Software de Inventário Físico Patrimonial

Você sabia que um software de inventário físico patrimonial pode trazer várias contribuições pra sua empresa? Pois, entenda que tal ferramenta e capaz de otimizar os mais diversos processos.

Assim, entenda que o inventário patrimonial engloba todas as verificações de bens móveis presentes em uma unidade. Então vamos conhecer todos os detalhes da atividade através deste artigo completo.

Como posso simplificar o controle dos ativos da minha empresa?

Com um software de inventário, você centraliza e automatiza a gestão patrimonial.

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Pontos Chave

• Inventário patrimonial: Processo realizado pela equipe da área de contabilidade. Onde é feito o controle de todos os ativos imobilizados seguindo a legislação vigente;
• Inventários físico patrimonial: Ferramenta que serve para controlar e verificar o patrimônio de uma empresa. Fazendo uma comparação entre os registros contábeis e os valores presentes no sistema de gestão;
• Software de inventário físico patrimonial: Um sistema intuitivo que permite a criação de um inventário dos ativos imobilizados. Tendo a centralização num só lugar de todos os dados e informações. Facilitando assim o trabalho da equipe e possibilitando o acompanhamento dela.

O que é Inventário Patrimonial?

Em primeiro lugar você deve saber exatamente o que vem a ser o inventário patrimonial. Afinal, compreenda que esta atividade é essencial dentro de uma empresa e carece de alguns processos específicos.

Ao passo que o mesmo consiste num determinado processo administrativo. De tal forma que é contábil e também obrigatório para as organizações. Podendo ou não ser feito com uso do software de inventário físico patrimonial.

Com isso, entenda que a tarefa é feita através de uma verificação (física) de todos os bens de uma certa empresa. No caso, isso inclui os ativos móveis que são permanente e que estão inclusos numa unidade.

De fato, compreenda que o procedimento terá que ser feito pelo menos 1 vez a cada ano. E cobre todos aqueles entes que estão presentes em uma Administração Pública Federal.

Outro detalhe é que ao realizar um inventário patrimonial temos a reunião de todo o patrimônio imobilizado. A fim de gerar facilidade na identificação competente dos bens (imobilizados).

Enquanto que se torna possível observar algumas irregularidades que possam ocorrer dentro dos ajustes contábeis. Por certo, entenda que um software de inventário físico patrimonial pode ajudar muito nesses cenários.

Vale destacar que há um cadastro que detém todos os dados necessários. Que mostram tudo sobre a empresa e temos registros de tais bens. Atendendo assim as exigências tanto físicas quanto as legais.

É possível reduzir erros manuais no inventário patrimonial?

Sim, com software especializado você minimiza erros e aumenta a precisão.

Minimize Erros no Inventário

O que é um software de inventário físico patrimonial?

Você viu anteriormente o que vem a ser o inventário patrimonial. Dessa forma, compreendeu que ele visa uma administração correta dos bens de uma empresa.

Já o software de inventário físico patrimonial tem o papel de gestão completa dos bens. Visto que ele administra o patrimônio da organização e isso inclui tudo que for necessário.

Desde os cálculos fiscais até mesmo os societários, visando gerar uma maior praticidade. Além de realizar as depreciações (bens), elaborar arquivos da área contábil (CIAP) e muitas outras tarefas importantes.

No caso, entenda que este software ainda permite a realização de suas movimentações (mensais). Que incluem as aquisições da empresa, baixas, possíveis transferências e outros detalhes.

Assim, saiba que com um software de inventário físico patrimonial são muitos os benefícios. Já que haverá uma grande quantidade de recursos e funções disponíveis nele.

De tal forma que o mesmo é muito útil no processo de gestão do patrimônio. Fazendo com que haja muito mais produtividade em todas as rotinas de uma determinada organização.

Auxiliando nas atividades específicas de movimentações dos bens e na própria elaboração de relatórios. Sendo que recebem atualizações constantes e seguem as normas da área contábil.

A fim de garantir uma facilitação na aplicação direta da legislação que tem relação a gestão de ativos. Ou seja, através do software de inventário físico patrimonial você tem todas as informações instantaneamente.

Enquanto que a organização é muito maior, garantindo com que os processos sejam otimizados. Evitando inclusive os erros manuais que podem vir a surgir na criação de um inventário patrimonial feito pelas pessoas.

Em resumo, compreenda que este sistema é voltado para um controle efetivo do patrimônio da empresa. Onde é um software principal para lidar com a gestão dos bens imobilizados.

5 Benefícios do uso de um software de inventário físico patrimonial

São muitos os benefícios que você pode adquirir através do uso de um software do tipo. Pois, compreenda que ele pode ser integrado a outros sistemas, gerando um serviço mais competente.

Desse modo, saiba que o software de inventário físico patrimonial possibilita muitas vantagens, tais como:

1. Controle dos bens imobilizados de forma centralizada

O primeiro ponto a ser destacado engloba o controle dos bens imobilizados. Uma vez que através do software temos uma centralização das informações, o que é essencial.

Já que haverá um grau muito maior de confiabilidade e segurança nos dados. Fazendo com que haja uma facilidade maior nas tarefas rotineiras da equipe presente numa empresa.

Além disso, entenda que não irá importar se os colaboradores forem trocados ou saiam de férias. Pois, saiba que as informações ficam centralizadas e isso ajuda nas consultas.

Realizando até mesmo uma grande melhoria nos processos das próprias auditorias externas. Nisso, compreenda que este é um ponto importante que temos no uso do software de inventário físico patrimonial.

2. Acompanhamento em tempo real do inventário patrimonial

Com a inclusão de um sistema voltado ao inventário físico patrimonial temos vários benefícios. Dentre eles podemos destacar o acompanhamento feito em tempo real.

De tal forma que o inventário físico patrimonial estará sempre em observação. Ao passo que isso auxiliará os gestores que cuidam da liderança dos departamentos da gestão (patrimônio).

Aliás, saiba que um inventário físico (bens) costuma ser um processo bastante demorado e complexo. E costuma passar pelos mais diversos ambientes da empresa, que incluem:

• Salas;
• Filiais;
• Andares;
• Cidades;
• Estados;
• Entre outros.

Com isso, entenda que a praticidade será muito maior tendo as informações num software de inventário físico patrimonial. Já que é comum que os gestores fiquem com algumas inseguranças quando isso é feito manualmente.

Devido ao fato de que nem sempre é possível saber exatamente como um serviço está sendo feito. Por isso, compreenda que o sistema de gestão do inventário físico patrimonial traz diversas contribuições.

E uma delas é justamente a integração de softwares, garantindo com que haja uma unidade. Dessa maneira, entenda que tudo fica organizado e se torna possível buscar as informações com mais rapidez.

Vale ressaltar que o processo em tempo real permite com que a equipe seja analisado. Bem como as coletas feitas em campo, otimizando as tarefas e mostrando descuidos e possíveis falhas a serem corrigidas.

3. Evitar a realização de retrabalhos

O software de inventário físico patrimonial é útil para evitar com que haja o retrabalho. Ou seja, compreenda que isso pode ocorrer geralmente quando é realizado o primeiro levantamento.

Visto que o inventário físico patrimonial envolve diversos elementos a serem considerados. No processo de integração temos a atualização constantes dos bens e redução nos tempos gastos.

Afinal, entenda que 5 passos podem ser transformar em 1 ou mesmo em 2. Devido a integração dos softwares e da maior agilidade em lidar com os dados de uma empresa.

Um exemplo interessante é que são 5 passos para fazer a atualização de um inventário físico patrimonial. Onde temos:

• Fazer o levantamento de tais bens num software voltado ao inventário;
• Exportar as informações de um software (inventário);
• Importar dados do software (patrimônio);
• Analisar e atualizar os ativos (bens);
• Corrigir tais informações que são repetidas ou errôneas.

Contudo, saiba que com a utilização de um software de inventário físico patrimonial integrado temos:

• Realização de um levantamento de todos os bens;
• Atualização feita no banco de dados diretamente numa ferramenta (inventário). Onde já há integração ao software de patrimônio.

4. Redução nos custos

Através do uso de um software para inventário físico patrimonial temos um grande ganho de tempo. Só que isso não se limita apenas a este benefício. Uma vez que os custos podem muitas vezes ser reduzidos na faixa de até 90%.

Diminuindo em muito as despesas com a tarefa que é complexa e que carece estar sempre atualizada. Já que a legislação precisa ser obedecida e também os detalhes devem ser corretamente inclusos no documento.

Assim, compreenda que o software de inventário físico patrimonial se faz necessário. E no período de longo prazo a integração fará com que a economia seja maior evitando:

• Compras que sejam desnecessárias;
• Desperdícios (comuns);
• Redução de desvios, fraudes e furtos;
• Garantindo melhores descontos nas contratações dos seguros;
• Entre muitos outros pontos importantes.

Ademais, entenda que haverá redução nos papéis que não vão precisar mais ser impressos. De tal forma que os documentos voltados aos bens imobilizados não precisam ser armazenados em armários.

Pois, compreenda que todos os dados e as informações necessárias estarão mantidos em segurança na nuvem. Com isso, saiba que é muito vantajoso incluir um software de inventário físico patrimonial.

5. Riqueza de dados e acessibilidade

Outro ponto que você deve saber é que haverá maior riqueza nos dados e nas informações. Sendo que a integração trará tudo em um local, facilitando a busca e evitando com que ocorram duplicidades.

Onde temos validações de segurança, que são úteis para manter a qualidade presente no dados. Além da veracidade dos mesmos, já que os sistemas se integram e usam apenas um banco de dados.

Preciso de ajuda para agilizar o inventário físico da minha empresa, o que fazer?

Utilize um software de inventário para uma gestão eficiente e rápida.”

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RFID ou Código de Barras?

O uso de tecnologias como RFID (Identificação por Radiofrequência) e códigos de barras tem revolucionado a forma como as empresas gerenciam seus inventários físicos patrimoniais. Estas tecnologias proporcionam métodos mais rápidos, precisos e eficientes para o rastreamento e controle de ativos imobilizados. Vamos explorar como cada uma delas contribui para melhorar o processo de inventário patrimonial.

RFID na Gestão de Inventário Patrimonial

O RFID utiliza etiquetas eletrônicas que podem ser escaneadas à distância para identificar e rastrear ativos. Este método tem várias vantagens:

• Rastreamento Automático: As etiquetas RFID permitem o rastreamento automático dos ativos, eliminando a necessidade de contagens manuais.
• Eficiência Aumentada: Com o RFID, a equipe pode escanear múltiplos itens simultaneamente, acelerando significativamente o processo de inventário.
• Redução de Erros: O rastreamento automático reduz os erros associados à entrada manual de dados.
• Melhor Gestão de Ativos: O RFID oferece informações em tempo real sobre a localização e o estado dos ativos, facilitando a gestão e a tomada de decisões.

Código de Barras no Inventário Físico Patrimonial

O uso de códigos de barras é outra ferramenta eficaz para a gestão de inventários. As vantagens incluem:

• Baixo Custo: Os códigos de barras são uma opção econômica, especialmente para pequenas e médias empresas.
• Facilidade de Uso: Os códigos de barras são fáceis de imprimir e podem ser lidos com scanners simples.
• Precisão no Rastreamento: Eles proporcionam uma maneira precisa de rastrear ativos individuais, reduzindo as chances de duplicidade ou perda de itens.
• Compatibilidade: São amplamente compatíveis com diversos sistemas de gestão de inventário, facilitando a integração.

A integração do RFID e dos códigos de barras com softwares de inventário físico patrimonial oferece uma solução robusta e abrangente para a gestão de ativos. Empresas de todos os tamanhos podem se beneficiar destas tecnologias para otimizar seu processo de inventário, garantindo maior precisão, eficiência e controle sobre seus ativos imobilizados.

Conclusão

Um software de inventário físico patrimonial é capaz de otimizar os processos relacionados a tal atividade. Onde ele otimiza a tarefa e evita com que erros comuns (manuais) possam acontecer.

Com os dados e informações sempre acessíveis e atualizados haverá ganho de tempo e dinheiro. Sendo que o sistema é muito competente e seguro para lidar com a criação de um inventário físico patrimonial de qualidade.

Dessa forma, compreenda que o levantamento será adequado e com tudo que os gestores precisam. Facilitando bastante e garantindo com que a documentação possa obedecer as leis vigentes e as exigências do setor.

FAQ: Perguntas Frequentes