Contagem de estoque: O que é e como fazer

Você sabe o que é contagem de estoque e quais são as melhores maneiras de otimizar o processo? Pois, saiba que a tarefa requer bastante competência e efetividade para gerar resultados positivos.

Nós da CPCON vemos essa atividade de contagem como sendo uma poderosa ferramenta na busca pelo sucesso empresarial. Então continue a leitura do artigo e aprenda tudo a respeito do processo.

Pontos Chave

• Função Principal: fazer com que haja a garantia de que as quantidades dos produtos (registrados) no sistema (gestão) sejam os mesmos que estão atualmente no estoque (armazém);
• Benefícios: evita as divergências entre o sistema e o estoque físico, melhora o giro do estoque, ajuda a evitar desperdícios, permite as tomadas de decisões mais assertivas, dados concretos e reais, diminui os custos, possibilita aumentar os lucros, auditorias mais rápidas, conformidade para com as leis e imagem fortalecida (empresa);
• Recursos Disponíveis: leitura por código de barras ou RFID, integração aos softwares WMS, dispositivos móveis ou computadores, software automatizados, soluções via comandos de voz, drones para áreas de acesso mais complicado, realidade aumentada, entre outros;
• Variabilidade: fatores humanos, processos, ambiente, layout do armazém, métodos ineficientes, negligências, erros nas contagens, etc;
• Adaptação: desafios atuais (modernidade), adotar soluções que sejam consideradas inovadoras, implementar práticas efetivas, e muitas outras.

O que é contagem de estoque?

A atividade de contagem de estoque consiste num procedimento para verificar de forma física os itens armazenados. Ou seja, as quantidades de produtos, mercadorias e materiais que ficam mantidos no setor de estoque (armazém).

Desse modo, compreenda que este é um ponto muito importante para a gestão dos negócios. Onde a contagem de estoque não é apenas uma tarefa simples e rotineira, mas sim uma ferramenta essencial.

Já que a mesma garante com que tenhamos uma maior visibilidade, alta precisão e eficiência nas operações. E nós do grupo CPCON valorizamos muito a atividade, gerando soluções que trazem otimizações.

Visto que é possível fazer tal contagem de itens em estoque nos formatos manuais ou automatizados. Sendo que o primeiro pode conter erros/falhas e o segundo costuma ser muito mais viável e completo.

Além disso que citamos, entenda que o processo se enquadra na gestão de inventários. Permitindo com que a empresa possa realizar a tarefa com mais assertividade e economia de tempo.

Dessa maneira, saiba que o objetivo da contabilização de itens do setor é fazer uma verificação e o registro completo do estoque. Sendo que isso cobre um determinado período onde os produtos ficam mantidos no local.

Outro ponto fundamental da contagem de estoque é que ela garante uma maior precisão. Que será útil para os registros contábeis e ainda possibilita conhecer o real cenário dos armazéns.

Fazendo com que não fiquem faltando mercadorias ou que não se tenha excessos de itens. Além de englobar a gestão das entradas/saídas dos produtos, fiscalizando e anotando os dados necessários.

Para que serve e como funciona a contagem de estoque?

O processo de contagem se torna uma ferramenta estratégica para as mais diversas empresas. De tal forma que mediante a expertise de nossa equipe vemos o modelo como uma garantia de sucesso.

Uma vez que a gestão dos negócios é transformada quando se valoriza a contagem dos itens em estoque. Dessa maneira, compreenda que o procedimento em questão funciona como uma espécie de raio-x.

Mostrando através da contagem de estoque o estado de cada item e os detalhes necessários. Nisso, entendemos a tarefa como sendo uma garantia de que os registros sejam idênticos as quantidades presentes no sistema utilizado (manual/software).

Assim, nós entendemos que a atividade de contagem tem as seguintes serventias:

• Remover as divergências: que podem aparecer entre a realidade e o que está incluso no sistema. Enquanto que em caso de ocorrem diferenças será preciso investigar o problema. A fim de buscar uma solução viável que evite perdas e rupturas;
• Giro (produtos): é um indicador daqueles itens que possuem mais saída do que outros. Ao passo que os dados obtidos mostram de forma clara este cenário e ainda otimiza as compras evitando os desperdícios;
• Controle da parte financeira com mais qualidade: com estoques efetivos e bem estruturados temos a criação de relatórios completos. Onde será possível conhecer a saúde da empresa;
• Auditorias: acreditamos que tais reuniões vão ser bem mais tranquilas quando há segurança no processo.

Com isso, nós enxergamos a contagem de estoque como sendo primordial para as empresas. Visto que o projeto estratégico permite com que o próprio inventário dos produtos seja realizado de maneira competente.

Como é feita a contagem de estoque nas empresas?

Outro ponto importante que nós somos especialistas é justamente na questão do funcionamento da contagem nos estoques. Afinal, depois de muitos anos de experiência e com pioneirismo no mercado, isso fica bem simples de entender.

Dessa forma, saiba que as contagens podem ser feitas de dois modos distintos:

Método manual
Aqui temos um processo que engloba o uso das planilhas ou mesmo de papéis. E os dados de cada produto/mercadoria são escritos e depois são repassados para o programa.

Entretanto, compreenda que em empresas que tenham volume elevado de itens isso acaba não sendo efetivo. Uma vez que a tarefa exigirá muito mais tempo para ser realizada e teria que contar com vários funcionários.

Além disso, entendemos que o processo de contagem de estoque deste tipo traz uma série de erros/falhas. Que incluem o esquecimento de itens, registros incorretos e outros problemas similares.

Método automatizado

Diferentemente do modelo manual, o sistema automatizado apresenta uma série de vantagens. Afinal, compreenda que o procedimento é realizado mediante um coletor de informações.

Que fica diretamente integrado no sistema escolhido e isso faz com que a atividade tenha grande assertividade. De tal forma que o recolhimento desses dados é feito mediante a uma leitura através de RFID ou código de barras.

Assim, saiba que as informações captadas vão diretamente para o sistema de computador. Nós da CPCON, por exemplo, vemos o software WMS como uma inovação para o setor de estoque e logística.

Devido a rapidez dele, automatização das atividades manuais e pela grande quantidade de funções disponíveis. Fazendo com que os dados obtidos venham até o sistema sem erros e isso é algo fundamental.

Quais são os tipos de contagens de estoque?

Existem pelo menos 3 tipos de métodos para fazer a contagem de estoque corretamente. Dessa maneira, compreenda que tudo depende da empresa e do que ela realmente necessita para o setor.

Enquanto que as contagens se dividem em gerais, rotativas e periódicas:

1. Contagem geral

A contagem geral é quando o processo é realizado de uma vez, porém é bastante demorado. Sendo que os funcionários e colaboradores vão ter que se esforçar muito para concluir a tarefa de modo efetivo.

Só que isso acaba se tornando essencial e precisa ser realizado anualmente. A fim de preencher os relatórios contábeis. Ou mesmo para as auditorias que são voltadas aos negócios.

Por certo, nós vemos este método estratégico como uma alternativa para aquelas empresas que tenham volumes amplos (estoque). Servindo inclusive para organizações com valor agregado (elevado).

Aliás, saiba que tal contagem de estoque indica itens obsoletos ou mesmo que estejam vencidos. Porém, entenda que devido a demora na tarefa ele acaba não sendo tão interessante.

2. Contagem rotativa

Por sua vez, saiba que a contagem rotativa ocorre de forma gradual e ocorrem divisões nas mercadorias. De tal modo que as mesmas ingressam em grupos específicos onde são inspecionadas em separado.

Nesse caso, percebemos que o procedimento realmente é muito mais rápido do que os outros modelos. Contudo, entenda que isso acaba necessitando de um tempo maior para que seja entregue o balanço (total) deste estoque.

De fato, nós sabemos que o método rotativo de contagem é capaz de detectar as inconsistências. Enquanto que corrige de modo efetivo as diferenças e também os erros contidos no setor. E ele pode ser feito diariamente, nas semanas ou mesmo de modo quinzenal.

3. Contagem periódica

A contagem de estoque periódica é uma maneira de realizar a tarefa com uma frequência determinada. Ao passo que isso independe de cobrir o estoque por completo ou somente em alguma parte específica dele.

Desse modo, compreendemos que este controle pode ser feito em períodos. Onde podem ser diários, semanais ou mesmo anuais, tudo dependerá da empresa e do cronograma dela.

Vale ressaltar que ele apresenta vários critérios e possui efeito fiscal. Sendo que indica inclusive as situações que precisam de correção ou de melhorias. Além de garantir com que o estoque esteja sempre em dia para atender os clientes corretamente.

Passo a passo para fazer a contagem de estoque

Você viu que a contagem de estoque pode ser feita de diversas maneiras distintas. Enquanto que é preciso realizar um passo a passo adequado para chegar aos resultados almejados.

Com isso, nós da CPCON vemos as seguintes etapas como primordiais no processo:

1. Definição dos objetivos da atividade: escolha das metas e do modo de contagem;
2. Planejamento: com um cronograma, equipe, recursos e com ampla comunicação;
3. Preparação do estoque: deve-se organizar o setor, higienizar o que for necessário e garantir a melhor acessibilidade possível;
4. Fazer a contagem de modo competente: aqui você deve ter um modelo que seja confiável e seguro, precisa documentar os dados e validar as informações;
5. Análise dos resultados obtidos: neste ponto indicamos a comparação dos dados para com o que foi incluso no sistema. Onde ocorre a investigação dos problemas identificados e são implementadas as possíveis soluções viáveis;
6. Monitoramento: indicamos que você faça o acompanhamento dos indicadores e procure métodos de aprimoramento das contagens. E não se esqueça de fazer as auditorias (internas) para manter a qualidade no processo.

Dessa maneira, compreenda que o ideal muitas vezes é contar com uma empresa de consultoria. E nossa equipe conta com a expertise necessária para lhe ajudar na contagem de estoque em seus mínimos detalhes.

Sistema automatizado para contagem do estoque da empresa

Nossa equipe vê os sistemas automatizados como sendo uma grande inovação para as empresas. Devido ao fato de que eles substituem as tarefas manuais e evitam uma série de prejuízos.

Além disso, vemos o projeto como sendo um modo de obter visibilidade, gestão completa e ajuda nas decisões estratégicas. A fim de que seu negócio possa realmente conseguir o sucesso necessário frente aos concorrentes.

Por certo, saiba que um sistema de contagem de estoques consiste num tipo de software tecnológico. Onde o objetivo dele é automatizar as atividades referentes aos armazéns e auxilia inclusive na logística.

Nisso, entendemos que o formato de código de barras ou o poderoso RFID são ótimas soluções. Embora o RFID tenha um maior destaque mediante ao fato dele fazer leituras a distância e em lotes com mais competência.

Com isso, compreenda que a contagem de estoque fica mais simples e assertiva com o uso de algum mecanismo automatizado. E nossa empresa inclusive é uma das pioneiras em matéria de RFID.

Quais são as vantagens de um sistema para contagem de estoque?

Um software que faz a tarefa de contagem dos itens em estoque traz uma série de benefícios, tais como:

• Diminuição dos custos: tanto nos gastos com mão de obra quanto nas perdas e erros (manuais);
• Eficiência: os processos vão ser feitos mais rapidamente e com alta precisão. Ao passo que sobrará tempo para os funcionários e colaboradores se dedicarem a outras tarefas importantes;
• Gestão e controle (estoque): a visibilidade será melhorada e funcionará em tempo real. De tal forma que mostrará as quantidades dos itens disponíveis e isso evita excessos e possíveis rupturas;
• Decisões assertivas: as informações ajudam a saber quais estratégias são mais viáveis. Seja nos procedimentos de compras, vendas ou mesmo nas operações de produção;
• Gestão (armazéns): layout otimizado, controle de todo o giro (estoque) e produtos sempre muito bem organizados;
• Diminuição das perdas: a contagem de estoque por sistemas automatizados permite identificar e solucionar empecilhos. Que incluem perdas, furtos, erros e as avarias nos produtos;
• Agilidade (auditorias): o sistema facilita as auditorias tanto fiscais quanto as contábeis da empresa;
• Qualidade: as validades e prazos são monitorados no estoque, bem como as condições apresentadas pelos itens estocados. Desse modo, compreendemos que os produtos e as mercadorias serão muito melhores.

Assim, saiba que nossa equipe de especialistas tem pleno conhecimento de uma grande variedade de tecnologias, tais como:

• Código de barras: são utilizados alguns leitores que fazem a coleta das informações e este é um modelo bastante comum;
• RFID: inovação que realiza coletas dos dados sem uma aproximação do leitor. Dessa maneira, saiba que é um modelo ideal para grandes produtos (volumosos);
• Voz: neste sistema são usados os comandos de voz para captar os dados e informações. Enquanto que os funcionários não precisam fazer as atividades utilizando as mãos;
• Móveis: sistemas via tablet ou Smartphones.

Contagem de estoque utilizando o RFID

Nós somos especialistas no processo de contagem de estoque e também pioneiros em RFID. Visto que visualizamos o potencial da tecnologia que vem se tornando uma tendência nas empresas atuais.

Dessa forma, compreenda que a tecnologia em questão é excelente para a contabilização dos estoques. E para isso são utilizadas as etiquetas inteligentes que contam com chips de dados e antenas.

Enquanto que o leitor na frequência correta serve para identificar as informações e as envia a um software de computador. E tudo isso ocorre sem que haja contato físico, o que é realmente muito interessante.

Por certo, entenda que a equipe da CPCON enxerga muitas vantagens no uso do RFID para as contagens:

• Velocidade e alta precisão;
• Visualização feita em tempo real;
• Diminuição nas perdas;
• Layouts otimizados;
• Giro do estoque melhorado;
• Auditorias mais fáceis de realizar;
• Decisões (assertivas);
• Segurança.

Vantagens da contagem de estoque nas empresas

É importante você conhecer também as principais vantagens que a contagem de estoque traz para as empresas. Desse modo, nós preparamos uma lista com alguns dos benefícios mais comuns:

• O processo evita divergências entre o cenário real do estoque e o que está no sistema;
• O giro (produtos) ficará mais acessível;
• Gestão financeira otimizada;
• Auditorias eficientes e práticas;
• Tomadas de decisões (assertivas);
• Diminuição dos custos;
• Lucros elevados;
• Excelente produtividade;
• Agilidade para a realização das auditorias;
• Profissionalismos e confiabilidade (clientes);
• Imagem da empresa fortalecida;
• Organização;
• Entre outras.

Conclusão

De acordo com o artigo vimos que ter uma contagem de estoque precisa e efetiva traz ótimos resultados. Com isso, saiba que o processo pode ser feito de maneira manual ou mesmo automatizada.

No caso de uso de um software ou app especializado temos diversas vantagens. Que vão desde a obtenção de dados corretos até na otimização dos processos logísticos.

No caso, nós acreditamos que um software WMS junto ao modelo RFID é uma alternativa de alto nível. E isso foi possível verificar devido a expertise da nossa equipe que pertence ao Grupo CPCON. Então entre em contato e agende uma consulta clicando neste link.

FAQ: Perguntas Frequentes