Controle Patrimonial: O que é e como fazer?

O controle patrimonial se tornou uma ferramenta de gestão empresarial fundamental para qualquer empresa. Afinal, essa prática permite que as instituições obtenham informações diversas, principalmente financeiras.

É por meio dessas informações financeiras que o gestor conseguirá gerir melhor o financeiro da empresa. E isso com o objetivo de que essa gestão seja mais eficiente, de modo a aumentar os lucros e reduzir gastos. Além de que as previsões para o futuro financeiro sejam mais assertivas.

Assim, quem gerencia uma empresa é a figura responsável pelo funcionamento da companhia da melhor maneira possível. Por isso, ele precisa compreender o que significa o controle patrimonial para conseguir analisar processos, verificar resultados e planejar soluções. Já que o controle patrimonial, realizado adequadamente, impacta diretamente na instituição.

Ou seja, para que um produto ou serviço se estabeleça no mercado e seja competitivo, o gestor precisa reduzir os custos. E para alcançar esse objetivo o controle patrimonial precisa ser feito de modo adequado.

Caso o gestor queira controlar seu patrimônio, seguir as exigências legais, aumentar a credibilidade da empresa e fazer com ela se sedimente no mercado, deverá aplicar o controle patrimonial. Pois negligenciar esse processo que controla o patrimônio trará consequenciais negativas pela empresa não ter uma visão financeira sobre seus processos.

Portanto, esse artigo foi escrito pelo time da CPCON para auxiliar todos os gestores com suas dúvidas e para conhecerem como o controle patrimonial é essencial.

O que é controle patrimonial?

O controle patrimonial se caracteriza por ser um processo contábil de gestão ou gerenciamento do patrimônio de uma companhia. Ou seja, é por meio desse processo que o gestor acompanhará tudo o que envolve seus ativos e passivos.

Por isso, o gestor precisa compreender que o controle patrimonial é de extrema importância para a instituição e para sua estratégia. Afinal, esse processo contábil proporciona informações e relatórios financeiros atualizados que estejam de acordo com as normas internacionais.

Com isso, a empresa terá mais segurança e credibilidade em realizar decisões para se manter dentro do mercado. O que ocorre por meio do gerenciamento do patrimônio da companhia.

Portanto, a definição de controle patrimonial é que ele é a gestão de todo e qualquer patrimônio de uma entidade. E sua ausência culmina em tomadas de decisão falha sobre a economia da empresa o que pode levar a gastos desnecessários e depreciação de bens.

Mas o que é patrimônio?

O termo patrimônio é proveniente do latim patrimoniu, que se formou pela junção de patri e monium. Ou seja, engloba o conceito de pai e de recebido, o que liga diretamente essa palavra com o significado de herança.

Com isso, a palavra patrimônio tem sua origem desde a antiguidade em que quando o chefe da família, o pai, falecia, seu legado e seus bens eram transferidos para seus filhos ou parentes do sexo masculino.  E esses bens se chamavam de patrimônio.

Com isso, esse conceito de patrimônio continua até os dias de hoje, mas com algumas mudanças. Ou seja, patrimônio são os bens, direitos e obrigações de uma empresa que propiciarão um meio de obter seus objetivos e finalidades. E essa definição se dá para o que a companhia tem que pode se transformar em capital.

Para um patrimônio ser considerado assim, ele precisa seguir dois requisitos obrigatórios:

• Ter valor econômico avaliável em moeda;
• Possuir interdependência dos elementos do patrimônio com uma empresa, para que consiga alcançar certas finalidades.

Além disso, a definição de patrimônio envolve os bens, direitos e obrigações da empresa. E para compreender o patrimônio é preciso entender o conceito de suas três partes:

• Bens são o que a instituição possui e tem valor econômico que se converterá em dinheiro;
• Direitos são o que a companhia tem o direito de receber e que também se converterá em dinheiro;
• Já as obrigações são as dívidas e qualquer processo que resultará em perda de capital.

Ao considerar essas três vertentes, o controle patrimonial permitirá que o gestor identifique, catalogue, monitore e verifique os valores do patrimônio da instituição.

Conceitos importantes para o patrimônio

A área da contabilidade foca no aspecto quantitativo do patrimônio ao considerá-lo como o resultado entre ativos e passivos. Assim, é fundamental que o gestor conheça o significado de cada um e também os diferentes tipos de ativos.

Os ativos são os recursos, bens e direitos, de uma companhia que se transformarão em benefícios econômicos em um futuro. E isso a curto, longo ou médio prazo. Dessa forma, os ativos são a entrada de valores de uma instituição, sendo sempre um saldo positivo.

Já os passivos são as obrigações da empresa. Ou seja, tudo gera a saída dos recursos o que causa uma perda econômica, como as despesas da companhia. E na balança patrimonial da empresa

Ou seja, ao considerar a balança patrimonial, os ativos sempre serão o saldo positivo e os passivos, o negativo. Assim, suas diferenças se baseiam por conta dos fluxos monetários, pois um se refere a entrada de dinheiro e outro a saída de valores.

Dentro dos ativos, há os tangíveis e os intangíveis. Os primeiros são os quais podem ser tocados, como dinheiro, maquinário e estoques. Já ativos intangíveis, os que não têm forma material, como direitos autorais, capital intelectual, softwares e marcas.

Outro ativo importante é o imobilizado. Eles são bens que se destinam à manutenção da empresa e das suas atividades. A empresa consegue verificar e estabelecer diversos aspectos dele, como sua vida útil e capacidade produtiva.

Com os ativos e passivos, o controle patrimonial consegue produzir relatórios que contem informações estratégicas. Essas que impactam em tomar decisões conscientes e precisas pelos gestores.

Por que as empresas devem fazer o controle patrimonial?

É por meio do controle empresarial que a companhia consegue informações sobre seu financeiro. Com isso, é possível gerenciar e planejar o orçamento da companhia de uma maneira mais sólida e com informações transparentes. O que faz com que as informações proporcionem tomadas de decisões baseadas em dados precisos.

O controle empresarial permite quantificar e qualificar os bens, direitos e obrigações da empresa para que seus investimentos se baseiem em suas reais necessidades. Além de prever os custos, gastos e depreciação de ativos mostrando aos investidores seu real valuation.

Portanto, esse controle faz com que a instituição não faça investimentos desnecessários e saiba onde e quando cortas custos.

Outra questão é que por meio do controle empresarial, a empresa passa a atender às exigências do banco. E não ser autuada pela Receita Federal, pois é uma lei brasileira que as informações provenientes do controle patrimonial deverão ser divulgadas de maneira transparente.

Por que o controle patrimonial é importante?

O controle patrimonial consegue melhorar uma empresa, por isso é de extrema importância para as organizações. Com esse controle, a companhia otimizará suas compras para diminuir seus desperdícios, e transmitirá clareza nas suas informações. O que faz com que as auditorias se tornem processos mais fáceis e suas informações financeiras verdadeiras.

Assim, o controle patrimonial produz informações cruciais para que o gestor da instituição tome decisões. E essas decisões se baseiam em informações verdadeiras e transparentes que contribuem com a redução de riscos. Além de diminuir as incertezas financeiras que englobam essas decisões.

Ou seja, esse controle oferece previsibilidade para que a instituição não faça gastos desnecessários e evite despesas imprevisíveis. E sempre busque pelas melhores negociações de preços e de prazos de pagamentos.

Com as informações claras, o mercado verifica que essa empresa seja confiável e, assim, proporciona maior credibilidade a essa companhia. Pela credibilidade, a instituição conseguirá mais investidores.

Outro aspecto é que as informações provenientes do controle patrimonial faz com que a instituição defina o custo de seus produtos ou serviços de maneira mais exata. O que faz com que a precificação dos itens será mais correta.

Além desses benefícios internos para a empresa, pelo fornecimento de informações estratégicas, o controle em questão também é uma exigência fiscal. Ou seja, a legislação brasileira impõe que as instituições a realizarem o controle patrimonial e registrá-lo. O que faz com que além de uma exigência, seja fundamental para mostrar informações empresariais estratégicas.

Controle patrimonial e os fins tributários

O controle patrimonial precisa ser feito seguindo os padrões dos CPCs e com o que a Receita Federal dita. Já que o governo brasileiro exigir que esse controle siga suas regras de depreciação.

No entanto, seguir as orientações e padrões de ambos, faz com que as instituições baseiem seus tributos no Lucro Real.  O que faz com que aproveitem seus gastos de depreciação e, consequentemente, reduzam o calculo do Imposto de Renda. Assim como da Contribuição social sobre o Lucro Líquido.

Vantagens do controle patrimonial para as empresas

Há inúmeras vantagens do controle patrimonial para as companhias que se dividem nos pontos de vista legal, pratico e do valor do mercado de bens. No entanto, em geral, são vantagens comuns:

• Contabilização certa do custo final dos serviços ou produtos ao incluir a depreciação dos itens responsáveis pela produção;
• Gerar relatório sobre taxas de quebra e obsolescência para produzir a projeção do fluxo de caixa;
• Auxiliar na produção do Valuation e do Valor Patrimonial que são fundamentais para operações de compra, venda, fusão ou aquisição;
• Faz com que a instituição tenha um rígido controle sobre seu patrimônio, o que diminui desvios e furtos de bens e de valores;
• Otimização dos processos de compra.

Vantagens do Controle Patrimonial do ponto de vista legal

Do ponto de vista legal, a falta de registro contábil de bens dentro de uma empresa decorrente de um controle patrimonial inadequado pode levar, nos casos mais graves, a autuação da empresa em um caso de Omissão de Receita.

Caso a empresa seja autuada por omissão de receita em um eventual processo, vão incidir sobre ela, além de todos os impostos relacionados não pagos, uma multa progressiva que vai sendo aplicada sistematicamente até que a empresa regularize sua situação.

Por isso sempre é fundamental para a empresa, considerando o ponto de vista fiscal, manter um controle patrimonial adequado e sempre atualizado.

Vantagens do Controle Patrimonial do ponto de vista prático

Do ponto de vista prático, do dia a dia da empresa, o controle patrimonial também tem suas vantagens.

Uma empresa que tem um rígido controle sobre os seus bens, tombando e registrando seu patrimônio, gerenciando corretamente as movimentações dos ativos, corre muito menos risco de sofrer penalizações pelo fisco. E também de ter seu patrimônio furtado, desviado ou até mesmo perdido.

Pode até parecer insignificante se pensarmos em casos isolados. Mas somando ao longo de um ano inteiro, pequenas perdas, furtos ou desvios podem fazer uma bela diferença.

Ou seja, estamos na era da eficiência, da sustentabilidade e da economia nas empresas. Por isso o desperdício de recursos deve ser sempre minimizado.

Vantagens do Controle Patrimonial do ponto de vista do valor de mercado dos bens

Quando uma empresa não atualiza os valores de mercado, e pior, quando nem conhece o valor correto de mercado dos seus bens, é prejuízo na certa.

Portanto, vamos admitir o caso em que a empresa tem um catálogo completo de todos os bens pertencentes a mesma, e que, tudo está registrado e lançado contabilmente.

Esse fato já garante que a empresa não se enquadra em um caso de Omissão de Receita, e isso é muito bom. No entanto, embora pareça um cenário ideal, é apenas meio caminho andado para um processo de controle patrimonial efetivo.

A empresa é um ambiente dinâmico, o controle patrimonial também deve ser um processo dinâmico. E ele deve sempre ser atualizado periodicamente com o controle de movimentação de seus ativos, gestão das baixas e aquisições, e controle dos bens auditados por inventários cíclicos.

Essa questão é especialmente crítica no caso dos imóveis. Esses que são bens de alto valor e que sofrem grandes oscilações.

Assim, a empresa pode ter um imóvel muito mais valorizado do que os registros apontam. E isso pode trazer também um bom prejuízo no momento da venda do mesmo. Sem contar que detendo um patrimônio menor, a empresa pode oferecer menos garantias em operações de crédito do que deveria, o que limita bastante a captação de recursos.

Seja direta ou indiretamente, a realização do controle patrimonial sempre traz benefícios para a empresa, no curto, médio e longo prazo. 

5 etapas para um controle patrimonial eficiente

Há 5 etapas principais para esse tipo de controle ser efetivo. Por isso, o gestor tem que entendê-las para aplicá-las em seu controle patrimonial e garantir que seu negócio alcance seus objetivos.

Etapa 1: Inventário

A primeira etapa para gerar o controle do patrimônio é realizar um inventário. Essa etapa se caracteriza por vistoriar, de modo completo, tudo que a instituição possui de bens e suas características técnicas. Na vistoria se analisa completamente a conservação em que os bens se encontram para determinar seu valor real.

Assim, ocorre um mapeamento total de todos os bens da empresa, sejam ativos tangíveis ou intangíveis. E esse mapeamento mostra o cuidado periódico e o período de uso dos ativos.

Etapa 2: Avaliação dos ativos

Os ativos são fundamentais para uma empresa, assim como verificar e determinar o valor justo de todos eles. Uma empresa precisa saber os valores reais, residuais e atualizados de todos os seus bens. E isso para conseguir se planejar financeiramente e saber quando substituir seus ativos e qual é o preço da aquisição de novos. Além do preço que adquirirá por cada bem.

Etapa 3: Revisão da vida útil de cada ativo

A terceira etapa se caracteriza por avaliar e considerar a vida útil de cada ativo periodicamente. Assim, determina-se a possibilidade da empresa receber algum retorno financeiro por seus bens.

É por meio dessa revisão que também se conhecerá dados importantes dos ativos como sua depreciação, amortização e obsolescência.

Etapa 4: Determinação das taxas de depreciação

Todo ativo tangível sofre depreciação. Ou seja, ao decorrer de sua vida útil, ele perde seu valor, seja por uso, desgaste natural ou obsolescência. Para as instituições, a depreciação se torna um percentual de valor contábil que se desconta segundo a expectativa de vida útil do item ou serviço.

Assim, ao determinar as taxas de depreciação de um bem, a empresa saberá o quanto um ativo perderá de valor ao longo do tempo. Encontra-se essa taxa com as informações do valor do ativo e do valor residual e ao analisar ao restante da vida útil do produto ou serviço.

Etapa 5: Teste de Impairment

A última etapa para um controle patrimonial eficiente é o teste de Impairment. Do inglês, Impairment significa deterioração, ou seja, esse teste, que também se chama de teste de recuperabilidade dos ativos, consiste em averiguar se os ativos de uma empresa estão desvalorizados.

Pelo teste, que deve ser anual, a empresa verifica o valor dos seus ativos. Assim, consegue reconhecer se eles estão desvalorizados, de modo que seu valor contábil exceda seu valor justo. Além disso, se o ativo estiver desvalorizado, o gestor terá a informação que precisa para tomar decisões corretas e estratégicas sobre ele.

Qual a importância do controle patrimonial no setor público?

Esse tipo de controle surgiu como um resultado da evolução e complexidade da área da administração e da contabilidade. Assim, tanto na área pública quanto privada, ele é um instrumento essencial para garantir os melhores resultados dentro dos processos organizacionais.

Ao considerar a eficiência, o valor e a relevância do controle patrimonial, ele se tornou indispensável para os órgãos públicos. E isso por proporcionar responsabilidade, agilidade e transparência dentro das empresas públicas.

Portanto, todas as empresas precisam controlar seu patrimônio de modo eficiente para se estabelecerem dentro do mercado competitivo e crescente.  E uma das ferramentas essenciais para esse processo no setor público é o inventário.

O inventário funciona como um instrumento de controle que organiza e analisa todos os produtos e serviços permanentes e de consumo. Além de, também, apresentar a valoração do patrimônio.

O objetivo do inventário é mostrar os saldos existentes e as irregularidades para que os órgãos públicos tomem as medidas cabíveis. E isso para melhor gerenciamento e controle das decisões.

Além disso, o controle patrimonial no setor público infere na compreensão dos ativos imobilizados. Pois esses impactam o órgão publico pelo valor agregado que impõe aos seus bens tangíveis e intangíveis.

O controle patrimonial também apresenta informações transparentes, mensuráveis e coerentes para a sociedade. Já que os órgão públicos precisam prestar contas para a sociedade para provar sua integridade e cumprimento das leis.

Como o controle de patrimônio em uma empresa influencia na gestão orçamentária e no seu resultado?

Muitas empresas não consideram a vida destinada à produção de seus ativos, mesmo que essa vida útil tenha impacto na economia da companhia. Por isso, o controle patrimonial é essencial, afinal ele demonstra e determina a vida útil de um ativo.

Com isso, o gestor consegue planejar a compra de um ativo semelhante para que não fique sem um bem essencial.  E, com o planejamento, é possível pesquisar os melhores preços e escolher os prazos para pagamentos. Além de evitar que a produção do bem ou serviço seja interrompida pela falta do ativo.

Ao determinar o impacto da vida destinada à produção de um ativo e suas tarifas de depreciação, o gestor consegue verificar se há o uso corretor desse bem. Como, por exemplo, saber se há o mau uso dele por falta de zelo ou de manutenções, assim como se há furtos ou se ele o ativo está em um lugar correto.

Tudo isso pode influenciar não só no retorno do ativo, mas também no retorno da produção dos bens e serviços.

Portanto, a empresa precisa determinar o controle do patrimônio para conhecer a vida útil remanescente de um ativo. É por meio dessa informação que saberá o quanto esse ativo continuará a contribuir com o financeiro da companhia. Além de quando comprar outro para substituí-lo.

Em relação aos ativos e a sua vida útil, é sempre bom contar com a previsibilidade dele e das informações para evitar problemas e despesas inesperadas.

Atualize anualmente o controle patrimonial

Assim como qualquer outro documento e registro, esse controle precisa seguir uma regularidade. Isso acontece porque as informações e dados mudam recorrentemente dentro de uma instituição.

O controle patrimonial auxilia no planejamento estratégico e no orçamento empresarial, por isso precisa sempre ser atualizado. De maneira a ter os dados mais atuais e verossímeis possíveis.

Dessa forma, o gestor poderá contar com a ajuda de algumas técnicas e atividades para manter o controle do patrimônio atualizado. Dentre elas estão fazer um fluxograma das atividades e um diagrama de mapeamento dos ativos.

Softwares também são aliados para gerir dados e informações como a relação de bens, principalmente dos tangíveis. Pois são esses que têm uma vida útil e precisam de manutenções.

Mapear os ativos, suas normas e procedimentos também é fundamental. Com isso, as informações podem constar em manuais com normas e procedimentos que registrem todos os ativos. Assim como a necessidade de manutenção e quais transferências e baixas ocorreram.

A boa realização do Controle Patrimonial e a sua repercussão na empresa

O processo de administração de uma empresa, seja qual for o seu tamanho e a sua área de atuação, não é uma tarefa fácil. Afinal, esse processo envolve pagamentos, faturamento, e despesas.

Assim, acompanhar o dia a dia da produção ou então o dia a dia da realização dos serviços, acaba consumindo a capacidade produtiva da equipe. O que faz com que sempre sobre pouco tempo para questões mais técnicas das gestões tais como o Controle Patrimonial.

Portanto, negligenciar o controle patrimonial pode trazer desvantagens e até mesmo punições legais para as empresas e para seus gestores.

Qual é a função de uma assessoria contábil nesse processo?

O controle patrimonial empresarial é um processo que não pode ser negligenciado. Por isso, os gestores de uma empresa precisam contar com ajuda especializada que possui conhecimento técnico e experiência na área.

O grupo CPCON tem mais de uma década de atuação com assessoria contábil no Brasil e no mundo. Sendo uma empresa especializada em projetos de implantação de controles, gestão e avaliação patrimonial. Além de também ser especialista em controle de inventários e de ativos.

Dessa forma, contratar o CPCON e seus serviços é uma excelente solução para todas as empresas que querem auxilio no processo do controle patrimonial.

Pois a empresa oferece para seus clientes todas as ferramentas e auxílio no controle patrimonial e na análise estratégica das informações dos relatórios.  Assim como avaliar quais as atividades gerarão uma gestão mais segura e rentável economicamente.

Contate o grupo CPCON agora mesmo e faça sua empresa prosperar, lucrar e se estabelecer no mercado cada vez mais! Além disso, acompanhe nossos artigos e saiba mais sobre os temas de gestão e avaliação de ativos.

Duvidas Frequentes sobre Sistemas de Controle Patrimonial