos fijos junto al uso de tecnología RFID, fueron actualizadas las informaciones de más 2 millones de artículos a través del soporte contable en conciliación línea-por-línea.

Conciliaciones Línea-por-Línea de inventarios físicos con listados contables

Una gestión y control deficiente del ciclo de vida de los activos fijos, que lleva a cabo desde su adquisición hasta la baja, refleje la inexactitud de la información registrada contablemente. El listado de activos inexacto puede contener activos agrupados, activos fantasmas, descripciones vagas y lagunas en la visibilidad de los datos, lo que expone a la empresa a riesgos financieros, fiscales y de auditorías.

Realizamos la descomponentización (apertura) y conciliación entre el inventario físico de los activos fijos y bienes frente a la información registrada contablemente, y determinamos las diferencias que generen ajustes en su información contable. Solventamos salvedades del inventario a nivel línea-por-línea, lo que permite obtener información confiable, estructurada y estandarizada para generar reportes referenciales y financieros de los activos fijos.

El proceso de conciliación físico-contable identificará los “activos coincidentes” (artículos encontrados durante el inventario físico y cuadrados a los registros contables), “adiciones no registradas” (artículos encontrados durante el inventario físico pero que no se encuentran en los registros contables de activos fijos), bajas no registradas (artículos encontrados en los registros contables de activos fijos pero no encontrados durante el inventario físico). El enfoque de nuestra conciliación línea-por-línea va más allá de una simples comparación y determinación de diferencias, a medida que cada activo es verificado como una coincidencia, adición o baja. Implica los siguientes pasos:

1. Las coincidencias de número de etiqueta se abordan primero
2. Se comparan fabricantes y modelos
3. Se consideran números adicionales de descripción, ubicación y departamento
4. Las adiciones de activos fijos en el periodo fiscal se analizan contra las fechas de adquisición estimadas del inventario
5. Se realizan una apertura y descomponetización de los registros de activos agrupados
6. Se realizan visitas técnicas con los departamentos para verificar existencia de cualquier residuales

Actualización de sistemas (ERP) de información de activos fijos

Realizamos toda la preparación de plantillas de carga y layout para actualizar el sistema de información financiera (sistemas ERP), como resultados de los ejercicios de un inventario físico y una conciliación contable. Además, nuestra compañía cuenta con más de 250 proyectos implementados en diferentes segmentos del mercado con empresas que cuentan con el Sistema SAP. Nos diferenciamos de la competencia ya que no tratamos los activos como inventario, sino que controlamos todo el ciclo de vida del activo.

Valoración Actualizada de Activos Fijos

En ocasiones las empresas, para facilitar la contabilidad, agrupan activos distintos asignándoles un mismo monto de depreciación, siendo que no todos los bienes se deprecian de la misma forma, ni al mismo tiempo. No solo eso tiene efectos fiscales negativos, pero también, al haber adoptado las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), el activo fijo de la empresa retoma singular importancia como conocer con exactitud el valor de los bienes tangibles e intangibles desde la óptica de la gestión y valoración de los activos fijos, de acuerdo con la NIC 16.

NIC 16 – Revisión de Vida Útiles sigues el alcance y definición de depreciación, dirigido al alcance de la gestión de activos, que puede ser considerado de forma sencilla, como la pérdida de valor de un activo durante su uso. Implica en el siguiente:

• Los tipos de depreciación comúnmente utilizados, como en el modelo clásico, depreciación lineal, y también depreciación por uso
• La depreciación lineal se lleva a cabo teniendo en cuenta la vida útil (expresada por el informe de vida útil del activo) de un activo determinado. Teniendo la vida útil en años, se calcula el porcentaje de desgaste o depreciación por año
• Los valores por los que se registran los activos fijos deben incluir todos los costos directamente relacionados con su adquisición o construcción, y los asientos a menudo se cierran en las cuentas, sin embargo, en virtud del inventario deben desglosarse
• De esta forma, se aplica el prorrateo de valores para que cada artículo inventariado tenga su correspondencia contable, de manera que los valores contables no se modifiquen. Tenemos especial cuidado cuando existe la necesidad de transferir activos entre diferentes vidas útiles, ya que impactarán la depreciación y pueden incurrir en cambios significativos en los saldos contables posteriores al inventario.

Nuestro consultores emplean ayudan clientes a cumplir con las mejores practicas internacionales y obtener la mejor tecnología existente para identificación de activos, toma de inventarios y conciliaciones físico-contables, análisis de costos y vida útiles, determinación de valor razonable y valor residual de los activos fijos para efectos de registros contables, valoración y deterioro de los activos fijos, y estudios de vida útil y vida remanente de los activos teniendo en cuenta la condición técnica y la obsolescencia, valoración de edificaciones y bienes inmuebles, valoración de maquinarias y equipos, entre otros.

Nuestras soluciones:

1. Inventario físico y conciliaciones físico-contables
   • Planificación, verificación física, marcación de activos y la recopilación de los datos con uso de tecnología (RFID o Código de Barras)
   • Conciliaciones Línea-por-Línea de inventarios físicos con listados contablesImplementación de inventaros dinámicos RFID para mantenimiento de la información actualizada día a día actualizada, a través de automatización en la gestión de los diferentes movimientos (entradas, salidas, traslados, entre otros), hasta la realización del proceso contable
   • Actualización directa a los sistemas de información (sistemas ERP) de activos fijos con la preparación de planillas y layout de carga.
   • Actualización directa a los sistemas de información (sistemas ERP) de activos fijos con la preparación de planillas y layout de carga.
2. Valoraciones
   • Valoración de maquinaria y equipo, equipos de cómputo y telecomunicaciones, bienes muebles y vehículos.
   • Valoración de terrenos, construcciones y edificaciones. (Bienes inmuebles urbanos, rurales y especiales).
   • Determinación de valor razonable y valor residual de los activos fijos para efectos de registro contable, de acuerdo con NIC 16 y 36
   • Valoración y deterioro de los activos fijos y UGE
   • Estudios de vida útil y vida remanente de los activos teniendo en cuenta la condición técnica y la obsolescencia
   • Costos de desinstalación y abandono, obsolescencia, entre otros
   • Descomponetización de activos fijos

Soluciones especiales para bienes inmuebles

• Inventario predial
• Diagnóstico y saneamiento jurídico y catastral
• Levantamientos topográficos incorporando la tecnología con drones
• Estudio jurídico de los títulos