Inventário patrimonial: como e porque fazer?

O inventário patrimonial é um documento de grande importância para as empresas. Pois tem dados e informações para uma melhor organização.

O inventário patrimonial é de grande importância na busca de uma gestão eficiente. Pois, entenda que ele traz muitos detalhes essenciais dos bens que uma determinada empresa possui.

Assim, saiba que todo o processo de criação do documento desse seguir as diretrizes corretas. Então continue lendo o artigo e descubra como é feito esse tipo de inventário.

Pontos chave

  • Inventário patrimonial: registra os bens da empresa em um documento com todas as informações necessárias;
  • São registrados os ativos: eletrônicos, imóveis, máquinas, equipamentos, móveis, entre outros;
  • Tem o objetivo de administrar, conservar os bens e diminuir os custos deles;
  • Inventário patrimonial de ativo imobilizado: é um registro de bens que conta com montantes e direitos;
  • Vantagens do inventário patrimonial: administração correta dos bens, identificação dos responsáveis, criação de termos de responsabilidade, implementação de medidas preventivas e corretivas, entre outras;
  • O inventário possui 6 etapas: Planejamento, Preparação/implementação, levantamento, saneamento, inclusão das normas/procedimentos e finalização do processo.

O que é um inventário patrimonial?

De uma forma simplificada saiba que o inventário funciona como um registro de bens. Com isso, é feito um documento para todos os itens que compõem uma empresa.

Ao passo que o registro é todo pautado nos mínimos detalhes. Fazendo com que o inventário patrimonial seja o mais completo possível. Além disso, você deve saber que os bens podem se dividir em várias categoriais, tais como:

  • Eletrônicos;
  • Maquinas;
  • Equipamentos;
  • Móveis;
  • Veículos;
  • Informática (artigos);
  • Imóveis;
  • Entre outros.

Desse modo, compreenda que realmente este é um desafio para as empresas. Uma vez que a gestão de patrimônio precisa ser feita com coerência. Sendo que todas as informações devem estar contidas no documento.

Por isso, saiba que a atenção é importante, já que são muitos os ativos físicos. E os benefícios da atividade podem ser:

  • Controle e administração correta dos equipamentos;
  • Garantia da conservação dos bens;
  • Diminuição nos custos das manutenções;
  • E muitos outros tipos de benefícios.

Por certo, compreenda que o processo de inventário patrimonial é de extrema necessidade. Visto que não apenas registra, mas também realiza classificações em níveis de utilização.

Enquanto que até mesmo o estado da conservação dos bens é avaliado com clareza. Nisso, você tem como saber quem são os responsáveis pelo item, seu departamento e outros dados imprescindíveis.

Quando fazer um inventário patrimonial?

A indicação é que você faça esse documento de modo periódico. Ou seja, em momentos específicos para uma melhor organização. Além de ter a ajuda de algum profissional qualificado no assunto.

Dessa forma, entenda que o inventário patrimonial pode ser feito por uma empresa terceirizada. Assim, você precisa manter essas informações sempre atualizadas e bem estruturadas.

Pois, compreenda que a implantação dele é de grande utilidade. Sendo que a garantia do sucesso nos negócios será muito maior. Permitindo com que outras etapas do processo sejam realizadas adequadamente.

Decerto, saiba que uma das primeiras tarefas da empresa deve ser este inventário. Já que ele é o antecessor da implantação de uma gestão no controle patrimonial da organização.

Além de ser bastante detalhado e de contar com muitas etapas a serem cumpridas. Vale destacar que o inventário patrimonial possibilita decisões na gerência com base em dados concretos.

Evitando inclusive que você venha a ter prejuízos financeiros, o que gera uma experiência favorável. Um outro ponto essencial é o inventário patrimonial de ativo imobilizado.

Que consiste num método onde são feitos registros específicos. Onde são mostrados os bens, montantes de itens e os direitos de caráter permanente dos mesmos.

Certamente, saiba que isso é fundamental para todas as atividades empresariais. Nesse sentido, saiba que o processo é voltado para identificar os seguintes aspectos nos bens:

  • Existência real e física deles;
  • Se eles são ativos operacionais;
  • Condições de utilização;
  • Coletas dos dados físicos;
  • Informações de gerenciamento (administração de unidades);
  • Localizações;
  • Centrais de custos;
  • Responsabilidades;
  • Entre outros pontos.

Só para destacar o inventário de ativo imobilizado pode incluir vários bens. Dentre eles temos os prédios, máquinas, equipamentos, eletrônicos, móveis, imóveis, veículos, e muitos outros tipos.

Qual é a real importância de um inventário patrimonial?

Você viu anteriormente que o inventário patrimonial é essencial para as empresas. Dessa maneira, é interessante intender qual é a importância do documento e seus benefícios.

Com isso, temos que durante a realização dele são destacados alguns pontos (etiquetas patrimoniais):

  • Mostrar que o bem (insumo) pertence a empresa;
  • Indica que há um controle dele por parte da organização;
  • Concede o número da identificação que é único;
  • Controle mais preciso dos ativos;
  • Auxílio nas etapas da conciliação física e contábil.

Desse modo, compreenda que as etiquetas criadas sejam corretamente fixadas. Sendo que o sistema de uso dos bens e seu estado de conservação são outros quesitos observados.

Como resultado, o inventário patrimonial permite com que os itens durem muito mais tempo. Além é claro de gerar uma organização de informações completas em um documento.

Assegurando inclusive contra possíveis furtos, mediante a presença da etiqueta. Uma vez que a mesma não pode ser removida. Em apresentações externas, por exemplo, a proteção aos bens será maior.

Visto que tablets, notebooks, retroprojetores e outros dispositivos podem ser transportados a locais diferentes. Nisso, se faz necessário que eles estejam devidamente registrados.

Vale ressaltar que haverá um registro tanto da entrada quanto da saída dos itens. E o inventário patrimonial controla até mesmo o uso do bem nos espaços externos.

Um ponto importante é que o responsável pelo ativo é identificado. Podendo ser notificado caso ocorra alguma situação atípica com esse item utilizado. O que reforça a segurança e traz transparência para o processo.

Quais são as principais vantagens de contar com um inventário patrimonial?

Agora você já sabe a importância do inventário e no que ele auxilia em uma empresa. De tal forma que quanto mais bem elaborado o documento for, melhores são os ganhos.

Entretanto, saiba que não é só isso, pois ainda há uma grande gama de vantagens. Que são obtidas mediante a implantação do sistema e vemos muitos impactos positivos.

Assim, esteja ciente de que no inventário patrimonial muitas questões são respondidas. Mostrando um direcional a respeito dos bens e de tudo que está relacionado a eles.

Com isso, entenda que as vantagens são muitas ao fazer uso do documento. Nesse sentido, a primeira delas é a aprovação do balanço patrimonial. Onde a auditoria tende a não fazer ressalvas do processo.

Dessa forma, compreenda que o levantamento gera qualidade e também credibilidade. Ao passo que os valores que são publicados no balanço patrimonial da empresa ficam evidentes.

Ou seja, o inventário patrimonial gera uma aprovação facilitada na auditoria. Por isso, entenda que há uma necessidade de individualidade no controle de cada ativo imobilizado.

Além de observar a sua depreciação e manter uma identificação única para ele. Outra vantagem é a diminuição dos prejuízos financeiros, por ser uma ferramenta.

No caso, utiliza-se a gestão do imobilizado para gerar benefícios nos processos. Uma vez que diversos tipos de controles são implementados para uma excelente administração.

Assim, o inventário patrimonial unido a essa gestão consegue:

  • Melhor controle dos bens (localização);
  • Identificar os responsáveis;
  • Criação dos termos de responsabilidade;
  • Controlar os históricos nas manutenções;
  • Efetuar medidas corretivas e preventivas;
  • Implantação de políticas nos procedimentos e nas normas.

Benefícios obtidos na criação do inventário patrimonial

Além de todas as vantagens citadas anteriormente existem alguns outros benefícios. De tal forma que um deles é a garantia nos financiamento. Ou seja, caso a sua empresa necessite realizar tal processo.

Dessa maneira, saiba que haverá bom suporte mediante aos dados que foram levantados. Gerando um ótimo suporte para as operações e enviando informações que são precisas e também tempestivas.

Fazendo com que o inventário patrimonial seja benéfico nos bens que são dados em garantia. Por sua vez, temos a segurança ao contratar os seguros patrimoniais.

Visto que otimizar o suporte da atividade e ajuda a prevenir valores superestimados na contratação. Enquanto que o prêmio se mostra maior para a empresa.

Caso fosse subestimado, não cobriria os bens que sofrem danos (sinistro). Na questão das políticas de reinvestimento (imobilizado) também há o suporte. Que acaba sendo uma vantagem do processo e que traz organização e atualização.

Desse modo, saiba que o inventário patrimonial permite ampliar os investimentos. Mediante a essa inclusão das políticas em renovação do imobilizado.

Certamente, compreenda que as manutenções nos diferenciais são essenciais nas organizações. De tal modo que o próprio reinvestimento dentro do imobilizado serve como um fator chave.

Tanto na parte da manutenção quanto na produtividade gerada. Além de colaborar também nos diferenciais implantados na empresa. Sem dúvida, o documento do inventário patrimonial é de extrema importância. Sendo necessário para o crescimento dos empreendimentos atuais.

Como é feito o inventário patrimonial?

Chegamos a um ponto importante que é o método de construção do inventário patrimonial. E para que ele seja considerado eficiente é preciso ter ao menos 6 etapas cumpridas corretamente.

Vamos conferir abaixo quais são elas e entender como cada uma funciona:

1. Planejamento;
2. Implementação;
3. Levantar e Conciliar;
4. Saneamento;
5. Inclusão das normas e dos procedimentos;
6. Finalização.

Como é feito o inventário patrimonial?

1. Planejamento

O primeiro passo é o planejamento que também é conhecido como a parte do diagnóstico. Onde é observada a real situação atual da empresa e requer várias informações.

De tal forma que é feita uma análise concreta nas necessidades da mesma. Além de definir adequadamente o próprio planejamento. Decerto, entenda que na etapa inicial temos a listagem de todos os bens.

Enquanto que são indicados aqueles que são realmente utilizados. Sendo que incluem os responsáveis (liberação) e outros tipos de questões relacionadas. Por isso, nessa parte o inventário patrimonial começa a ser construído.

2. Implementação

Na segunda etapa temos toda a identificação dos bens que são físicos. Recebendo as numerações e etiquetas com informações seriadas. Com toda a certeza, este é um nível onde você preza pela boa organização dos bens.

3. Levantar e conciliar

Em seguida, você terá a terceira etapa que consiste em diversas análises fundamentais. Dessa forma, temos os seguintes fatores:

  • Saldos (balancete);
  • Padronização nas descrições;
  • Verificação dos bens (contabilizados) e operacionais (ativos);
  • Montagem da reconstituição contábil.

Assim, entenda que o nível 3 do inventário patrimonial é de grande importância. Exigindo o armazenamento das notas fiscais de todos os bens que foram adquiridos.

Uma vez que são essenciais para a fiscalização e comprovação de movimentações na empresa. Além de possibilitar reparos que se mostrem necessários.

4. Saneamento

No saneamento são feitas as remoções nas sobras, tanto físicas quanto nas contábeis. Nisso, entenda que são feitas análises nos casos de modo individual.

Onde temos verificações e busca de certas soluções que se demonstrem adequadas. Com isso, compreenda que o inventário patrimonial terá uma organização otimizada na etapa 4.

Ao passo que o domínio será pleno por parte da empresa em seus funcionamentos. Podendo saber se será preciso contar com vendas ou reparos, entre outras informações.

5. Inclusão das normas e dos procedimentos

Por sua vez, as normas e procedimentos são inseridas durante o processo. Desse modo, você elabora e revisa o que for necessário. Isso inclui as movimentações, utilização dos bens e administração correta.

Enquanto que é uma parte do inventário patrimonial que cria regras, orientações e condutas específicas. Deixando a operação mais segura e com chance de resultados positivos.

6. Finalização

Logo após as cinco etapas antecessoras chegamos a finalização do procedimento. Dessa forma, saiba que nele temos a transformação das informação em formato de relatórios.

Que no caso são escritos ou recebem imagens para facilitar a compreensão. Por certo, saiba que podem os dados podem servir para a elaboração de um manual.

Assim, você pode imprimi-lo ou somente armazenar no sistema digital em nuvem. Já que é um método rápido, prático e altamente seguro para zelar pelas informações.

Inegavelmente, o inventário patrimonial tem muitas exigências e não é algo simples. Só que sua importância fica evidente e a organização que proporciona é de alto nível.

Inventário patrimonial: entenda como fazer e qual a sua importância

O inventário físico

A fim de ajudar na compreensão vamos entender como é feito o inventário físico. Ou seja, você observará cada ponto e as informações que vão ser inclusas nele a cada etapa citada anteriormente.

No caso do documento temos um grau de complexidade que realmente é muito elevado. Uma vez que requer dados e análises mais profundas para gerar um caminho efetivo.

Dessa maneira, saiba que o inventário patrimonial possui 6 etapas. Sendo que cada uma delas tem sua parcela de responsabilidade. Nisso, vamos conferir uma a uma nos próximos tópicos.

Planejamento

Conforme podemos perceber essa é a etapa inicial que ajuda a evitar problema e imprevistos. De tal forma que a definição do escopo deve conter muitas informações, tais como:

  • Locais a serem inventariados;
  • Classes e tipos dos bens;
  • Dados a serem coletados.

Desse modo, as informações consiste em:

  • Número;
  • Filial;
  • Centros de custo;
  • Locais;
  • Descrições;
  • Marcas;
  • Modelos;
  • Conservação;
  • Números (série);
  • Dimensões;
  • Ano (fabricação);
  • Responsáveis.

Já as placas do inventário patrimonial na etapa inicial devem ter:

  • Tipo;
  • Modelo;
  • Tamanho;
  • Material;
  • Formato de fixação;
  • Sequência numérica;
  • Entre outros.

Preparação

Na preparação acontece de fato a organização mais efetiva no processo. Onde temos todos aqueles recursos que fazem parte da operação. Até que seja colocado em prática o inventário.

Veja o que é feito durante essa etapa específica:

  • Aquisição dos materiais para a ativação (trenas, placas, etc);
  • Preparativos para o sistema e de suas bases;
  • Criação do e-book (fotográfico);
  • Desenvolvimento do manual (padrão de emplacamento);
  • Treinamentos;
  • Termos (responsabilidade);
  • Infraestrutura (preparação).

Levantamento

Na terceira etapa do inventário patrimonial temos o levantamento e a conciliação. Dessa forma, saiba que os dados e informações necessárias já foram obtidas.

Por isso, são essenciais os seguintes controles:

  • Administração das placas de patrimônio (cada membro);
  • Controle no andamento deste inventário (locais do projeto);
  • Verificação e administração nos graus de produtividade.

Decerto, entenda que é ideal que os termos de responsabilidade sejam feitos ao concluir o inventário local. Afinal, saiba que isso evitará tipos de inconsistências mediante a possíveis movimentações.

Conferência

Nesse nível do inventário patrimonial está a conferência que vem após as informações serem coletadas. De tal modo que será feita a verificação do que está presente no documento.

Assim, você terá as padronizações nas descrições e também a checagem de possíveis inconsistências, tais como:

  • Marca x modelo: identificar coerências presentes nos dados;
  • Analisar alguns pulos nas sequências;
  • Observar se não faltam informações (complementação).

Por certo, você pode ter de contar com auditorias para a amostragem. Enquanto que as conferências dos bens que são mais relevantes é algo essencial no processo.

Inserir as regras, normas e procedimentos

Chegamos a quinta etapa que consiste na revisão e elaboração das normas. Que servem para controla, movimentar (uso) e conservar o próprio patrimônio da empresa (bens).

Com isso, entenda que tudo que foi levantado anteriormente se torna padrões. Sendo regras, condutas, orientações e algumas normas específicas. Podendo inclusive ser feito um manual para facilitar o entendimento.

Finalização

No processo de finalização do inventário patrimonial é feita a emissão deste relatório. Dessa maneira, saiba que ele tem toda a base física (bens) e possui certas classificações.

Incluindo todos os dados de condições de utilização, responsável e classificação. E conforme já mencionamos poderá resultar em um manual impresso. Ou mesmo ser guardado na nuvem para posterior utilização quando for necessário.

Vale ressaltar que o inventário patrimonial não é fácil e requer um bom conhecimento técnico. Visto que envolve uma série de itens e inclui dados e informações relevantes para a empresa. E o inventário de ativo imobilizado é outro adicional que tem sua importância no documento.

Conclusão

De acordo com o que foi visto no artigo, o inventário é fundamental para o crescimento da empresa. E tudo começa realmente através do ativo imobilizado e segue até as etapas posteriores.

Decerto, o processo inicial (etapa 1) é tido como definitiva para o decorrer do processo. Afinal, compreenda que ela traz:

  • Conciliação contábil;
  • Revisão na vida útil;
  • Testes de recuperação;
  • E outros fatores.

Assim, o inventário patrimonial quando bem estruturado garante suporte para várias decisões. Mediante suas demonstrações contáveis de qualidade e informações valiosas a respeito dos bens.

Dessa forma, saiba que posteriormente ao documento é preciso planejar, revisar e atualizar. Visando contar com uma maior credibilidade nos dados e organização adequada (bens).

Vale mencionar que o inventário patrimonial é feito por pelo menos 63.50% das empresas. E o período de elaboração é anual, por isso é fundamental uma organização plena.

Certamente, você terá grandes vantagens e isso mostra que seu empreendimento tem ótimo controle. Enquanto que mantém seus ativos com uma estruturação de alto nível.

Com toda a certeza, para as empresas que buscam sucesso nos negócios isso é importante. Além de evitar com que haja prejuízos, erros ou eventuais empecilhos que atrapalham as organizações.

Portanto, o inventário patrimonial deve ser elaborado com cautela e atenção. Contando com todos os dados necessários e informações relevantes. Para que no final do processo a empresa tenha benefícios.

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O impacto da falta de gestão de ativos no seu empreendimento
A gestão de ativos está diretamente ligada à governança corporativa e busca identificar, mensurar e controlar o ciclo de vida desses ativos nas organizações.
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