Modernizando la gestión de su cadena de suministro con la tecnología RFID: Del esfuerzo manual a las decisiones basadas en datos automatizados.

Gestión De La Cadena De Suministro Con RFID.

Los sistemas RFID cambian las reglas del juego de la gestión de la cadena de suministro. Como tecnología de seguimiento, la RFID sustituye a los códigos de barras para proporcionar un escaneo masivo de artículos, almacenamiento de datos y propiedades de generación de informes de datos en tiempo real.

De hecho, el valor empresarial que los sistemas RFID aportan a la gestión de la cadena de suministro reside principalmente en los datos que permiten tomar mejores decisiones empresariales y mejorar la eficiencia de los procesos.

Por ejemplo, los datos RFID en campo permiten a los departamentos de finanzas, logística y operaciones descubrir nuevos patrones en la gestión de inventarios que aportan más inteligencia a un proceso empresarial de la cadena de suministro; automatizando de las operaciones y la gestión de la cadena de suministro.

Gestión de la cadena de suministro: Visión general.

Desde la adquisición hasta la entrega del producto final, la Gestión de la Cadena de Suministro es el proceso de gestión de todo el flujo de bienes y/o servicios para maximizar la calidad, la entrega, la experiencia del cliente y la rentabilidad. Una gestión eficaz de la cadena de suministro minimiza los costos, los residuos y el tiempo en el ciclo de producción. Al anticiparse a la escasez de un producto, la compañía identifica posibles problemas en la entrega del producto para aplicar enfoques correctivos.

Otra forma en que una gestión eficaz de la cadena de suministro minimiza los costos es mejorando la asignación del inventario disponible al prometido, ya que los datos ayudan a asignar dinámicamente los recursos en función de la demanda y los pedidos reales. Lo anterior reduce significativamente los errores en los pedidos.

¿Qué es la RFID (Radio Frequency Identification)?

La RFID (Radio Frequency Identification o Identificación por Radio Frecuencia) es una tecnología de seguimiento que utiliza ondas de radiofrecuencia para identificar objetos. A diferencia de los códigos de barras, las etiquetas RFID no están limitadas por la línea de visión para el escaneado y pueden leerse varias etiquetas simultáneamente. Además, se pueden reutilizar y reescribir los datos varias veces. Las etiquetas RFID pueden integrarse con lectores de datos (o antenas RFID) para proporcionar y almacenar información sobre la ubicación. Mientras que los lectores se instalan en los puntos de entrada y salida; que suelen ser las zonas de recepción, las funciones de entrada en almacén y las zonas de envío, las etiquetas RFID suelen añadirse al proceso de producción en curso, incrustarse en la caja o añadirse a la unidad (caja, palé, etc.) antes del envío. A continuación, se presenta un ejemplo de datos RFID, que muestra registros EPC (Electronic Product Code o Código Electrónico de Producto) de cada artículo.

En esta tabla, se registran los datos obtenidos por el sistema RFID para el control de un almacén. Se utiliza la identificación por radiofrecuencia para etiquetar cada producto o elemento almacenado y monitorear su ubicación y tiempo de permanencia en el almacén.

La tabla muestra la información registrada de cada elemento: el ID de la etiqueta RFID, la fecha y hora de entrada al almacén, la fecha y hora de salida del almacén, y la ubicación en el almacén. Al utilizar la tecnología RFID para el control de almacenes, se puede mejorar la eficiencia en la gestión del inventario y el seguimiento de los movimientos de los elementos almacenados, lo que ayuda a optimizar los procesos de almacenamiento y reducir el riesgo de pérdidas y errores en la gestión del inventario.

La RFID rastrea los movimientos de inventario para optimizar las decisiones empresariales sobre retiradas de productos, precisión de envíos ASN, control de calidad de los productos y control de inventario.

Tradicionalmente, los sistemas de almacén adolecen de ineficiencias debidas a esfuerzos manuales y errores humanos, lo que reduce la precisión de los niveles de inventario, disminuye el rendimiento y aumenta los costos de mano de obra. La mayor parte de la mano de obra se dedica a las operaciones de manipulación del producto, en las que tiene lugar el proceso de verificación de la ubicación del inventario y del producto antes de su expedición.

A medida que los lectores capturan y registran los datos de las etiquetas de los palés (a través de una serie de ubicaciones de lectura RFID) el sistema RFID rastrea el movimiento del inventario desde su llegada al centro de distribución (DC) hasta el final de su vida útil en la trituradora de cajas, y registra registros detallados de fechas, horas de movimiento y ubicación. Esto ayuda a tomar decisiones empresariales sobre el seguimiento de las retiradas, la precisión de los envíos ASN (Advanced Shipping Notice), la aceleración del tiempo de envío, el seguimiento de la calidad del producto y la precisión de los niveles de inventario.

Por ejemplo, Gillette ha utilizado datos RFID para trasladar un producto de la trastienda a la estantería antes de que comenzara una promoción, lo que se tradujo en un 48% más de ventas (Delen et al., 2009).

La RFID aumenta la precisión de los niveles de inventario, a la vez que optimiza recursos, costos y tiempo en la recepción de palés y la preparación de ASN (Advanced Shipping Notice).

La operación de recepción requiere mucho tiempo y mano de obra. Las organizaciones utilizan desde sistemas de códigos de barras (o incluso hojas de cálculo) para gestionar y controlar los niveles de inventario. Sin embargo, los sistemas de códigos de barras requieren que los recursos de la organización escaneen manualmente cada caja de producto de forma individual en la recepción de palés, y esto puede provocar errores en la recopilación de datos (por ejemplo, contar mal los artículos) y largos trayectos de verificación.

Con el etiquetado RFID, los productos y palés recibidos pueden leerse automáticamente en un portal de la puerta de recepción, lo que garantiza la correcta recopilación de datos, acelera su verificación y optimiza la asignación de recursos. Gillette ha constatado una reducción de 20 a 5 segundos en el tiempo de recepción mediante el uso de la lectura RFID para generar eficiencias en la mano de obra y los procesos (Delen et al., 2009).

Además, el etiquetado RFID de productos y palés elimina la necesidad de largas y costosas auditorías de inventario de pared a pared, ya que pueden leerse y verificarse simultáneamente con un lector RFID portátil o de mano para agilizar las auditorías, es decir, pueden leerse más de 100 etiquetas por segundo. Todos los errores o discrepancias pueden minimizarse o eliminarse. Las RFID reducen el número de errores y mejoran la precisión del inventario, lo que redunda en una mejor gestión y control del mismo.

Así mismo, las cargas de palés mixtos hacen que la preparación de los Avisos de Embarque Anticipados (ASN) sea un proceso largo y laborioso. Esto supone para la organización un riesgo potencial al enviar palés al cliente equivocado. Mediante la instalación de lectores RFID en las puertas de embarque, las dificultades para comprobar la integridad del pedido en el muelle de embarque pueden resolverse adecuadamente, contribuyendo a mejorar los niveles de ASN.

La tecnología RFID puede ayudar en la gestión de ASN (Advanced Shipping Notice) de varias maneras. Un ASN es una notificación electrónica que se envía de un proveedor a un cliente, informando que se ha enviado un pedido y proporcionando detalles como el contenido del envío, la cantidad, la fecha de envío, etc.

Aquí hay algunas formas en que la tecnología RFID puede mejorar la gestión de ASN:

• Mejora la precisión de la información: El uso de etiquetas RFID para identificar los productos y paquetes enviados puede mejorar la precisión de la información proporcionada en el ASN. Esto se debe a que las etiquetas RFID pueden leerse automáticamente y con mayor precisión que las etiquetas manuales o códigos de barras.
• Facilita la recepción de mercancías: La tecnología RFID puede ayudar a automatizar el proceso de recepción de mercancías. Al utilizar lectores RFID, se puede leer automáticamente la información de las etiquetas RFID y actualizar los sistemas de gestión de inventario sin la necesidad de intervención manual.
• Reducción de errores: Al automatizar el proceso de lectura de las etiquetas RFID, se reduce la posibilidad de errores humanos y, por lo tanto, se reduce el riesgo de información inexacta o malinterpretada en el ASN.
• Mayor visibilidad de la cadena de suministro: Al utilizar etiquetas RFID, se puede realizar un seguimiento más preciso y en tiempo real del movimiento de los productos a través de la cadena de suministro. Esto proporciona mayor visibilidad y transparencia, lo que puede ayudar a mejorar la eficiencia y la toma de decisiones en la cadena de suministro.

La tecnología RFID puede mejorar la precisión de la información, facilitar la recepción de mercancías, reducir errores y aumentar la visibilidad de la cadena de suministro en el contexto de la gestión de ASN.

Los datos RFID proporcionan una mayor visibilidad del ciclo de cajas y los procesos de manipulación.

La colocación manual de pedidos y la falta de visibilidad en el inventario de la trastienda se reflejan en un derroche innecesario de recursos humanos y esfuerzos de manipulación, y provocan otros riesgos potenciales para las operaciones (por ejemplo, daños en los productos). Durante el proceso de traslado de mercancías de la trastienda a la sala de ventas, los datos RFID registran cada etapa del movimiento del ciclo de cajas. Esto significa que se puede hacer un seguimiento de cualquier devolución (dos viajes) al almacén de la trastienda y aplicar medidas correctivas.

También se puede utilizar el sistema para verificar si existe actualmente una caja en la trastienda, lo que mitiga los riesgos de errores en la colocación manual de pedidos y de reaprovisionamientos innecesarios. Obsérvese que, si existe una caja, se puede utilizar un lector RFID de mano (portátil) para localizar fácilmente el artículo sobre el terreno. Gracias al uso de datos RFID, el gigante minorista Wal-Mart ha conseguido reducir en un 10% los pedidos manuales innecesarios y en un 26% las roturas de stock, lo que se traduce en un sistema de pedidos y previsiones más eficaz.

Los datos RFID proporcionan una mayor visibilidad de la política de inventario “Just-in-Time” del centro de distribución.

La tecnología RFID puede ser muy beneficiosa para la política de inventario Just in Time (JIT), que es un método de gestión de inventario que se enfoca en reducir al mínimo la cantidad de inventario en stock, al mismo tiempo que se asegura de que se tenga la cantidad suficiente de inventario disponible para cumplir con la demanda del cliente.

La permanencia de productos en inventario en un Centro de Distribución afecta a la Política de Inventario Justo a Tiempo, que se esfuerza por controlar cuando los productos deben llegar al “CeDis”. Mediante el uso de datos RFID, se puede controlar y determinar el tiempo empleado por un artículo y sus métricas de rendimiento en las operaciones de la cadena de suministro. De este modo se identifican las posibles causas de los cuellos de botella y los problemas de reordenación del inventario para mejorar la holgura innecesaria, mejorar las previsiones y agilizar la gestión de la cadena de suministro. La tecnología RFID puede ayudar a las empresas a implementar una política de inventario Just in Time al proporcionar un inventario preciso en tiempo real.

A continuación, se presentan algunas formas en que la tecnología RFID favorece a la política de inventario Just in Time:

• Control de inventario en tiempo real: La tecnología RFID permite a las empresas llevar un registro en tiempo real de los niveles de inventario en su almacén o tienda. Esto significa que pueden mantener un inventario preciso y actualizado, lo que les permite realizar pedidos justo a tiempo y reducir al mínimo la cantidad de inventario en stock.
• Mejora de la eficiencia: Al tener un inventario preciso en tiempo real, las empresas pueden evitar la acumulación de inventario y las obsolescencias. Esto significa que pueden mejorar la eficiencia de sus operaciones y reducir los costos asociados con el almacenamiento y la eliminación de inventario no vendido.

La tecnología RFID reduce el Efecto Bullwhip (Efecto Látigo) para promover un menor desperdicio de inventario.

El efecto Bullwhip es una distorsión de la demanda que ocurre en la cadena de suministro cuando pequeñas variaciones en la demanda de los consumidores se amplifican a medida que se propagan hacia atrás en la cadena de suministro, lo que puede resultar en una variabilidad excesiva de la demanda, aumento de los costos de inventario y una mala utilización de los recursos.

Una gran parte del inventario en curso se deriva de la falta de información sobre la demanda real de clientes y distribuidores, en la que la volatilidad de la demanda se amplifica aún más por el efecto Bullwhip. Esta información y estos datos pueden obtenerse con la implementación adecuada de RFID para ayudar al fabricante a producir según la demanda del distribuidor y no según la demanda real del cliente, lo que reduce el desperdicio de inventario en la cadena de suministro y garantiza la disponibilidad del producto.

La tecnología RFID puede ayudar a reducir el efecto Bullwhip en la cadena de suministro al proporcionar una mayor visibilidad y precisión de la información de inventario y de la demanda en tiempo real. Al tener un inventario preciso y actualizado en tiempo real, las empresas pueden responder rápidamente a las fluctuaciones de la demanda de los consumidores y ajustar su producción y envío en consecuencia.

Además, la tecnología RFID puede ayudar a reducir la variabilidad en la cadena de suministro al proporcionar información más precisa sobre los tiempos de entrega y los niveles de inventario. Con esta información, las empresas pueden planificar mejor sus compras y programar la producción para evitar la acumulación de inventario y los costos asociados con la sobreproducción.

Otra forma en que la tecnología RFID puede reducir el efecto Bullwhip en la cadena de suministro es al mejorar la colaboración y la comunicación entre los socios comerciales. Al compartir información en tiempo real, los socios comerciales pueden tomar decisiones basadas en datos precisos y no en conjeturas, lo que puede ayudar a reducir la variabilidad en la cadena de suministro.

La tecnología RFID puede ayudar a reducir el efecto Bullwhip en la cadena de suministro al proporcionar una mayor visibilidad y precisión de la información de inventario y de la demanda en tiempo real, mejorar la colaboración y la comunicación entre los socios comerciales y reducir la variabilidad en la cadena de suministro.

La comunicación de datos con tecnología RFID en tiempo real, ayuda al cumplimiento de las secciones 409 y 802 de la Ley SOX (Sarbanes-Oxley).

La ley Sarbanes-Oxley (SOX) es una ley estadounidense que se promulgó en el año 2002 con el objetivo de mejorar la transparencia y la responsabilidad en la gestión financiera de las empresas cotizadas en bolsa. Aunque la ley SOX es de aplicación en Estados Unidos, su impacto se ha extendido a nivel global, ya que muchas empresas extranjeras que cotizan en la bolsa estadounidense están sujetas a su cumplimiento, incluyendo México. Las empresas mexicanas que cotizan en la bolsa estadounidense deben cumplir con sus disposiciones, mientras que algunas empresas mexicanas han adoptado voluntariamente sus estándares para mejorar su gestión financiera.

En México, la aplicación de la ley SOX se enfoca principalmente en las empresas que cotizan en la bolsa estadounidense, ya que deben cumplir con las disposiciones de la ley SOX para poder seguir siendo cotizadas en dicha bolsa. Para ello, estas empresas deben cumplir con las regulaciones y auditorías que exige la Comisión de Valores de Estados Unidos (SEC, por sus siglas en inglés), y que se basan en los requerimientos establecidos por la ley SOX.

Además, algunas empresas mexicanas han adoptado voluntariamente las disposiciones de la ley SOX como una forma de mejorar su gestión financiera y aumentar la confianza de sus inversionistas y accionistas. En estos casos, las empresas pueden implementar políticas y procedimientos internos que se ajusten a los estándares de la ley SOX, y realizar auditorías internas y externas para verificar su cumplimiento.

Las secciones 409 y 802 de la Ley SOX exigen la participación directa de los sistemas de información, como los ERP. Por un lado, la Sección 409 de la Ley SOX exige la divulgación rápida y actual de cualquier cambio material en la situación financiera y el funcionamiento de la empresa en un plazo de cuatro días. Esto significa que las empresas que actualizan sus datos y sistemas en lotes semanales o mensuales no cumplen la sección 409 de dicha Ley.

Al conectar los datos RFID al ERP de la empresa, las empresas pueden recibir datos en tiempo real de los sistemas de seguimiento RFID sobre sus activos fijos, inventarios y cualquier otra información de gestión; lo que permite elaborar informes rápidos y precisos sobre la situación financiera y las operaciones. Por otro lado, la sección 802 de la Ley SOX exige la conservación de datos inmutables de cualquier cambio material en la divulgación de información de la empresa.

Con la integración de tecnología RFID en los procesos empresariales, los sistemas RFID/ERP registran datos detallados de los movimientos de inventario y un historial completo de la introducción de esos datos. Esto garantiza una gestión adecuada de los cambios y la conservación de los datos para su uso futuro y la elaboración de informes de conformidad con la Sección 802 de la Ley SOX.

¿Por dónde empezar con CPCON si está pensando que la tecnología RFID puede ayudarle?

El punto de partida más adecuado es reevaluar aquellos procesos empresariales y controles internos que desearía poder automatizar. Por ejemplo, se puede optar por agilizar las tareas de gestión de la cadena de suministro con la implantación de sistemas RFID en sus almacenes, centros de distribución y/o tiendas. Al integrar los sistemas RFID con los sistemas ERP o WMS, las empresas eliminan la introducción manual de datos, el escaneado individual, la verificación de datos (conciliación) y la búsqueda manual de palés. Además de crear una mayor visibilidad para las operaciones de la cadena de suministro.

CPCON tiene una amplia experiencia en guiar a las empresas dirigiéndolas a las soluciones de procesos empresariales y tecnología RFID avanzada. Permítanos ayudarle a empezar hoy mismo.

Obras citadas.

Delen, D., Hardgrave, B. C., & Sharda, R. (2009). RFID for better supply-chain management through enhanced information visibility. Production and Operations Management, 16(5), 613-624.