Ferramentas de Gestão de Projetos

As ferramentas de gestão de projetos são excelentes e ajudam muito na hora de realizar várias atividades. De tal forma que tanto os colaboradores quanto os líderes serão beneficiados com estas tecnologias.

Assim, compreenda que é importante que você conheça as opções disponíveis e o que ela tem a oferecer. Então é sobre isso que vamos tratar neste artigo que traz todas as informações necessárias a respeito do tema.

Pontos Chave

• Ferramentas de gestão de projetos: Consistem basicamente em softwares ou apps que servem de auxílio. Já que eles permitem com que as equipes se organizem, planejem, rodem e monitorem seus projetos;
• Escolha da ferramenta: Para realizar essa tarefa é importante considerar o escopo, funções, praticidade, colaboração, integração, gastos e as avalições;
• Gestão de projetos: Uma área voltada a administração das empresas que visa liderar todo o trabalho da equipe. Desse modo, entenda que tem como objetivo definir os conhecimentos, recursos e as habilidades para que isso possa se concretizar na empresa.

O que são ferramentas de gestão de projetos?

De uma forma resumida, saiba que as ferramentas utilizadas na gestão dos projetos são programas ou apps. Desse modo, compreenda que os mesmos são elaborados de um modo que possam ajudar as empresas.

Ao passo que são utilizadas pelas equipes presentes no ambiente para as mais diversas tarefas. Com isso, entenda que as ferramentas de gestão de projetos permitem:

• Organizar;
• Planejar;
• Monitorar;
• Colocar em funcionamento.

Ou seja, compreenda que os projetos acabam ficando menos complexos devido ao auxilio destes softwares. De tal modo que as ferramentas conseguem fornecer os recursos e as funcionalidades necessárias.

A fim de que seus gerentes (projetos) e toda a equipe possam:

• Colaborar;
• Acompanhar (progresso);
• Gerenciar as tarefas;
• Documentar os dados;
• Fazer a definição dos prazos;
• Alcançar seus objetivos.

Por isso, saiba que as ferramentas de gestão de projetos são de grande utilidade. Visto que as mesmas trazem uma grande variedade de recursos fundamentais que possibilitam ótimos resultados.

Por certo, entenda que a gestão ficará mais completa e apresentará alto grau de efetividade. Já que os softwares propostos são capazes de transformar de forma positiva todo o processo.

Quais recursos as ferramentas de gestão de projetos possuem?

Em termos de recursos e funcionalidades, saiba que tais ferramentas incluem vários pontos de destaque. Dessa forma, compreenda que temos na lista os principais aspectos encontrados nestas ferramentas de gestão de projetos:

• Planejamento/programação: nele é possível elaborar os cronogramas, fazer a definição de atividades, criar dependências (tarefas) e até mesmo realizar a atribuição dos recursos;
• Administrar as tarefas: com o método se torna possível elaborar listagens com atividades, atribuir as responsabilidades, definir seus prazos, realizar acompanhamentos (progresso);
• Colaborações: facilidade na hora de fazer as comunicações com seus membros presentes na equipe. Enquanto que permite compartilhar os arquivos, status (atualizações), comentários e as notificações;
• Documentar as informações: outra possibilidade é a de criar e armazenar os documentos, relatórios, registros, entre outros. De tal forma que o compartilhamento será possível;
• Gerenciar os recursos: as ferramentas de gestão de projetos são auxiliares na alocação e no gerenciamento dos mais diversos recursos. Ao passo que isso inclui o orçamento, pessoas, maquinários (equipamentos), entre outros;
• Acompanhar e monitorar: em seus painéis administrativos temos gráficos, informações e vários relatórios disponíveis. Além de contar com o status atual deste projeto, progresso de todas as atividades, metas alcançadas, custos e muito mais;
• Gestão dos riscos: por sua vez este sistema de gestão é usado para realizar identificações, avaliações e analisar os possíveis problemas que podem vir a ocorrer.

De fato, compreenda que as ferramentas de gestão de projetos são altamente competentes. Dessa maneira, compreenda que elas englobam diversas etapas e são muitas as condições para seu funcionamento.

Além disso, entenda que cada um dos níveis tem um certo período (duração) e isso precisa ser muito bem administrado. Sendo que os próprios recursos deste projeto precisam ser gerenciados de modo adequado.

O que considerar ao pretender escolher essas ferramentas?

Sem dúvida, saiba que sem as ferramentas corretas realmente as tarefas ficariam mais complicadas. Visto que em altas demandas isso deve ser muito bem analisado.

Vale destacar que os projetos precisam ser muito bem conduzidos e a divisão dos conteúdos é fundamental. Uma vez que os envolvidos precisam estar alinhados para que os resultados sejam ainda mais interessantes.

E para fazer a escolha correta das ferramentas de gestão de projetos é preciso levar em conta alguns pontos:

• Escopo: realizar a avaliação da natureza deste projeto e conferir se tal ferramenta atende aos recursos necessários. A fim de que a gestão seja competente e atenda as especificações;
• Funções: é fundamental identificar todas as funcionalidades inclusas na ferramenta. Uma vez que tais recursos são essenciais para garantir melhores resultados;
• Praticidade: outro detalhe é o modo de uso, sendo que softwares intuitivos são melhores. Além disso, compreenda que a interface deve ser fácil para entender, amigável e pode exigir até algum tipo de treinamento;
• Colaboração: as ferramentas de gestão de projetos devem ajudar na atribuição das tarefas, compartilhamentos dos dados e em outras atividades;
• Integração: você deve analisar se tal ferramenta é capaz de se integrar aos softwares e apps. Pois, entenda que isso irá lhe auxiliar muito nas tarefas e garantirá economia de tempo;
• Suporte (técnico): neste caso é importante que haja documentações, fóruns e tutoriais. Afinal, entenda que tudo isso é de grande valor na hora de ajudar no aprendizado;
• Gastos: o preço pago na ferramenta também deve ser levado em conta. Já que temos opções gratuitas e outras pagas. Além das que contam com assinaturas, então é essencial analisar este ponto;
• Avaliações: as ferramentas de gestão de projetos precisam contar reputações positivas. Como resultado, saiba que esta transparência traz confiança, qualidade e mostra eficiência.

Quais são as ferramentas de gestão de projetos mais utilizadas?

Você viu alguns detalhes fundamentais a respeito das ferramentas que são voltadas para a gestão dos projetos. Desse modo, saiba que elas são capazes de otimizar muito os processos necessários nesta tarefa.

Com isso, compreenda que são muitos os softwares disponíveis, desde os gratuitos até os que são pagos. Assim, compreenda que muitos deles são realmente bastante complexos e altamente avançados.

Por certo, você deve escolher as ferramentas de gestão de projetos que se identificam com seus requisitos. Ou seja, entenda que é preciso com que sejam atendidas as reais necessidades de sua equipe e também a própria complexidade deste projeto.

Na sequência temos os detalhes das principais plataformas que servem para fazer a gestão dos projetos. Conheça cada uma delas e entenda quais são os recursos e funções disponíveis:

Microsoft Project

Começamos pelo software Microsoft Project que consiste num app para gerenciar projetos antigos. Enquanto que é uma das ferramentas de gestão de projetos que cabe muito bem em projetos considerados tradicionais.

Dessa maneira, saiba que ele visa trazer praticidade e facilidade na hora de administrar tais planejamentos. Ou seja, você deve compreender que o mesmo é voltado para que quaisquer pessoas possam controla-lo.

Sendo o líder deste projeto, pois o software se apresenta bastante intuitivo e sem complicações. De fato, entenda que nele você pode gerenciar todo o planejamento até a parte da elaboração.

Ao passo que temos um sistema bem flexível e que conseguirá alcançar as metas estabelecidas nesta empresa. Nas versões em nuvem desta que é uma das melhores ferramentas de gestão de projetos são muitas vantagens.

Visto que permite a contribuição da equipe mesmo estando em sistema remoto. E para uma comunicação efetiva ainda está disponível o Microsoft Teams. Sem dúvida, saiba que esta é uma opção muito completa e interessante.

Jira

No caso do software Jira, saiba que ele é amplamente aplicado em projetos para rápida elaboração. De tal forma que ele permite ver com clareza todas as etapas e atividades presentes no projeto.

Sendo que é ótimo para um fluxo de trabalho de qualidade em sua equipe. Podendo ainda ser integrado nas mais diversas ferramentas atuais, o que garante resultados mais efetivos.

Trello

O Trello é uma das ferramentas de gestão de projetos mais conceituadas e que possibilita excelentes gerenciamentos. Pois, compreenda que a equipe e a empresa podem cooperar entre si, garantindo mais produtividade.

Mantendo sempre a flexibilidade na gestão e podendo inclusive fazer consultas dos projetos anteriores. De fato, entenda que é possível também sincronizar o software com outros tipos de dispositivos.

Outras ferramentas

Além das ferramentas já citadas e detalhadas acima temos muitos outras no mercado. De tal forma que é importante pelo menos conhecer o nome de cada uma delas:

• Microsoft Planner: visa organizar o trabalho feito em equipe;
• CA Clarity: sistema integrado e completo para gerenciar projetos;
• Asana: é ágil e deixa a equipe administrar o cronograma, fazendo a integração aos apps;
• Monday: são muitos os métodos para gerenciar com competência os projetos propostos;
• Dynamics 365 Projects Operations: é ideal para as organizações que fazem o funcionamento a terceiros e com informações integradas;
• Bitrix 24: uma das ferramentas de gestão de projetos completas e com soluções em formato CRM;
• Gantt Project: é um sistema livre e que tem indicação, além de servir tanto para pequenas quanto médias empresas.

Conclusão

Em conclusão, entenda que contar com ferramentas de gestão de projetos é algo fundamental. Desse modo, compreenda que é imprescindível que as empresas se modernizem através destas tecnologias.

Já que são muitos os ganhos e se torna possível otimizar todas as atividades relacionadas ao processo. Enquanto que o ideal é escolher as ferramentas de gestão de projetos adequadas para as suas necessidades.

Pensando nisso é importante ter a ajuda de uma empresa que possui especialistas competentes no assunto. E com isso o Grupo CPCON é a melhor alternativa para implementar tais ferramentas em sua empresa.

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