Qual a importância do check list para gerenciar seus ativos?

Algumas pessoas utilizam já o checklist em tarefas comuns, como uma lista de compras no mercado ou uma lista de tarefas do dia. Essa é uma ferramenta para lembrar coisas que seriam esquecidas com o tempo, e também ajuda a organizar sua rotina e sua mente.

Ou seja, ela funciona para otimizar o gerenciamento de seu tempo e de seus recursos e garantir o sucesso na execução de tarefas. Saiba, a seguir, qual a importância do check list e como ele é usado na contabilidade e gestão de ativos.

É importante saber que há três tipos de checklist: verificação de etapas, afazeres e soluções de problemas. A verificação de etapas é o mais comum e geralmente é usado para organizar os requisitos para a manutenção de um trabalho, ou quando a situação tem o tempo limitado.

Os afazeres são compostos por itens a serem cumpridos pela a equipe. Já a solução de problemas propõe a identificação e resolução de desafios, sendo composta por instruções a serem seguidas para o procedimento. Assim, é uma ótima ferramenta para lidar com imprevistos.

Para que serve e qual a importância do check list?

Em uma viagem de avião, os tripulantes fazem um checklist antes de decolar: afivele o cinto, desligue o celular, não fique com a poltrona reclinada e outras tarefas para assegurar que a viagem seja segura e tranquila. 

Um checklist também pode conter perguntas-chave para organizar o seu raciocínio e as soluções para tais problemas. Vai fazer frio onde vamos? O que faremos assim que chegarmos? E o que faremos se algo der errado? Dessa forma, fazer um checklist irá te ajudar a se preparar para eventos hipotéticos.

Listas também servem para a coleta de dados. Uma coleção de check list pode ser útil para a avaliação de como o trabalho foi feito, identificar erros e descuidos para que futuras atividades tenham um resultado melhor. Seja na criação de gráficos, histogramas ou diagramas, para acompanhar o processo de trabalho e refletir sobre maneiras de como isso pode melhorar.

O que deve ter em um checklist?

É importante que o checklist seja claro e conciso com o que você está querendo listar para a melhor execução das suas tarefas. Nele liste o que precisa ser feito e outros itens, como:

1. Processos ou projetos que devem ser controlados, medidos ou verificados;
2. Critérios de conformidade e não conformidades potenciais (o que é certo e o que é errado);
3. Frequência de Inspeção e frequência da verificação;
4. Responsáveis pelas tarefas ou inspeções;
5. Procedimentos, especificações, parâmetros e regras que se aplicam às atividades verificadas.

Você também pode incluir datas, lembretes e outras informações relevantes. É recomendável separar um espaço para colocar críticas e observações para que se possa entender como foi o desempenho de cada tarefa e utilizar essas informações para o futuro.

Como fazer um check list on-line

Para fazer um checklist on-line, é preciso uma ferramenta para criar a lista. Alguns aplicativos te dão opções de modelos ou te deixam fazer a lista manualmente. 

Você pode personalizar o checklist adicionando uma imagem de sua escolha. Por questões empresariais, recomenda-se utilizar uma marca d’água ou o logotipo da empresa.

Assim que o design for escolhido, adicione os itens que serão apresentados, detalhando cada um à sua escolha. Escolha a fonte a ser utilizada, as cores e o tamanho da letra. Quando estiver acabado, faça o download para impressão como uma forma de segurança.

Algumas ferramentas que você pode utilizar são Google Planilhas, Bit ou Connectteam.

Como o checklist funciona com a gestão de ativos?

Gestão de ativos é uma maneira de extrair o valor de ativos de uma empresa, sendo o balanceamento de custos, oportunidades e riscos, performance esperada de bens, etc. O uso de checklist em contabilidade poderá auxiliar na gestão de ativos, como:

1. Verificando atendimento de requisitos de um ativo na operação;
2. Checar a ida e vinda de ativos pelas unidades da empresa;
3. Acompanhamento e execução de tarefas relacionadas ao controle de ativos;
4. Assegurar o monitoramento de trabalhos que necessitam atenção dobrada.

Para a manutenção preventiva e manutenção preditiva, checklists e outros relatórios técnicos são fundamentais para a comprovação e histórico dos bens, acompanhar os ativos, verificar as não conformidades ou problemas dos equipamentos ao longo do tempo e gerar indicadores.

Na hora de implementar um checklist em uma empresa, primeiro escolha um responsável para essa atividade. Pode ser um técnico, um supervisor ou até mesmo o dono da empresa, que irá acompanhar a criação, preenchimento e até melhorias para o modelo criado.

Ao apresentar a equipe, deixe tudo claro sobre suas escolhas para o modelo e explique explicitamente porque os itens não podem ser deixados de serem preenchidos. Você também pode colocar metas e bonificações para os técnicos, como oferecer um prêmio para aqueles que cumpriram 100% dos itens. Ao final, é só acompanhar os resultados.

Quais são as vantagens de usar um check list?

Além da organização do ambiente de trabalho, as vantagens de implementar essa ferramenta são:

1. Redução de custos: otimiza a administração dos recursos usados, reduz o tempo gasto em comunicação com a equipe, organiza as informações para o trabalho e cria uma maneira de prever o caminho que gestão está tomando.
2. Padronização da comunicação: a comunicação entre a equipe, tanto interna como externa, irá melhorar ao estabelecer quais informações são importantes e o que não pode faltar.
3. Preservação do ativo: quando o checklist se transforma em uma fonte de dados e históricos, por exemplo, pontuação alcançada nos checklists durante um determinado período.
4. Segurança e comprovação: o checklist é um meio de comprovar tudo o que foi conferido, seja assinado pelo cliente ou pelo responsável da gestão, verificando quando e por quem foram realizadas as vistorias.
5. Promovem avanços tecnológicos na empresa: a organização e gestão de manutenção através do checklist gera um avanço nas metodologias já implantadas nas organizações e pode ser a porta de entrada para melhorias contínuas.
6. Satisfação dos clientes: a eficiência do trabalho gerado trará a confiança de seus clientes. Seja na entrega de relatórios ou na prospecção de novos serviços e contratos, os resultados do checklist irão gerar indicações e, consequentemente, mais lucro para a sua empresa. 

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