Relatórios e controle de ativos imobilizados

O controle de ativos imobilizados é o processo de conhecimento e acompanhamento dos ativos da empresa, fornecendo relatórios com informações estratégicas para os gestores e para a contabilidade.

Quem está prestando atenção aos seus maiores ativos?

Muitas vezes, um elemento de fraude e distorção financeira, os ativos imobilizados não são respeitados.

Embora sejam considerados de baixo risco pelos auditores, os ativos imobilizados precisam de atenção. Os controles internos são realmente eficazes nessa área percebida de baixo risco?

As melhores práticas melhoram a contabilidade, as avaliações e os relatórios financeiros adequados.

Você tem certeza de que seus ativos imobilizados estão representados com precisão nas demonstrações financeiras de fim de ano da sua organização? Em muitos casos, sua resposta será “Sim”.

No entanto, as auditorias podem produzir uma resposta diferente. Embora muitas organizações nunca realizem um inventário de ativos imobilizados atuais e a correspondente reconciliação, essas tarefas fornecem um controle interno essencial para o relatório financeiro de ativos imobilizados.

O custo histórico do ativo imobilizado e a respectiva depreciação acumulada são apresentados nas demonstrações financeiras. No entanto, os procedimentos históricos de auditoria concentraram-se na aquisição de ativos imobilizados do ano corrente e na divulgação do valor contábil líquido do investimento agregado em ativos imobilizados .

Esses procedimentos não abordam que a maioria das organizações tem controles muito fracos sobre a alienação de ativos imobilizados . Embora essa abordagem possa resultar em uma representação justa do valor contábil líquido do ativo imobilizado (PP&E), geralmente leva à superavaliação do custo histórico do imobilizado e a correspondente depreciação acumulada.

Os ativos imobilizados representam os ativos tangíveis de longo prazo que uma organização utiliza para produzir e entregar seus produtos ou serviços e gerenciar suas operações. Em muitas indústrias de capital intensivo, os ativos imobilizados representam o maior item do balanço patrimonial. No entanto, os ativos imobilizados têm recebido historicamente pouco escrutínio de auditoria. Como resultado, algumas das principais fraudes financeiras foram perpetradas por meio de distorções significativas dos saldos de ativos imobilizados nas demonstrações financeiras das companhias abertas.

A abordagem típica de auditoria

Os ativos imobilizados são provavelmente uma das áreas mais simples e repetitivas da contabilidade. Antes da aprovação da Lei Sarbanes-Oxley (SOX), os auditores consideravam os ativos imobilizados como tendo os controles internos apropriados e, portanto, os consideravam uma área de baixo risco. As auditorias de ativos imobilizados recebiam pouco tempo e geralmente eram atribuídas a um auditor de nível básico. Os procedimentos de auditoria de ativos imobilizados foram limitados a:

• Revisão de uma análise de rollforward para o custo e saldos de contas de depreciação;
• Comprovante de compras do ano corrente;
• Teste de razoabilidade da depreciação do ano atual cálculos de despesas;
• Executando procedimentos de reconciliação muito limitados.

Naquela época, essa abordagem era bem compreendida pela profissão de auditoria externa, gerentes de contabilidade de seus clientes, controladores e diretores financeiros.

O que mudou? A credibilidade dos relatórios financeiros de empresas públicas foi significativamente prejudicada por escândalos corporativos, começando quando uma série de grandes corporações entraram em colapso no final de 2001 e início de 2002.

A confiança dos investidores foi severamente corroída, e o Congresso dos E.U.A. promulgou a SOX.

O ponto central para a SOX é o aumento dos testes de controles internos. Outro requisito digno de nota é que as empresas públicas mantenham uma função de auditoria interna. O aumento do teste de controles internos, juntamente com o papel exigido dos auditores internos, levou a um maior escrutínio dos ativos imobilizados.

Controles sobre ativos imobilizados

As transações de ativos imobilizados normalmente representam a aquisição e alienação de ativos e a alocação de custos relacionados aos períodos de relatório por meio de despesas de depreciação. Os controles internos sobre a aquisição de ativos imobilizados são diretos, fáceis de testar e incluem o seguinte:

• Emissão e aprovação de um pedido de compra
• Recebimento de bens e elaboração de relatório de recebimento
• Recebimento da fatura do fornecedor
• Reconciliação da fatura do fornecedor com o relatório de recebimento e pedido de compra relacionados
• Autorização do pagamento da fatura do fornecedor
• Emissão de cheque para pagamento da fatura do fornecedor
• Lançar a entrada no livro auxiliar de equipamentos
• Lançar a atividade do livro auxiliar de equipamentos nas contas de controle do razão geral relacionadas
• Reconciliação das contas de controle do razão geral com o livro auxiliar de equipamentos

No entanto, em várias outras transações de ativos imobilizados , os controles internos normalmente não são abordados. Estes incluem o seguinte:

• Descrições de ativos inadequadas, incluindo falta informações do fabricante, modelo e número de série
• Compras em massa de equipamentos
• Pouco ou nenhum uso de etiquetas de identificação de propriedade
• Aplicação inconsistente do limite de capitalização
• Projetos de construção em andamento não devidamente segregados em contas de construção e equipamentos
• Documentação deficiente da movimentação de ativos, incluindo atividade de alienação e transferências
• Atribuição de vidas não razoáveis para cálculos de depreciação
• Inventário físico/reconciliação pouco frequente ou inexistente

Não é tão baixo risco quanto você pensa

Os registros contábeis de ativos imobilizados de uma organização têm efeitos de longo alcance. Conforme observado anteriormente, dependendo do tipo de instituição, o ativo imobilizado pode representar o maior item do balanço. Portanto, registros de ativos imobilizados deficientes podem levar a relatórios financeiros imprecisos…

E relatórios financeiros imprecisos podem levar a uma opinião de auditoria qualificada, o que pode prejudicar a credibilidade da administração com acionistas, credores e fornecedores.

Dependendo da cidade e estado em que reside, uma empresa pode estar sujeita ao imposto de propriedade pessoal. As autuações fiscais são normalmente baseadas nos registros contábeis do ativo imobilizado, com alíquotas aplicadas ao valor apurado. Infelizmente, não é incomum que as organizações paguem impostos em excesso de 10% a 20%, por causa de ativos que não existem mais, mas ainda estão nos livros.

Da mesma forma, os registros contábeis de ativos imobilizados são usados para determinar o custo de reposição de bens pessoais para fins de colocação de seguros. Quando se trata de valores seguráveis, a precisão é fundamental, especialmente se ocorreu uma perda.

As organizações usam rotineiramente o valor contábil líquido dos registros contábeis de ativos fixos existentes para auxiliar nas negociações ao adquirir entidades. O valor contábil líquido dos ativos imobilizados pode servir de proxy para seu valor justo. Portanto, é fundamental que a entidade adquirente empregue a devida diligência apropriada para garantir que está recebendo os ativos pelos quais está pagando.

Os auditores ainda acreditam que os ativos fixos são de baixo risco. Na visão de casos de fraude de alto perfil, as implicações de impostos e seguros sobre propriedade pessoal e o impacto nas alocações de preços de compra, isso é um pouco surpreendente.

Embora as organizações não devam se alarmar, elas devem entender as implicações de não manter registros contábeis precisos de ativos imobilizados . A capacidade de manter registros precisos pode ser um grande desafio para as organizações, especialmente aquelas grandes, de capital intensivo e descentralizadas. Duas soluções estão disponíveis: consultoria de diagnóstico e inventário e reconciliação de ativos imobilizados .

Quão eficazes são seus controles?

Normalmente, as organizações mantêm políticas e procedimentos escritos para a compra de ativos de capital – mas essas políticas são eficazes e a organização as adere? Em muitos casos, os mesmos procedimentos estão em vigor há anos, sem atualizações para refletir as mudanças nos negócios, regulamentos e economia.

Às vezes, os procedimentos são atualizados, mas não praticados de forma eficaz.

Independentemente do tipo de negócio, é importante ter políticas eficazes e revisá-las periodicamente para garantir sua eficácia e praticidade contínuas. Igualmente importante é seguir a política. As organizações com preocupações nesta área podem contratar um consultor externo para avaliar e recomendar melhorias.

Esses compromissos geralmente começam com uma análise completa das políticas e procedimentos existentes, bem como entrevistas com membros da equipe responsáveis pelos ciclos de vida dos ativos (aquisição até a alienação).

Recomendações são feitas à alta administração em relação aos pontos fracos identificados, e as políticas e procedimentos implicados podem ser modificados ou reescritos. O resultado será uma abordagem de melhores práticas para o gerenciamento de ativos.

Botão, botão, quem tem o botão?

Mesmo quando uma organização possui bons procedimentos, os equipamentos tendem a ser movidos, transferidos e descartados sem a devida documentação. Portanto, é importante realizar um inventário periódico do ativo imobilizado, seguido da conciliação do inventário com os registros contábeis do ativo imobilizado.

Muitas organizações tentam fazer isso internamente, o que apresenta desafios. A falta de experiência, descrições pobres nos registros contábeis de ativos imobilizados e alocação de tempo adequado são apenas alguns dos desafios.

Além disso, os inventários internos geralmente são conduzidos pelos custodiantes do equipamento, que podem hesitar em relatar aposentadorias não registradas. Por exemplo, quem quer relatar que sua respectiva área é parte do motivo de uma declaração exagerada de imposto de propriedade pessoal?

Independência e objetividade são vítimas de um inventário interno e reconciliação.

A falta de objetividade é a preocupação mais significativa expressa pela

administração em relação aos funcionários que realizam o inventário físico.

Portanto, você deve selecionar uma empresa independente que tenha qualificações e experiência de reconciliação e inventário físico e industrial específicos. A equipe da empresa deve entender a organização das instituições, estar familiarizada com todos os tipos de ativos fixos e entender o protocolo para operar em ambientes exclusivos e interagir com profissionais e funcionários.

Quais são as melhores práticas?

Realizar um inventário pelo menos uma vez a cada cinco anos, selecionando uma empresa independente com:

1. Setor específico, qualificações e experiência;
2. Inventário físico e experiência em reconciliação, incluindo a realização de uma reconciliação detalhada linha por linha do inventário físico com os registros contábeis de ativos imobilizados ;
3. Afixe etiquetas de propriedade em todos os ativos não marcados;
4. Aplique consistentemente o limite de capitalização ao realizar o inventário;
5. Registre todas as informações descritivas e de localização possíveis;
6. Complete o inventário o mais rápido possível para minimizar a movimentação de ativos;

O processo de reconciliação

Se as etapas corretas forem seguidas, um inventário abrangente pode ser concluído de forma simples e indolor.

A reconciliação pode ser uma experiência totalmente diferente, mas várias abordagens podem ajudar as organizações a simplificar esse processo.

Resumidamente, o processo de reconciliação identificará o seguinte:

• Ativos correspondentes – itens encontrados durante o processo de inventário e rastreados para os registros contábeis de ativos imobilizados;
• Adições  não registradas – itens encontrados durante o processo de inventário, mas não encontrado nos registros contábeis do ativo fixo;
• Baixas não registradas – itens encontrados no ativo fixo e registros contábeis, mas não encontrados durante o processo de inventario.

As abordagens para reconciliação podem ser divididas em três categorias: correspondência de número de etiqueta, reconciliação híbrida e reconciliação abrangente linha por linha. Dependendo da abordagem, o número de ativos e o custo histórico associado das partidas, retiradas e acréscimos variam significativamente.

Número da etiqueta

Por definição, a correspondência de número de tag é a comparação dos números de tag existentes com os encontrados nas contas de ativos imobilizados. O número da etiqueta é o principal mecanismo para identificar um ativo fixo. Em muitos casos, isso pode resultar em uma taxa de correspondência de 50% ou menos, e os auditores terão dificuldade em aceitar a credibilidade do processo de inventário devido às grandes variações.

Híbrido

A reconciliação híbrida leva a abordagem do número da etiqueta um passo adiante. Indo além da correspondência do número da etiqueta, é feito um esforço adicional para abordar as correspondências por descrição, fabricante, modelo e número de série que aparecem no restante do registro.

Se a qualidade dos registros contábeis de ativos imobilizados for muito boa, essa abordagem pode gerar resultados aceitáveis. No entanto, os registros contábeis de ativos imobilizados de muitas organizações são de baixa qualidade e essa abordagem pode não produzir resultados completamente aceitáveis.

Linha por linha

A reconciliação abrangente linha por linha é considerada uma abordagem de melhor prática. Essa abordagem vai além da reconciliação híbrida para tratar de cada ativo até que seja verificado como uma correspondência, retirada ou adição.

Envolve os seguintes passos:

• As correspondências de número de etiquetas são endereçadas primeiro;
• Fabricantes e modelos são comparados;
• Descrição adicional, localização e números de departamento são considerados;
• As adições do exercício são analisadas em relação às datas de aquisição estimadas do estoque;
• Os lançamentos de compras a granel e compras agrupadas são alocados aos ativos individuais (equipamentos de informática, móveis, equipamentos de fabricação, etc.);
• São realizadas visitas de acompanhamento com os departamentos para verificar quaisquer ativos residuais.

Independentemente da abordagem, uma trilha de auditoria consistente deve ser usada para vincular o arquivo de inventário reconciliado aos registros contábeis de ativos imobilizados existentes. É importante atribuir um código de transação para estabelecer uma trilha de auditoria em cada item. A transação código identifica a disposição real de cada ativo.

Os códigos de transação simples são:

• “A”– Adição não registrada
• “M”– Ativo correspondente
• “R”– Aposentadoria não registrada

Cada item de linha no registro contábil de ativo fixo receberá um código de transação para vinculá-lo ao arquivo de inventário reconciliado.

Independência e objetividade são fundamentais em qualquer auditoria, portanto, pode ser desejável contratar um consultor para auxiliar nesse processo.

Você deve considerar apenas empresas que tenham:

• Qualificações e experiência específica da indústria;
• Ampla experiência de trabalho com as Big Four e outras empresas de contabilidade pública;
• A tecnologia mais recente, incluindo software de contabilidade que é auditado anualmente, para que os cálculos de depreciação adequados sejam feitos;
• A capacidade de executar linha a linha abrangente de reconciliação do inventário físico com os registros contábeis que resistirão ao escrutínio da auditoria.

Além disso, a empresa deve ser capaz de fornecer referências apropriadas.

Conclusão

Os procedimentos de inventário e reconciliação de ativos imobilizados podem ajudar uma organização a resistir ao aumento do nível atual de escrutínio de ativos imobilizados. Para muitas organizações, os ativos fixos representam o maior item do balanço patrimonial. Para garantir a avaliação adequada desses ativos e relatórios financeiros precisos, as organizações precisam confirmar o tratamento adequado dessas transações. Os auditores internos podem agregar valor garantindo que sua administração dê a devida atenção a essa área.