Como fazer controle de almoxarifado?

Você sabe como fazer controle de almoxarifado de um modo eficiente e que renda ótimos resultados? Pois, compreenda que uma administração correta do setor permite serviços de qualidade e cumprimento das obrigações.

Assim, é importante que você entenda que se torna essencial ter uma visibilidade adequada dos itens estocados. Então leia o artigo e descubra quais são as melhores maneiras de realizar esse controle no almoxarifado da empresa.

Pontos Chave

• Função principal do Controle de Almoxarifado: Manter uma gestão muito mais efetiva de todos os produtos e materiais na empresa;
• Benefícios: reduz os custos, produtividade elevada, maior qualidade, segurança, tomadas de decisões assertivas, organização, atender as leis, comunicação eficaz, flexibilidade e satisfação (clientes);
• Recursos Disponíveis: recursos humanos, físicos, tecnológicos, entre outros;
• Variabilidade: Uma diversidade dos aspectos que podem gerar influência direta no desempenho e na eficiência dos processos voltados a gestão dos materiais;
• Adaptação: São muitos aspectos que precisam ser considerados, tais como, definição de objetivos, tamanho e dimensões, escolha dos processos, definição das tecnologias, treinamentos, monitoramentos, avaliações e mudanças.

O que é controle de almoxarifado?

Basicamente um controle de almoxarifado consiste na união de vários procedimentos e práticas. A fim de manter uma organização, registros dos itens e correta administração do setor de estoque.

Sendo que isso é realizado para os produtos, mercadorias, insumos e as matérias-primas armazenadas. O objetivo principal é que haja uma otimização no departamento e maior eficácia na gestão interna.

Fazendo com que os recursos sejam utilizados de modo inteligente, diminuindo os custos e evitando prejuízos (perdas). E aprender como fazer controle de almoxarifado é de grande impotência para as empresas independente do tamanho dela.

Um detalhe fundamental é que os impactos gerados são vistos em todo o empreendimento. E os lucros são obtidos quando há um bom alinhamento e que o atendimento aos clientes seja de qualidade.

Desse modo, compreenda que o estoque tem papel de destaque no controle e na movimentação dos produtos. Já a logística é um dos setores que acabam sendo beneficiados com um armazenamento muito bem administrado.

O ideal é que os funcionários e colaboradores sejam treinados para poderem cumprir suas tarefas. Enquanto que até mesmo o uso de softwares e de sistemas completos fará total diferença.

Quais são os objetivos do controle de almoxarifado?

Para você saber como fazer controle de almoxarifado é importante primeiro conhecer os objetivos do projeto. Dessa forma, compreenda que a empresa pretende o seguinte através da implementação deste método:

• Garantia de ter sempre os materiais disponíveis: com um bom controle não haverá falta de itens. O que evitará problemas relacionados a produção das mercadorias;
• Evitar com que ocorram desperdícios ou perdas: por ser feito do início até a saída dos produtos são identificados os vencimentos, fraudes e possíveis extravios dos itens;
• Recursos otimizados: haverá mais eficiência no uso dos recursos. Fazendo com que não aconteçam compras (desnecessárias) e nem estoques acima do necessário;
• Organização: todas as áreas e setores da empresa vão ser otimizadas de modo adequado. De tal forma que será mais simples de encontrar os materiais e ainda temos um ganho de tempo;
• Redução dos custos: com este controle será possível economizar nas compras, manutenções e no próprio armazenamento dos produtos.

Por certo, entenda que as atividades mais comuns neste controle são:

• Recebimento dos materiais: será possível conferir, registrar (sistema) e armazenar os itens com muito mais qualidade;
• Armazém: classificando os produtos em categorias, criando identificações deles e aplicando métodos para cada um dos tipos de materiais disponíveis;
• Expedições: engloba as tarefas de controla das saídas, registros e o atendimento de todas as requisições necessárias;
• Inventário: documento que poderá ser elaborado de forma periódica. Ao passo que servirá para saber qual a real quantidade dos materiais (estoque). Bem como para mostrar perdas e avarias dos itens;
• Gestão (compras): pedidos, pesquisas para com os fornecedores, emissão dos orçamentos, compras e até mesmo o acompanhamento (entregas);
• Manutenções: sistemas sempre atualizados, com os ajustes e as correções de possíveis erros.

Como fazer um controle de almoxarifado: passo a passo

Você viu anteriormente que compreender como fazer controle de almoxarifado irá trazer melhores resultados. Entretanto, saiba que o ideal é realmente conhecer o passo a passo da operação:

• Defina os objetivos da empresa: o que pretende ser alcançado com este controle (diminuir custos, organizar o setor ou gerar eficiência);
• Espaço físico deve ser organizado: é preciso definir o lugar correto para colocar o almoxarifado. Além de zelar pela limpeza, categorização dos produtos e identificação dos mesmos;
• Elabore o sistema de administração: será importante ter um método que realize o registro das entradas/saídas (materiais). Fazendo as documentações dos movimentos e criando inventários;
• Use ferramentas voltadas a gestão: aqui podemos destacar os softwares automatizados ou as planilhas. Desse modo, compreenda que são várias as opções, mas é preciso analisar o que a empresa realmente está buscando;
• Defina quais são as políticas (estoque): você precisará estabelecer níveis máximos e mínimos para os itens. É interessante inclusive implementar o método curva ABC de classificação dos produtos;
• Treine a sua equipe: cursos de capitação e materiais de qualidade;
• Conte com medidas voltadas a segurança: restrições (locais), auditorias internas, entre outros;
• Faça o monitoramentos dos resultados: acompanhamento de performance, uso de relatórios, gráficos e aplicação de indicadores de desempenho;
• Elabore inventários: isso irá mostrar as quantidades reais das mercadorias em estoque. Enquanto que os métodos podem ser contagens físicas, cíclicas ou mesmo o rotativo;
• Promova uma rotatividade em seu estoque: uma dica é o uso do modelo FIFO (Primeiro item que entrar é o Primeiro a sair). Além das vendas ou dos descartes dos itens que estão vencidos (ou próximos).

Assim, entenda que descobrir como fazer controle de almoxarifado será de grande utilidade. Uma vez que a empresa terá tudo muito bem organizado, documentado e o estoque estará sempre com os itens em dia.

Dicas para um controle de almoxarifado eficaz

Outro ponto que você deve estar atento é a respeito das principais dicas que podem contribuir no processo. Visto que esses conselhos conseguem fazer com que a gestão de estoque seja de alta qualidade.

Com isso, entenda que as dicas mais relevantes incluem:

• Mantenha uma boa organização do espaço;
• Classifique todos os produtos, mercadorias e materiais;
• Use endereçamentos para localizar os itens com mais rapidez;
• Faça um bom controle de entrada e saída;
• Realize uma gestão de estoque efetiva;
• Aplique as tecnologias mais modernas e atualizadas do mercado;
• Não se esqueça da segurança, trazendo medidas que assegurem a todos no ambiente empresarial;
• Treine a equipe;
• Mantenha uma comunicação eficaz;
• Realize monitoramentos, use relatórios, gráficos e os indicadores que medem o desempenho.

Sem dúvida, entenda que aprender como fazer controle de almoxarifado ajuda na competitividade. Uma vez que sua empresa estará a frente das outras organizações que não dão atenção a este ponto fundamental.

Como escolher um software de gestão de almoxarifado?

É importante também escolher um software para fazer a administração do almoxarifado em sua empresa. Pois, entenda que além dele otimizar as tarefas, fará a automatização dos processos.

Evitando erros/falhas comuns nas atividades manuais e ainda contará com muitas funções e recursos. Para definir qual sistema adquirir verifique os seguintes pontos antes da compra:

• Necessidades da empresa;
• Pesquisa aprofundada das opções no mercado;
• Leia todas as avaliações feitas pelos usuários;
• Peça demonstrações do software;
• Faça a comparação dos preços;
• Analise o nível de suporte técnico;
• Nível de escalabilidade (crescimento) do sistema na empresa;
• Fique atento aos termos contidos no contrato;
• Realize implementação gradualmente;
• Tenha colaboradores e funcionários muito bem treinados.

Ou seja, além de saber como fazer controle de almoxarifado é essencial definir o melhor modelo de software. A fim de que haja um bom alinhamento e que seja possível chegar a melhores resultados.

Vantagens de contar com um controle de almoxarifado eficaz

Você viu o que é o controle de almoxarifado e no que ele pode ser útil dentro de um empreendimento. Dessa forma, saiba que a ferramenta ainda consegue trazer muitos benefício, tais como:

• Estoques otimizados;
• Organização completa e estruturada no setor;
• Diminuição das perdas e avarias;
• Produtividade elevada;
• Tomadas de decisões melhoradas;
• Maior grau de segurança;
• Redução nos gastos/custos;
• Competitividade no mercado;
• Cumprimento das leis.

Por certo, compreenda que através de um bom planejamento e controle os frutos serão positivos. Fazendo com que o estoque esteja sempre atualizado e com um software tudo ficará ainda mais dinâmico e veloz.

Conclusão

De acordo com o artigo, você viu como fazer controle de almoxarifado e quais são os benefícios disso. De tal forma que o ideal é estruturar corretamente o departamento, classificando e endereçando os itens.

Afinal, entenda que o ponto principal é que haja uma organização interna no setor e nas demais áreas. Que podem se alinhar, fazendo com que nunca falte ou sobre produtos no estoque.

Portanto, compreenda que uma administração bem feita, auxilia na criação do inventário e dos demais documentos. Sendo útil para a logística, facilitando as entregas, monitorando os envios e mantendo os níveis de segurança.

FAQ: Perguntas Frequentes