Matriz GUT: O que é e como funciona?

Você sabe o que é a Matriz GUT e para qual estratégia ela é aplicada dentro das empresas? Pois, entenda que ela funciona como ferramenta voltada para a gestão dos projetos.

A fim de que haja identificação e priorização nas tarefas e nos possíveis problemas da organização. Então é sobre este tema que vamos falar neste artigo completo que contará com informações relevantes.

Pontos Chave

• Matriz GUT: Técnica de priorização de atividades e problemas nas empresas;
• Elementos da Matriz GUT: São 3, sendo a gravidade, urgência e a tendência;
• Análise SWOT: Uma ferramenta que atua na gestão estratégica das empresas. Tendo dados detalhados da análise de forças, fraquezas, ameaças e oportunidades aos negócios;
• Gestão estratégica: Formato de administração que visa otimizar todos os processos das organizações. A fim de que eles se tornem muito mais eficientes e que atendam as necessidades das mesmas. Com isso, o papel da gestão é de grande valor nas instituições.

O que é Matriz GUT?

A utilização da matriz GUT na priorização de problemas organizacionais é de grande importância. Contudo, você precisa compreender exatamente o que vem a ser esta matriz e para que ela é direcionada nas empresas.

De tal forma que a mesma serve como uma ferramenta de avaliação de problemas. Sendo que é excelente para aplicação nas gestões de projetos, através das análises de prioridades.

Além disso, compreenda que com a Matriz GUT torna-se possível tanto identificar quanto priorizar problemas e atividades. Dessa forma, compreenda que o procedimento de classificação segue um padrão.

Organizando cada ponto de acordo com as gravidades, tendências e o grau de urgência das atividades. Perceba que a sigla GUT foi elaborada justamente para esses 3 elementos citados anteriormente.

Onde temos critérios que servem para que se mantenha a correta organização da ordem do ambiente de trabalho. Com isso, entenda que as demandas feitas nas empresas podem surgir a todo o momento.

Enquanto que algumas empresas acabam se esquecendo de priorizar certas atividades e processos. Realizando tudo isso em conjunto, o que acaba trazendo prejuízos e pode cansar a equipe (funcionários).

De fato, compreenda que contar com uma matriz de critérios de importância fará ampla diferença. Por isso, saiba que a Matriz GUT garante com que haja priorizações baseadas nas urgências e no grau de importância.

Possibilitando com que através do método seja mais fácil de elaborar um cronograma. E o melhor de tudo é que o projeto faz com que ocorram otimizações no fluxo (trabalho) e isso ajuda nas tomadas de decisões.

Como funciona a Matriz GUT?

Você viu no tópico anterior que há uma priorização de questões quando acontece a implementação da matriz GUT. Visto que a mesma consegue ordenar corretamente os problemas e as tarefas das empresas.

E a aplicação da matriz GUT no processo de decisões gerenciais ajuda na obtenção de resultados favoráveis. De tal forma que a análise segue 3 variáveis importantes, que são:

• Gravidade;
• Urgência;
• Tendência.

Com isso, compreenda que isso possibilita com que haja melhorias nos serviços e tomadas de decisões. Em resumo, saiba que a matriz GUT surgiu em meados de 1.980 e engloba um procedimento racional.

Onde se analisa as demandas mediante a análise de impacto urgente para saber quando elas devem ser aplicadas. Aliás, saiba que você pode ainda unir a mesma a outra Matriz chamada de SWOT.

Ou mesmo ao ciclo de PDCA, mostrando de modo completo os cenários reais desta empresa. Assim, entenda que a integração da matriz GUT com outras ferramentas de gestão de projetos será uma decisão assertiva.

Passos práticos para aplicar a matriz GUT na análise de riscos

Para que ocorra a implementação correta da matriz de decisão estratégica em questão é preciso seguir algumas etapas. Desse modo, compreenda que embora seja uma ferramenta mais simples, é preciso ter um padrão.

A fim de que ela possa ser efetiva e competente nas tarefas propostas. Com isso, confira na listagem abaixo os passos do projeto:

• Identificação dos riscos: primeiramente temos a captação daquilo que poderá atrapalhar ou impactar os negócios/projetos;
• Atribuição das notas (critérios): indo de 1 até 5, para que seja possível conhecer melhor os níveis de riscos. Para isso haverá as variáveis de Gravidade, Urgência e Tendência;
• Faça a multiplicação das notas (critérios): a fim de que seja possível definir as pontuações GUT;
• Realize a classificação (riscos): organize tais riscos seguindo do maior até o menor (pontuação).

Por certo, compreenda que a Matriz GUT faz a avaliação de critérios de importância. O que acaba sendo de grande utilidade e permite com que a empresa conheça todos os detalhes necessários.

Vantagens e desvantagens da Matriz GUT na gestão estratégica

Quando feita de modo adequado a matriz de urgência e importância (GUT) consegue obter ótimos resultados. De tal forma que atua como ferramenta eficiente e que possibilita a priorização dos processos de riscos.

Ao passo que algumas das vantagens principais são as seguintes:

• Modelo objetivo, que usa os critérios que são mensuráveis e que apresentam muita clareza;
• Tem alta flexibilidade, adaptando-se aos mais diversos cenários;
• Ferramenta bastante ágil e com fácil aplicação.

Porém, esteja ciente de que a Matriz GUT conta também com algumas desvantagens, são elas:

• Pode ser subjetiva: pois a mesma carece das avaliações de todos os critérios e é feita pelos colaboradores. E isso pode resultar neste empecilho na hora das decisões;
• Pode não agregar todos os fatores de relevância: em alguns casos deixam de fora aspectos importantes na hora de criar as priorizações. Tais como os benefícios e os custos que podem surgir no procedimento.

Ainda é possível que seja feita a customização da Matriz GUT para diferentes setores e negócios. Fazendo com que tenhamos uma análise de critérios estratégicos para atender cada atividade ou problema no momento oportuno.

Avaliação de critérios e ponderação na construção da matriz GUT

Outro ponto relevante consiste nas avaliações dos critérios e também nas ponderações durante a construção da matriz. Dessa maneira, entenda que isso visa garantir com que haja eficiência e objetividade no projeto.

Na avaliação de critérios na ferramenta de priorização de tarefas temos:

• Observação dos critérios GUT (Gravidade, Urgência e Tendência). Necessitando assim de avaliações consistentes e com grande objetividade.

Na gravidade da Matriz GUT são medidos os impactos diretos das atividades e dos problemas deste empreendimento. Sendo um tipo de medida que mostra o grau de importância de cada item.

Nisso, entenda que o método baseia-se nos seguintes impactos:

• Financeiros;
• Satisfações (clientes);
• Produtividades;
• Segurança.

Por sua vez, temos a urgência que serve para mensurar o tempo para que ocorra a solução necessária. As bases deste aspecto incluem:

• Prazos (entrega);
• Impactos (prazos futuros);
• Impactos nas regulamentações.

Já nas tendências da Matriz GUT será possível verificar se tal tarefa ou problema tende a piorar ou não. Permitindo com que seja feita correções de forma prévia. Veja quais são as bases deste fator:

• Elevação nos custos;
• Aumento nas reclamações;
• Maior número de acidentes.

Treinamentos e capacitação de equipes na utilização da matriz GUT

Este é um ponto essencial e que você precisa estar atento ao implementar o projeto em sua empresa. Uma vez que treinar e capacitar equipes será uma garantia de que a ferramenta será usada de modo correto.

Para isso deve-se abranger os seguintes aspectos:

• Definir os objetivos;
• Critérios e as ponderações;
• Aplicações da Matriz GUT;
• Entre outros detalhes.

Vale destacar que o ideal é que o treinamento seja realizado presencialmente ou online. E que a abordagem de ensino aconteça de modo prático para que a assimilação seja completa.

Além disso, compreenda que contar com exemplos práticos será mais simples de entender o funcionamento do processo. Já as perguntas e dúvidas são outro mecanismo que pode ser aplicado durante o ensino ministrado nos treinamentos.

Conclusão

Você pode perceber que a Matriz GUT tem papel de destaque dentro de uma empresa. Pois, compreenda que a mesma permite com que as atividades e problemas sejam organizados.

Em um formato de priorização de acordo com as três variáveis que compõem o nome da sigla. Nesse sentido, entenda que temos a gravidade, urgência e a tendência, facilitando saber o quanto um item é importante.

Desse modo, saiba que isso faz com que a empresa possa se organizar melhor. Evitando realizar tarefas não prioritárias e mantém-se sempre um ambiente eficiente e competente. Portanto, saiba que esta estratégia é viável e integrada a outras ferramentas e produz ótimos resultados.

FAQ: Perguntas Frequentes