Inventário de Ativos

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Longos processos e imprecisões na coleta de informações dos inventários, no qual os dados físicos não correspondem aos dados contábeis e/ou valores fechados na contabilidade não pertencem correspondência no físico, causam desafios operacionais e problemas físico-contábil para as organizações e gestores. A existência de imprecisão nos registros contábeis do ativo imobilizado (como, por exemplo, ativos inexistentes, ativos agrupados, erros nas descrições, e entre outros) tende a resultar em imprecisões ou faltas nas descrições dos ativos (ex: fabricante, modelo, número de série e mais), erros na determinação da vida útil e nos cronogramas de depreciação, falta ou pouco uso de etiquetas de identificação, compras de equipamentos e documentação inadequada de movimentações dos ativos.

Com o maior enfoque na precisão em coleta de dados e relatórios abrangentes, o Grupo CPCON tem vasta experiência na realização de serviços de inventário físico de ativos, além de auxiliar os departamentos de Contabilidade, Patrimônio, Logística, Finanças e Seguros nas organizações com o cadastramento, definição de localidades, escolha de etiquetas, codificação, levantamento de dados, determinação da vida útil dos bens, caracterização dos itens e estrutura de controle, e implantação do ciclo de vida dos ativos imobilizados. Fornecendo o cadastro de ativos fixos: limpo, revisado e auditado. Todo trabalho é executado visando a atualização futura, com uso de tecnologias de ponta (RFID ou Código de Barras), para implantar a gestão eficiente e o ciclo de vida desses ativos dentro da organização. Também, não somente entregamos os dados do inventário de ativos completos, padronizados, precisos, e com número de etiqueta de ativo rastreável, mas também fornecermos as fotografias, localização (e entre outros) direto no sistema de gestão de inventários.

Como empresa líder em Gestão e Controle Patrimonial, nós temos apoiado diversos clientes a implantar às melhores práticas, serviços de inventários e soluções customizáveis, através de sistemas de RFID ou Código de Barras, softwares, antenas, leitores (coletores fixos ou portáteis), criação de Dashboard inteligente, e aplicativo mobile de coleta de dados, para promover maior transparência e eficiência em controles internos. Nossas soluções de sistemas e softwares em controle físico é toda baseada em nuvem (cloud-based solution) e com possibilidade de integração a sistemas de backend ERP (como SAP, Oracle, IBM, etc.) para atualização de dados automáticos, emissão de relatórios completos e reporte de dados customizáveis voltados a B.I. (inteligência) e análise de dados.

Como é a metodologia de inventario físico praticado pelo Grupo CPCON?

Além dos aspectos legais, ambientais, conforme legislação vigente, um bom planejamento dos serviços, irá definir todas as medidas e metas operacionais específicas, para levar a cabo todo projeto de gestão de ativos ou estoques.

Nesta etapa, iremos conhecer o ambiente de trabalho, os profissionais envolvidos, a estrutura operacional de suporte e outros assuntos específicos de cada projeto.

Após o recebimento das informações solicitadas na etapa anterior, faremos uma análise minuciosa com foco total em compatibilizar estas informações com o objetivo dos trabalhos. É normal a necessidade de informações adicionais, que serão devidamente formalizadas tais como tipo de etiqueta que será utilizada, se já estoque ou não, locais, bens em poder de terceiros, etc…

Com a base de dados devidamente analisada, partimos para a integração das equipes, afinal, você não vai abrir a porta da sua casa para estranhos, não é verdade? Temos muito orgulho em poder formar profissionais para o mercado, somente nos últimos 10 anos, passaram pela CPCON mais de 800 profissionais de inventário e de conciliação. Muitos desses, inclusive, se lançaram numa carreira profissional independente, o que nos enche de orgulho. Com base na 

integração das equipes, podemos avançar na elaboração do cronograma do projeto. 

 

Nosso cronograma de execução será o balizador da execução dos processos definidos na etapa de planejamento, devidamente validado pelas partes, serão a partir desse momento, inseridos no sistema de gestão de projetos, em Power BI, para acompanhamento no Dashboard da execução dos trabalhos. Independentemente do tamanho da Empresa, este processo se faz presente em nossa Organização.

Com uso de coletores de dados e ferramentas modernas, banco de dados em nuvem, e todo aparato operacional, da maior estrutura de serviços de inventário do Brasil, somos capazes de coletar simultaneamente mais de 500 ordens de serviços, com controle de acesso, rastreabilidade, inserção de dados diretamente no banco de dados da CPCON, todos on line 24/7. Nosso recorde diário de coleta, análise e validação de itens, foi de mais de 100.000 itens num único dia.

Apesar de parecer um baixo risco para o projeto, a escolha da etiqueta de identificação dos itens é essencial para cada ambiente de trabalho. Alinhado aos objetivos traçados e informações solicitadas, o tipo de barcode, formato e numeração, se torna um elemento importantíssimo para o resultado satisfatório do projeto. Nós orientamos a melhor escolha para nossos clientes, através da seleção minusciosa do prestador deste serviço e garantia sobre a qualidade e homologação das mesmas. 

Verifique nosso artigo sobre etiquetas de RFID para implantação da evolução do controle de ativos e materiais.

Esta é a etapa mais importante deste processo, pois nela consiste a apresentação dos resultados dos trabalhos, e a qualidade sobre o inventário executado. Infelizmente, é muito comum depararmos com projetos executados onde a quantidade de sobras tanto físicas quanto patrimoniais, somam absurdas quantidades, tanto em volume de itens, quanto em valores. Isto ocorre, na grande maioria das vezes pela quarteirização do processo de inventário, onde a empresa não tem estrutura operacional e recorre a prestação de serviços com “terceiros” não homologados pelo cliente final. O resultado conhecido é o desastre, pois esta é a ultima etapa do processo, e geralmente é a etapa onde boa parte dos valores já foram pagos. 

Não indicamos que o saneamento de sobras seja feito fora das dependências de nossos Clientes. É essencial a validação do físico para obtenção do melhor resultado deste saneamento. Nossa metodologia para esta finalidade é nosso grande diferencial, fomos pioneiros nesse tipo de análise conjunta com cada setor operacional, onde as sobras se apresentam numa curva ABC. Nosso objetivo é eliminar o máximo de itens possíveis, embasando o relatório de conformidade que será emitido no final do processo.

Revisão de normas e procedimentos com todos os pontos de atenção, para manutenção do controle. Nosso suporte operacional foi testado em milhares de organizações no Brasil e no Exterior. Temos equipes para manutenção dos trabalhos, com suporte operacional e manutenção das movimentações, baixas e transferências, bem como, identificação dos novos ativos, tudo em linha com os processos já implantados.

Dicas para evitar problemas na execução da reconciliação físico x contábil

Assinatura de termo de responsabilidade pelo gestor do centro de custos e do inventariante

Solicitação de comprovante de vínculo entre o inventariante e a contratada.

Pagamento financeiro por entregáveis, pelo menos 50% nas etapas da reconciliação

Exigência de participação da empresa na execução da checagem física após sobras.

Recebimento de relatórios quinzenais ou mensais da evolução do inventário

Exigência de participação da empresa na execução da checagem física após sobras.

Participação da empresa juntamente com pontos de auditoria para análise dos resultados.

Batimento dos saldos pré e pós carga no sistema de gestão do cliente.

Diferenças sobre inventário e Gestão de Ativos

INVENTÁRIO

Identifica o ativo ou material e classifica de acordo com a política de capitalização da empresa


Executa as movimentações dos bens na empresa

Organização de materiais de estoques, giro de estoques, localização, validade, etc…


Recebimento, movimentação de novos itens, classificação por centros de custos, locais, etc…

Identifica o estado de conservação dos imóveis, instalações, benfeitorias, etc..

GESTÃO DE ATIVOS

Classifica e gerencia os custos desses ativos na organização. 

Verifica impactos e não conformidades dessas movimentações 

Verifica desvios, perdas, devoluções, movimentações não autorizadas, reporta impactos nos resultados da companhia.

Analisa o ciclo de vida do ativo, valor justo, depreciação, valor econômico, residual para baixa, desmobiliza com saldo para venda, classifica e acompanha a execução de projetos.

Verifica o custo de carregamento do ativo, valorização, custo de ocupação, gestão de espaços e facilities, manutenção e desmobilização.

Entre em contato!

Nosso time de especialistas está preparado para te atender e realizar a melhor solução para a sua empresa!