Mejorando los procedimientos de control interno del inmovilizado

Resumen.

Los problemas de control interno sobre los activos fijos como las descripciones inadecuadas de los activos, el uso escaso o nulo de etiquetas de activos de propiedad, el inventario incoherente de equipos y activos, y la documentación deficiente del movimiento de activos; hacen que las organizaciones tengan registros inexactos de activos fijos. Las mejores prácticas para la gestión de activos fijos mejoran la contabilidad, las valoraciones y los informes financieros adecuados.

Además, los informes financieros inexactos aumentan el riesgo de auditorías de investigación legal de la organización, afectando la operación optima de la empresa por auditorías impuestas y no agendadas. También expone a la organización a riesgos de sobrepagos de impuestos sobre la propiedad y seguros; por ejemplo, las evaluaciones de impuestos se basan en los registros contables de activos fijos, lo que significa que si la organización tiene activos fijos que ya no existen, pero todavía están en los libros, esta organización puede estar pagando impuestos en exceso.

Así mismo, los registros contables del inmovilizado se utilizan para determinar el costo de reposición de los bienes muebles, lo que afecta a los valores asegurables. Afortunadamente, la aplicación de mejores procedimientos de control interno permite superar estos retos.

La inexactitud de los informes financieros está vinculada a la inexactitud de los activos fijos.

Cuando se gestionan activos fijos, uno de los mayores retos es conciliar los informes contables con los registros físicos, esto se debe principalmente a descripciones inadecuadas de los activos, pero también ocurre cuando la documentación de los movimientos de activos es deficiente.

Ambos problemas aumentan el riesgo de auditoría emergente legal y pueden dañar la credibilidad de su empresa ante las principales partes interesadas, especialmente si un auditor emite una opinión con reservas debido a errores relacionados con los informes de activos fijos.

En algunos casos, las descripciones inadecuadas de los activos son el resultado de un uso escaso o nulo sistema de etiquetas de gestión de la propiedad, lo que hace más difícil realizar un recuento preciso del inventario.

¿Cómo abordar los problemas que plantea la inexactitud de los activos fijos?

Aunque la elaboración de informes sobre activos fijos es un reto, es posible aumentar la precisión de los recuentos de inventario. Considere la posibilidad de aplicar las siguientes prácticas en su organización.

Realizar el inventario físico y la conciliación.

El primer paso para mejorar la precisión de los informes es realizar recuentos físicos del inventario, así como el inventario completo de la empresa o el recuento cíclico de los activos son métodos válidos, pero algunos son más beneficiosos que otros.

El uso de tecnología RFID ofrece la mejor combinación de eficacia y precisión, ya que ofrece una tecnología de recuento electrónico automatizado que reduce los errores y acelera el proceso de recuento.

Una vez realizado el inventario físico, el siguiente paso es conciliar los registros del inventario físico con los registros contables. La metodología de conciliación línea por línea identificará y verificará cada registro de activos ya sea como “activos coincidentes” (artículos encontrados durante el proceso de inventario y rastreados hasta los registros contables), “adiciones no registradas” (artículos encontrados durante el proceso de inventario pero no encontrados en los registros contables) o “bajas no registradas (artículos encontrados en los registros contables de activos fijos pero no fondos durante el proceso de inventario).

Este proceso de conciliación compara y coteja en primer lugar los registros por números de etiqueta e información descriptiva y de ubicación de los activos. Las adiciones del ejercicio se analizan comparándolas con las fechas de adquisición estimadas a partir del inventario físico. Las entradas de compras a granel y los activos agrupados se asignan a activos individuales, ya que también debe verificarse cualquier activo residual.

Realizar estudios de depreciación y vida útil.

Después de realizar un inventario físico, dedique tiempo a realizar un estudio de depreciación y vida útil de cada activo fijo. Durante un estudio de vida útil, se estima la vida útil restante de cada elemento en función de su estado actual y del uso previsto. La vida útil restante de un activo fijo puede utilizarse para calcular la depreciación con mayor precisión, aumentando la exactitud de los informes financieros de su empresa.

Implantar o actualizarse con la tecnología RFID.

La tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID) utiliza etiquetas y lectores para realizar un seguimiento de los activos fijos. Cada lector utiliza ondas de radio para determinar la ubicación de cada artículo, lo que facilita la localización de activos perdidos o el seguimiento de activos a medida que se desplazan por sus instalaciones.

La tecnología RFID tiene varias ventajas para empresas de todos los tamaños, como una mayor visibilidad y una reducción de los costos laborales. En las empresas que utilizan códigos de barras tradicionales, los empleados deben acercarse a un artículo para poder escanear su código de barras con un lector de mano. Los lectores RFID pueden obtener información de las etiquetas a gran distancia, lo que acelera los procesos de envío y recepción.

Si su empresa aún no utiliza la tecnología RFID, considere implantarla ahora para aumentar la precisión de sus recuentos de inventario. Las etiquetas RFID facilitan el seguimiento de los activos fijos y garantizan que lleguen al lugar correcto en caso de traslado de un edificio.

Si ya utiliza tecnología RFID, piense en actualizarse con las últimas tendencias de dispositivos de etiquetas y lectores. Los avances tecnológicos han facilitado más que nunca el uso de la RFID para realizar un seguimiento del inventario y garantizar que sus registros de activos coincidan con los recuentos del inventario físico.

Coloque etiquetas de propiedad a todos los activos no etiquetados.

Utilizar etiquetas de propiedad es una forma sencilla de mejorar la precisión de sus registros de activos fijos. Estas etiquetas contienen información importante sobre cada activo, como el número de artículo, una breve descripción y la ubicación prevista.

Por ejemplo, una etiqueta de propiedad para una máquina puede tener el número de modelo de la máquina, una breve descripción de lo que hace la máquina y una designación. Las etiquetas de propiedad reducen el riesgo de errores durante los recuentos físicos de inventario, garantizando que sus registros financieros coincidan con su inventario.

Asignar proyectos de construcción a las cuentas de edificio y equipo adecuadas

Cuando un activo fijo está en construcción, debe asignarse a su cuenta de construcción en curso y permanecer en ella hasta que el proyecto haya finalizado y el activo esté listo para su uso.

Por ejemplo, si su empresa está construyendo una nueva sede, el edificio se asignaría a la cuenta de construcción en curso durante todas las fases de construcción. Cuando el edificio entre en servicio, podrá transferirlo a la cuenta correcta.

¿Por qué CPCON?

Grupo CPCON cuenta con una amplia experiencia ayudando a las empresas a mejorar sus controles internos y a gestionar los riesgos de forma eficaz. Cuando trabaja con Grupo CPCON, recibe registros contables de activos limpios y fortificados para resistir el escrutinio de las auditorías.

CPCON ofrece asesoría para aumentar la eficiencia relacionada con el inventario interno y la conciliación, generar ahorros de costos en seguros e impuestos sobre bienes inmuebles y mantener registros contables de activos fijos precisos con su sistema RFID dinámico.

Grupo CPCON asesora a sus clientes sobre las mejores prácticas en la gestión de activos fijos, la conciliación de activos y la estimación de los costos de sustitución con los registros contables de activos fijos.