5S: o que é, como funciona e como implementar

Você já ouviu falar na ferramenta 5s que é utilizada nas empresas para otimizar o processo de gestão? Pois, compreenda que ela é bastante simples, porém consegue ser muito efetiva e traz ótimos resultados.

Dessa forma, nós da CPCON temos ampla experiência neste método estratégico e nossa equipe é altamente especializada no assunto. Então continue a leitura e conheça todos os detalhes do processo.

Pontos Chave

• Função Principal: Ferramenta para otimizar o local de trabalho utilizando padrões, organização e muita disciplina;
• Benefícios: diminuição dos custos, melhoria da produtividade, segurança, colaboradores mais satisfeitos e assertividade nas tomadas de decisões;
• Recursos Disponíveis: ferramentas físicas, ferramentas digitais e os recursos humanos;
• Variabilidade: setor (atuação), porte da empresa, cultura (organizacional) e a flexibilidade durante a aplicação;
• Adaptação: compreensão dos 5 pontos, análise do cenário atual, planejamento prévio, implementação do 5s e monitoramento dos resultados.

O que é 5s?

O 5s consiste numa ferramenta que é voltada para a gestão dos mais diversos segmentos. Desse modo, compreenda que a mesma tem sua origem no Japão e preza pela simplicidade.

Sendo amplamente efetiva para manter uma correta organização do espaço de trabalho. Enquanto que otimiza o local e faz com que os resultados sejam muito melhores do que sem essa técnica.

Nisso, entenda que o 5s pode ser aplicado na gestão de estoque (controle). Trazendo uma série de benefícios que garantem um sistema muito mais eficaz, seguro e com excelente produtividade.

Além disso, compreenda que o nome da sigla deriva de 5 palavras escritas em japonês. Onde elas acabam se tornando a base direta para o procedimento, são elas:

• Seiri: utilização;
• Seiton: organização;
• Seiso: limpeza;
• Seiketsu: padronização;
• Shitsuke: disciplina.

Por certo, saiba que a aplicação do modelo no estoque resulta em uma série de vantagens. Visto que será possível diminuir as despesas, otimizar os materiais (aproveitamento) e evitar com que ocorram desperdícios.

Com isso, você deve saber que a produtividade da empresa realmente terá impactos positivos. Fazendo com que ela venha a aumentar e tudo isso de modo organizado e com ótima visibilidade.

Dessa maneira, entenda que o 5s permite um melhor trabalho inclusive para os funcionários. Que podem encontrar os itens com mais rapidez e isso acaba sendo um diferencial importante.

Como funciona o 5s em uma empresa?

O modelo estratégico 5s funciona aprimorando a gestão nas empresas e busca uma otimização do ambiente. De tal forma que são utilizados 5 elementos que conseguem melhorar as operações e atividades.

Com isso, saiba que de forma resumida os 5 pontos são explicados da seguinte forma:

• Seiri (utilização): ele remove do local tudo aquilo que não está agregando valor para o negócio. Nesse sentido, entenda que temos os materiais que são obsoletos, excessivos ou mesmo com problemas;
• Seiton (organização): este senso serve para trazer uma definição do lugar correto para armazenar cada um dos itens. Assim, compreendemos que este é um ponto de alto nível. Uma vez que ele garante uma maior organização utilizando a lógica e a eficiência;
• Seiso (limpeza): aqui o ambiente estará sempre muito limpo e amplamente organizado. Ao passo que nesta etapa do 5s temos a realização das inspeções e das higienizações com frequência;
• Seiketsu (padronização): este outro senso é utilizado para a elaboração de documentações dos processos que são padrões. A fim de que haja uma melhor movimentação dos itens, entre outras vantagens;
• Shitsuke (disciplina): é criada uma cultura disciplinar, onde há realmente um ótimo comprometimento. Seguindo os princípios que regem o 5s e fazendo isso em todas as etapas de uma empresa.

Sem dúvida, entenda que nós acreditamos que o uso da técnica 5s é bastante viável. E sendo especialistas no assunto, vemos a implementação do método como uma forma de superar os concorrentes. Já que a gestão de qualidade também influenciará no atendimento aos clientes.

Qual é a importância de contar com uma boa gestão de estoque?

Você viu que o 5s traz diversas contribuições e consegue otimizar os resultados com muita eficiência. Desse modo, compreenda que ter uma gestão de estoque bem construída faz muita diferença.

Afinal, entenda que o objetivo é manter sempre o setor em pleno funcionamento e organizado. Sendo que o estoque impacta de modo direto nos outros departamentos de uma empresa.

Uma vez que os itens possuem valor específico e podem ser comercializados no futuro. Alguns dos pontos que são influenciados pelo processo incluem:

• Qualidade (produtos);
• Fluxo (interno) do trabalho;
• Experiência (cliente);
• Entre outros fatores.

Por certo, nós sabemos mediante a nossa expertise que o 5s consegue ser um grande aliado da gestão. Devido ao fato de que ele divide as tarefas em 5 pontos chave que possibilitam chegar aos resultados almejados.

Os 5 princípios da ferramenta 5s

A ferramenta 5s apresenta 5 princípios que já mostramos para você anteriormente. Agora vamos conhecer em detalhes cada um deles e no que eles podem contribuir para a sua empresa:

1. Seiri (utilização)

Começamos pelo Seiri que traduzido significa utilização, sendo que ele funciona identificando itens úteis e inúteis para a empresa. Com isso, compreenda que temos uma classificação dos produtos e das mercadorias.

Incluindo também os materiais e isso é feito justamente para que os itens desnecessários sejam removidos. Fazendo com que o estoque seja muito bem analisado, o que gera uma melhor organização.

Assim, nós vemos este ponto do 5s como sendo de grande importância. Já que ocorre o descarte dos itens que não agregam nada ao setor. Ou seja, embalagens, produtos ou mesmo equipamentos sem serventia alguma.

Como resultado disso, saiba que haverá a diminuição dos excessos que atrapalham na organização do local. Vale destacar que vemos a classificação (categorização) como uma estratégia válida.

Uma vez que são criados grupos específicos que respeitam as frequências de utilização, criticidades e o grau de importância dos itens.

2. Seiton (organização)

No caso do senso Seiton temos a organização do ambiente, já que os itens inúteis foram removidos. Dessa forma, compreenda que ficar mais fácil para rearranjar o espaço, mediante a filtragem do elemento anterior.

Com isso, sabemos que o melhor a fazer é manter tais produtos/mercadorias em lugares que sejam fixos. Enquanto que isso permitirá com que as identificações sejam mais precisas e práticas.

Sendo que com este ponto do 5s você consegue fazer com que quaisquer pessoas tenham acesso ao item. Que fica muito mais localizável devido a boa estruturação criada pelas duas etapas.

Aliás, entenda que você poderá realizar a separação dos produtos segundo suas seções específicas. Onde as mesmas podem ter cores bastante específicas para auxiliar na identificação dos itens.

Sem dúvida, acreditamos que com isso se torna possível achar as mercadorias com muito mais agilidade. Garantindo inclusive com que haja uma produtividade mais elevada e com diminuição das perdas (produtos).

Decerto, saiba ainda que este senso do 5s permite com que os gestores tenham um controle mais efetivo. Principalmente na questão dos fluxos de entrada/saídas dos itens. E a identificação por placas, etiquetas e demais métodos também será de grande utilidade.

3. Seiso (limpeza)

Nós temos ainda o terceiro senso que é o Seiso, significando a limpeza do ambiente. Dessa maneira, compreenda que ele é um complemento direto aos níveis já implementados.

Pois, entenda que a utilização e a organização já otimizaram boa parte do estoque. E com uma boa higienização teremos um espaço muito mais funcional e prático.

Um detalhe importante que nós destacamos é que a tarefa precisará abranger os espaços por completo. Ao passo que isso é necessário para que haja maiores cuidados para com a higiene e a estruturação do local.

Nesta etapa do 5s você precisa zelar por uma boa iluminação do ambiente. E também será preciso verificar se o estoque está livre dos principais riscos. Assim, compreenda que nós indicamos uma limpeza realizada de modo frequente.

Bem como a definição dos processos ou das condutas que sua equipe de estoque terá que respeitar. Uma dica neste ponto é seguir o que a nossa equipe de especialistas visualiza como sendo efetivo:

• Fazer inspeções de modo regular: zele pela organização e faça as higienizações sempre que necessário;
• Remover as sujeiras diretamente da fonte: para isso crie medidas que previnam tais acúmulos. Nesse sentido, você pode usar os tapetes antiderrapantes, recipientes ou outros tipos de estratégias.

4. Seiketsu (Padronização)

Seguindo o padrão 5s temos ainda o Seiketsu que é a padronização. Desse modo, compreenda que ele visa trazer um padrão específico para as atividades.

Levantando assim as operações contidas em um estoque empresarial e divide isso em funções. Enquanto que é útil inclusive para fazer com que os outros sensos se tornem hábitos.

A fim de que sejam seguidos corretamente para que a gestão seja plena e completa. Sem dúvida, nós sabemos que esta prática possibilita com que a realização das tarefas (equipe) sejam bem mais efetivas.

Sendo que os erros e as falhas prejudiciais para o negócio são evitadas, o que  acaba sendo muito benéfico. De fato, entenda que este ponto requer um amplo planejamento, além de ser preciso treinar sua equipe.

Vale ressaltar que os gestores também possuem papel relevante e devem participar do processo. Outro detalhe que nós destacamos para você é a respeito da criação de documentações.

Contendo as regras de forma clara, para auxiliar nas movimentações dos itens e na organização do local. E é importante mostrar aos colaboradores que eles precisam se envolver na tarefa e ver a ferramenta como uma ótima alternativa.

5. Shitsuke (Disciplina)

Já a quinta parte do 5s engloba a Shitsuke, ou seja, a disciplina que realmente tem grande relevância. Visto que ela segue os outros 4 elementos citados anteriormente e visa mantê-los em funcionamento.

Além disso, saiba que o objetivo principal da etapa em questão é fazer com que tudo continue em ação. Respeitando os pontos anteriores e zelando pelo padrão estabelecido pela ferramenta de modo completo.

Vale destacar que nós vemos este senso como uma manutenção de compromisso para com o 5s. Gerando um tipo de cultura que siga tais princípios e que busque melhorias contínuas. Sendo importante observar novas oportunidades e até mesmo implementar determinadas mudanças.

Quais são as vantagens de utiliza o 5s nas empresas?

São muitas as vantagens que você terá ao utilizar a ferramenta 5s na sua empresa. Pois, compreenda que ela não só organiza o ambiente, mas também consegue trazer otimizações relevantes.

Assim, saiba que os benefícios mais visíveis incluem:

• Diminuição dos custos: através do método se torna possível reduzir de forma drástica as perdas. Desde aquelas ocasionadas por obsolescência até as resultantes de extravios (furtos). E este é um aspecto fundamental, já que ajuda a empresa a economizar;
• Produtividade: com um fluxo dos materiais melhorado temos grandes vantagens. Sendo que tanto o manuseio (movimentação) dos itens quanto o tempo bem administrado contribuem nos resultados;
• Segurança: um dos fatores de maior importância e que será possível mediante a limpeza e organização do setor. Enquanto que isso é útil inclusive para evitar com que ocorram acidentes;
• Colaboradores mais satisfeitos: tendo um ambiente que seja agradável, os funcionários e interessados vão trabalhar bem melhor. Como resultado disso, você pode garantir uma maior produtividade na sua empresa;
• Tomadas de decisões mais assertivas: contando com dados e informações precisas temos uma facilidade para lidar com a gestão dos estoques e com a parte do planejamento.

A CPCON enxerga o 5s como sendo um tipo de filosofia empresarial, que busca uma otimização contínua (cultura). E por sermos pioneiros no assunto, realmente temos a expertise necessária para auxiliar no processo.

Softwares para ajudar o 5s

Você pode contar com um software para auxiliar diretamente na implementação do 5s. De tal forma que no mercado são vários os modelos disponíveis e que trazem uma grande quantidade de funções/recursos.

Ao passo que os principais são:

• 5s Companion: um tipo de plataforma bastante completa e que traz uma série de ferramentas. Que conseguem participar de todos os níveis presentes no 5s. Ou seja, desde que ocorre a classificação até que se tenha a auditoria (acompanhamento);
• VisualShop: esta outra opção tem foco em uma organização mais visual para o ambiente empresarial (trabalho). Onde você terá diversos recursos que permitem elaborar layouts, etiquetas e as sinalizações;
• 5s Mobile: aqui temos um app de qualidade (móvel) que possibilita com que seus colaboradores possam registrar suas observações. Além disso, saiba que os mesmos podem fazer o envio de relatórios, criar fotos e muitas outras atividades;
• 5s Training: este 5s se enquadra num tipo de software voltado ao treinamento. Dessa maneira, entenda que ele traz cursos (online) e também presenciais. Ensinando com clareza a respeito dos princípios que regem a ferramenta.

Como escolher um bom software de 5s?

Nós separamos alguns pontos que você deve analisar antes de adquirir um software de 5s, são eles:

• Porte (empresa): softwares gigantes costumam contar com uma grande quantidade de recursos e de funções. A fim de atender a todas as exigências que uma empresa necessita. Contudo, entenda que isso poderá vir a encarecer o preço final do programa;
• Setor (empresa): outro aspecto relevante é a categoria onde a organização está situada. Com isso, saiba que determinados softwares são elaborados para atender setores específicos. E isso precisa ser verificado para evitar uma compra errada;
• Orçamento: existem variações nos softwares do tipo 5s e os preços se diferem de acordo com a escolha. Por certo, compreenda que é possível contar com modelos gratuitos ou pagos anualmente;
• Funções: você deve analisar se os recursos e funcionalidades são o que sua empresa realmente precisa naquele momento. No caso, saiba que tais sistemas podem ter ferramentas de organização visual, relatórios e checklists;
• Praticidade (utilização): é necessário que o software seja intuitivo e que todos possam operar sem dificuldades.

O ideal é sempre verificar todas as características presentes no sistema. A fim de saber se ele pode ser corretamente implementado na empresa. Uma dica da CPCON é planejar muito bem antes que seja feita a compra.

RFID, Sistema WMS e o 5s

Um ponto fora da curva (diferencial) é implementar o RFID, o sistema WMS e o 5s em sua empresa. Afinal, entenda que o armazém ficará muito mais organizado, terá alta precisão e será muito eficiente.

Assim, compreenda que nós indicamos a integração dos 3 modelos para que sua empresa se torna imbatível. As contribuições de cada um dos métodos são:

• RFID:
  • Uso das etiquetas inteligentes que fazem identificação automática (ondas de radiofrequência);
  • Alta precisão e agilidade (leitura);
  • Diminuição dos erros e falhas;
  • Monitoramento feito em tempo real.
• Sistema WMS:
  • Software voltado a gestão dos armazéns;
  • Controle dos fluxos das mercadorias;
  • Emissão de relatórios;
  • Realização de ótimas análises;
  • Alocação adequada dos espaços.
• 5s:
  • Remover itens desnecessários;
  • Organizar cada item no local específico;
  • Limpar todo o ambiente;
  • Padronizar os processos das operações;
  • Elaborar uma cultura (comprometimento).

Decerto, nós vemos muitas vantagens nesta integração completa, tanto na precisão quanto na eficiência operacional. Além de diminuir os gastos, melhorar a satisfação dos clientes e muitos outros pontos importantes.

Conclusão

Conforme o artigo vimos que o 5s é uma ferramenta que é muito importante para a gestão dos estoques. Sendo que ela utiliza 5 elementos que conseguem otimizar a empresa por completo.

Desse modo, saiba que o processo embora seja pouco complexo exige conhecimento para melhores resultados. Com isso, entenda que o Grupo CPCON tem a expertise necessária para lhe ajudar na tarefa. Entre em contato conosco e agente uma consulta conosco.

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