VALE, Revisão e Implantação de Novo Modelo em Gestão Patrimonial para Atendimento de Normas Reguladoras ANTT e IFRS

O Grupo CPCON colaborou com equipe da VALE S/A na solução de vários desafios, implantando um novo modelo de gestão relacionado ao controle patrimonial da organização, que envolve a comunicação direta entre os departamentos de contabilidade e patrimônio. Como maior mineradora de ferro e níquel do mundo, a VALE utiliza uma rede de logística extremamente complexa para planejamento interno, aquisição de bens, transferências e movimentações de ativos, exportação de commodities (etc.) em diversas regiões do globo, tais como: América do Sul, Europa, América do Norte e Ásia. Portanto, esta estrutura logística causa desafios diários para o controle interno e reportes financeiros, que possuem regulamentação imposta tanto pelas normas contábeis internacionais, IFRS e SOX, pronunciamento contábeis (CPCs) quanto pela ANTT (Agência Nacional de Transporte Terrestre) envolvendo às concessões. O volume de transações e registros patrimoniais demanda padronização de cadastros desde compras até a documentação de movimentações provenientes do patrimônio, que, por outro lado, requer uma estruturação e estratégia de recebimentos e inventários constantes para manutenção do controle e cadastro atualizado.

O Grupo CPCON foi contratado pela VALE S/A como consultor independente para o desenho, estruturação e implantação de um modelo novo para gestão de ativos e patrimônio. Nosso primeiro diagnóstico apontou para o grande desafio de rapidamente executar o inventário patrimonial com coleta de dados e etiquetagem de +200,000 ativos fixos distribuídos em 55 localidades diferentes. Logo, os protocolos rígidos de segurança e compliance da organização se juntaram à operação contínua e difícil acesso em localidades, como outro fator de dificuldade para execução da auditoria dos ativos. Além da comunicação proveniente da parceria estabelecida entre os nossos profissionais e a equipe do cliente, a tecnologia Mobile (Cube Inventory APP) integrada com nosso software de gestão (Dashboard) permitiu a visualização da base atualizada do inventário em tempo real, sendo essencial para entrega da base do inventário e solução das sobras físicas e contábeis, dentro do prazo estabelecido em contrato. A base do inventário completa incluiu registros fotográficos dos itens, padronização de plaquetas e nomenclaturas, e atualização das descrições (modelo, marca, centro de custo, etc.), classificação, valoração dos ativos, e outras informações relevantes à reconciliação do imobilizado.

Não só saneamos a base de dados do cliente, mas também desenhamos e implementamos rotas de inventários, padronização dos cadastros, nível de hierarquia de controle dos equipamentos a serem controlados no sistema SAP, que envolveu trabalho simultâneo com os departamentos de logística, contabilidade e PM (plant maintenance) / patrimônio. Este trabalho visou e resolveu problemas de perdas ou descontroles por desatualização de registros. Entre os itens reconciliados no relatório final atrelados à base patrimonial estavam ativos localizados desde as Ferrovias ES-MG e MA-PA até portuários, atendendo os requerimentos financeiros e da ANTT e, portanto, dando suporte também à renovação dos contratos de concessões. Especial atenção foi dada a este tema, dado a complexidade de informações que envolveram diretamente a renovação do contrato de concessão da ferrovia, portanto, a responsabilidade sobre a mesa não só foi atendida, mas lograda com êxito pela Diretoria da Companhia. Este resultado só foi capaz, dado a experiência da CPCON, mas certamente pelo conhecimento, parceria e dedicação dos gestores de ativos e regulatório da Companhia.