Gestión de activos e inventario

O processo de implantação de gestão de ativos com RFID para a Caixa Econômica Federal, feito pela CPCON, envolveu o inventário de mais de 2 milhões de ativos, em mais de 5.500 localidades, 225 Colaboradores, num prazo recorde de 5 meses de campo. Foi o maior projeto de inventário já realizado num segmento bancário, com uso desta tecnologia, até o momento, no Brasil. O processo foi executado, em fases, considerando as seguintes etapas:

• Levantamento de requisitos: A CPCON realizou uma análise detalhada das necessidades do Banco em termos de gestão de ativos, incluindo as áreas em que o RFID seria mais benéfico, o número de ativos a serem gerenciados, o número de localidades envolvidas e o prazo para a conclusão do projeto.
• Seleção de fornecedores: A CPCON realizou uma pesquisa de mercado para selecionar os fornecedores de tecnologia RFID que atendessem os requisitos da Caixa. Escolhidos os fornecedores mais adequados, considerando fatores como custo, qualidade e prazo de entrega, coube a CPCON a concentração de todos os testes, homologação e amadurecimento da tecnologia para aplicação em larga escala.
• Testes de campo: Antes de iniciar o inventário, a CPCON realizou testes de campo em algumas localidades para avaliar a eficácia do sistema RFID. Esses testes foram muito importantes para identificar problemas e ajustar o sistema antes de implantá-lo em larga escala.
• Preparação de etiquetas RFID: Para identificar os ativos com o RFID, a CPCON preparou as etiquetas RFID com as informações de cada ativo. Essas etiquetas foram afixadas em cada ativo, usando toda sistemática de controle de especialidade da CPCON, o que colaborou para o sucesso do projeto.
• Implantação do sistema RFID: Com as etiquetas RFID preparadas, a CPCON implanta o sistema RFID em todas as localidades da Caixa, inclusive em agências localizadas nas mais remotas regiões do Brasil. Isso envolveu a instalação de leitores RFID, software de gerenciamento de inventário e outros equipamentos necessários, culminando num alto investimento feito em tecnologia, feito pela CPCON e disponibilizado para o uso no projeto da CAIXA.
• Coleta de dados: Com o sistema RFID em funcionamento, a CPCON coleta dados dos ativos, bem como, fotografias e termos de responsabilidade sobre cada ativo inventariado, que passou a ser responsabilidade dos gestores, pós etapa de inventário. Esse processo foi feito de forma automática e em tempo real, o que reduz o tempo e o esforço necessários para formalização dos processos de controle, implantação dos dados e confiabilidade das informações.
• Análise de dados: Com os dados coletados, a CPCON analisa as informações para identificar problemas e oportunidades de melhoria. Essa análise ajuda o Banco a tomar decisões relacionadas sobre melhoria do processo de gestão de seus ativos.
• Treinamento de usuários: Para garantir que o sistema RFID seja utilizado de forma adequada, a CPCON fornece treinamento para os usuários do sistema. Isso inclui treinamento em como utilizar o software de gerenciamento de inventário e como fazer a leitura das etiquetas RFID, teste de leitura e solução de problemas comuns de um inventário dessa magnitude.
• Ajustes finais: Após a implantação do sistema RFID e a coleta de dados, a CPCON realiza ajustes finais no sistema para garantir que ele esteja funcionando adequadamente.
• Entrega do projeto: Finalmente, a CPCON entrega o projeto com as metas batidas, dentro das melhores expectativas da Caixa. Esse processo inclui a entrega de relatórios com informações sobre todos os ativos do Banco Caixa e recomendações para a gestão de seus ativos no futuro, detalhamento dos ativos, listagem e termo de responsabilidade por usuário, além de uma reserva técnica de etiquetas para uso futuro nas aquisições ou substituições de ativos.