Qual a importância do check list para gerenciar seus ativos?

Você sabe qual é a importância de um check list na contabilidade e gestão de ativos. Tire suas duvidas

Algumas pessoas utilizam já o checklist em tarefas comuns, como uma lista de compras no mercado ou uma lista de tarefas do dia. Essa é uma ferramenta para lembrar coisas que seriam esquecidas com o tempo, e também ajuda a organizar sua rotina e sua mente.

Ou seja, ela funciona para otimizar o gerenciamento de seu tempo e de seus recursos e garantir o sucesso na execução de tarefas. Saiba, a seguir, qual a importância do check list e como ele é usado na contabilidade e gestão de ativos.

É importante saber que há três tipos de checklist: verificação de etapas, afazeres e soluções de problemas. A verificação de etapas é o mais comum e geralmente é usado para organizar os requisitos para a manutenção de um trabalho, ou quando a situação tem o tempo limitado.

Os afazeres são compostos por itens a serem cumpridos pela a equipe. Já a solução de problemas propõe a identificação e resolução de desafios, sendo composta por instruções a serem seguidas para o procedimento. Assim, é uma ótima ferramenta para lidar com imprevistos.

qual a importância do check list
Você já fez um check list?

Para que serve e qual a importância do check list?

Em uma viagem de avião, os tripulantes fazem um checklist antes de decolar: afivele o cinto, desligue o celular, não fique com a poltrona reclinada e outras tarefas para assegurar que a viagem seja segura e tranquila. 

Um checklist também pode conter perguntas-chave para organizar o seu raciocínio e as soluções para tais problemas. Vai fazer frio onde vamos? O que faremos assim que chegarmos? E o que faremos se algo der errado? Dessa forma, fazer um checklist irá te ajudar a se preparar para eventos hipotéticos.

Listas também servem para a coleta de dados. Uma coleção de check list pode ser útil para a avaliação de como o trabalho foi feito, identificar erros e descuidos para que futuras atividades tenham um resultado melhor. Seja na criação de gráficos, histogramas ou diagramas, para acompanhar o processo de trabalho e refletir sobre maneiras de como isso pode melhorar.

O que deve ter em um checklist?

É importante que o checklist seja claro e conciso com o que você está querendo listar para a melhor execução das suas tarefas. Nele liste o que precisa ser feito e outros itens, como:

  1. Processos ou projetos que devem ser controlados, medidos ou verificados;
  2. Critérios de conformidade e não conformidades potenciais (o que é certo e o que é errado);
  3. Frequência de Inspeção e frequência da verificação;
  4. Responsáveis pelas tarefas ou inspeções;
  5. Procedimentos, especificações, parâmetros e regras que se aplicam às atividades verificadas.

Você também pode incluir datas, lembretes e outras informações relevantes. É recomendável separar um espaço para colocar críticas e observações para que se possa entender como foi o desempenho de cada tarefa e utilizar essas informações para o futuro.

Como fazer um check list on-line

Para fazer um checklist on-line, é preciso uma ferramenta para criar a lista. Alguns aplicativos te dão opções de modelos ou te deixam fazer a lista manualmente. 

Você pode personalizar o checklist adicionando uma imagem de sua escolha. Por questões empresariais, recomenda-se utilizar uma marca d’água ou o logotipo da empresa.

Assim que o design for escolhido, adicione os itens que serão apresentados, detalhando cada um à sua escolha. Escolha a fonte a ser utilizada, as cores e o tamanho da letra. Quando estiver acabado, faça o download para impressão como uma forma de segurança.

Algumas ferramentas que você pode utilizar são Google Planilhas, Bit ou Connectteam.

Como o checklist funciona com a gestão de ativos?

Gestão de ativos é uma maneira de extrair o valor de ativos de uma empresa, sendo o balanceamento de custos, oportunidades e riscos, performance esperada de bens, etc. O uso de checklist em contabilidade poderá auxiliar na gestão de ativos, como:

  1. Verificando atendimento de requisitos de um ativo na operação;
  2. Checar a ida e vinda de ativos pelas unidades da empresa;
  3. Acompanhamento e execução de tarefas relacionadas ao controle de ativos;
  4. Assegurar o monitoramento de trabalhos que necessitam atenção dobrada.

Para a manutenção preventiva e manutenção preditiva, checklists e outros relatórios técnicos são fundamentais para a comprovação e histórico dos bens, acompanhar os ativos, verificar as não conformidades ou problemas dos equipamentos ao longo do tempo e gerar indicadores.

Na hora de implementar um checklist em uma empresa, primeiro escolha um responsável para essa atividade. Pode ser um técnico, um supervisor ou até mesmo o dono da empresa, que irá acompanhar a criação, preenchimento e até melhorias para o modelo criado.

Ao apresentar a equipe, deixe tudo claro sobre suas escolhas para o modelo e explique explicitamente porque os itens não podem ser deixados de serem preenchidos. Você também pode colocar metas e bonificações para os técnicos, como oferecer um prêmio para aqueles que cumpriram 100% dos itens. Ao final, é só acompanhar os resultados.

Quais são as vantagens de usar um check list?

Além da organização do ambiente de trabalho, as vantagens de implementar essa ferramenta são:

  1. Redução de custos: otimiza a administração dos recursos usados, reduz o tempo gasto em comunicação com a equipe, organiza as informações para o trabalho e cria uma maneira de prever o caminho que gestão está tomando.
  2. Padronização da comunicação: a comunicação entre a equipe, tanto interna como externa, irá melhorar ao estabelecer quais informações são importantes e o que não pode faltar.
  3. Preservação do ativo: quando o checklist se transforma em uma fonte de dados e históricos, por exemplo, pontuação alcançada nos checklists durante um determinado período.
  4. Segurança e comprovação: o checklist é um meio de comprovar tudo o que foi conferido, seja assinado pelo cliente ou pelo responsável da gestão, verificando quando e por quem foram realizadas as vistorias.
  5. Promovem avanços tecnológicos na empresa: a organização e gestão de manutenção através do checklist gera um avanço nas metodologias já implantadas nas organizações e pode ser a porta de entrada para melhorias contínuas.
  6. Satisfação dos clientes: a eficiência do trabalho gerado trará a confiança de seus clientes. Seja na entrega de relatórios ou na prospecção de novos serviços e contratos, os resultados do checklist irão gerar indicações e, consequentemente, mais lucro para a sua empresa. 

Gostou deste tema? Pois a CPCON oferece para seu clientes Consultoria para Implantação de Gestão de Ativos, utilizando ferramentas como o check-list, dentre outras, e auxiliando na construção de melhorias para o processo de controle do ativo imobilizado.

Duvidas frequentes:

Check list ou checklist?

Checklist é uma palavra em inglês, que combina check (verificar) e list (lista). Uma checklist é uma ferramenta de controle composta por um conjunto de procedimentos, nomes, itens ou tarefas que devem ser lembrados e seguidos.

O que significa check list?

“Lista de verificação” de atividades, tarefas ou itens necessários.

Qual ferramenta utilizar para fazer check list?

Você pode usar ferramentas como Trello, ou Monday que são gratuitas e tem muitos outro recursos para aumentar sua produtividade.

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