O Inventário na Gestão de Ativos

O Inventário na Gestão de Ativos

O que é inventário ?

No mundo contábil e financeiro, inventário são estoques de qualquer material, serviços, ativos, materiais, produtos acabados, etc… Como podemos ver o conceito de “Inventário” é muito amplo, é tão amplo que até o meio jurídico é utilizado o termo para designar a transmissão de uma herança para herdeiros, ou simplesmente para definir que há bens de propriedade de outrem a ser conhecido, levantado, periciado, avaliado, e por aí vai.

A forma mais simples de se conhecer o Inventário, posta a necessidade, é efetivamente se preparar para uma série de situações que muitas das vezes fogem ao controle, quer seja pelo volume, criticidade ou natureza do que será objeto do inventário. O uso de tecnologia adequada, bem como, o conhecimento sobre o fluxo do processo e da necessidade, se traduz em sucesso a execução desta tarefa tão importante, para se controlar e conhecer algo.

Num olhar mais voltado para gestão e controle, é essencial para toda empresa que deseja se organizar, atender preceitos legais, boa governança e preocupação com geração de valor para os seus acionistas, ter seus processos de inventários organizados e atualizados.

Algumas pessoas podem iniciar a leitura deste artigo pensando que é um tema básico e fácil de ser operacionalizado, porém, pela expertise da equipe CPCON e diversos projetos já implantados, entenderão que o tema merece um pouco mais de atenção dentro da Gestão de Ativos e Estoques.

Os processos de inventários que a CPCON executa, visam o controle de estoques, ativos imobilizados, propriedades e até ativos intangíveis como softwares por exemplo. Para o controle de estoques procuramos entender o fluxo das operações logísticas de forma a não interferir no dia a dia dos processos. Entretanto, o método contábil que uma empresa usa para determinar seus custos de estoque, pode ter um impacto direto em suas principais demonstrações financeiras, no balanço patrimonial, DRE e Fluxos de caixa. Diferentemente de outros Países, no Brasil o modelo mais empregado, dado normativas fiscais, é FIFO ( First in, first out ) simplesmente o primeiro que entra é o primeiro que sai, significa que a primeira compra que entrou no estoque é a primeira que sai, seguindo uma ordem cronológica, na linha do tempo. Desta forma, geralmente o valores de estoques tendem a ser supervalorizados, pois na composição do ativo circulante, leva-se em consideração sempre a composição dos valores dos últimos lotes comprados, que boa parte das vezes tendem a ser mais caros. Dado a importância do tema, temos apoiado muitas empresas na adoção dos modelos de inventário, não somente o FIFO, mas também, FEFO – First expire, First out – (Primeiro que expira – primeiro que sai), coordenando inventários rotativos e periódicos que visam garantir a execução do controle físico de forma organizada e auditável.

Para o Inventário patrimonial, a criticidade não está na forma do controle e sim nos elementos de controle e movimentação dos bens. O controle de imobilizado, permite que a Empresa possa gerenciar todos os ativos que estão em operação, fazem parte da produção de produtos ou serviços com uma vida útil pré-definida e encargos de depreciação baseado neste período de vida útil. O controle de ativos também é muito relevante, pois é muito comum a perda do controle ao longo do tempo, tocante a correspondente identificação física e contábil, gerando lacunas de controles que traduzem em perda na recuperabilidade do ativo.

A operação de inventário

A equipe CPCON costuma falar que um inventário obtém sucesso se nos atentarmos aos detalhes, um bom projeto de inventário explora no planejamento dos trabalhos todos os detalhes de logística, materiais, tecnologia, contingências, e outros pontos que são fundamentais para o sucesso do projeto. Caso não saibam, a CPCON é responsável pelo maior inventário já realizado com mais de 10 milhões de ativos emplaquetados em menos de 10 meses com uma equipe de aproximadamente 450 técnicos em campo ao mesmo tempo; imaginem quantos detalhes tiveram que ser mapeados…

O Plano de Trabalho é um procedimento obrigatório nos projetos da CPCON e nele são mapeados todos os pontos de controle, riscos, provisão de recursos e até cenários de contingências para que o projeto seja um sucesso. No que se refere ao inventário podemos citar 3 perguntas básicas: O que inventariar? Como inventariar? Como manter o inventário?

O que inventariar?

A definição de quais famílias de ativos e qual o tipo de ativo a ser inventariado parece simples mas não é, a legislação no passado orientava a ativação dos bens com vida útil superior a 12 meses com valor pouco acima de R$ 324,00, e hoje está em vigor o valor acima de R$ 1.200,00, o que já nos dá uma pista de que o inventário realizado hoje será diferente do que iremos analisar nos registros da contabilidade patrimonial do passado, o que impactará num esforço de conciliação físico x contábil maior e uma análise muito bem estruturada das provisões de baixas ao final do projeto.

Como inventariar?

Alguns ativos são de fácil acesso, porém temos que incluir no planejamento dos trabalhos o mapeamento dos ativos em situações que demandam cuidados especiais ou uso de recursos de não tão fácil acesso, vamos exemplificar com uma situação de inventário em indústrias. Existem no ambiente industrial situações de ativos em altura, ativos em locais subterrâneos, ativos em ambientes insalubres e perigosos e até em ambientes confinados, e com isso, tem-se que incluir nas atividades do Plano de Trabalho todos estes locais e o tipo de inventário a ser feito, com quais equipamentos de segurança necessários por normas trabalhistas e exigências de segurança do trabalho, além é claro de cursos que os técnicos precisarão fazer antes de se apresentarem para trabalhar, como NR35 (Trabalho em altura), NR10 (Trabalho em ambientes com eletricidade) e NR33 (Espaço confinado)…

Como manter o inventário?

Está neste ponto o maior erro de muitas empresas de inventário, não se preocupar com a manutenção do inventário após a sua realização. A CPCON possui um modo de trabalho desenvolvido especialmente para projetos de gestão de ativos e não simplesmente de controle patrimonial. Nele nossos processos e procedimentos são definidos em Plano de Trabalho com o cliente para que, após cada ativo inventariado, o procedimento de manutenção dos controles esteja implantado, e o próprio cliente possa dar continuidade na manutenção dos controles internos do ativo imobilizado.

A CPCON trabalha também com operação assistida e implantação de normas e procedimentos para a gestão patrimonial, de forma que ao acabar um projeto o gestor responsável pela área de ativos possa garantir para a administração um resultado contábil adequado com a realidade de ativos de sua organização.

Consulte-nos sobre Cases e mais dicas sobre gestão de ativos e inventário.

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