Inventário de Estoque

Você sabe o que é um inventário de estoque e qual a real utilização da atividade em uma empresa? Pois, compreenda que o mesmo envolve um tipo de processo onde ocorre a contagem dos itens dos armazéns.

Assim, nós da CPCON somos experts no assunto devido aos mais de 25 anos atuando no mercado. Então leia o artigo e descubra todos os detalhes que regem o processo e fique atualizado quanto a este tema.

Pontos Chave

• Função Principal: Trazer uma visão muito mais ampla e precisa com atualizações das quantidades, status e localizações dos itens de um armazém empresarial;
• Benefícios: visão ampla, maior precisão, gestão de estoque otimizada, melhores tomadas de decisões, eficiência nas operações, atendimento aos clientes com qualidade, entre outros;
• Recursos Disponíveis: visão mais detalhada, análise avançada do setor, otimizações no processo de gestão, automatização, otimização nas operações, decisões assertivas, etc;
• Variabilidade: demanda (clientes), fornecedores (desempenho), processos internos e os fatores (externos).
• Adaptação: analisar as demandas, acompanhar os seus fornecedores, monitorar os processos internos, conhecer os fatores que são externos, ter flexibilidade, agilidade, se comunicar adequadamente e ter uma cultura adaptável.

O que é um inventário de estoque?

O inventário de estoque consiste num procedimento de contagem e de registro dos itens presentes no departamento. Desse modo, compreenda que os produtos, mercadorias e os materiais ficam mantidos neste ambiente.

Que pode ser um armazém, um centro de distribuição ou outro tipo similar. Tendo como principal objetivo trazer para a empresa uma visão mais ampla e com ótima precisão.

Ao passo que o inventário de estoque consegue mostrar as quantidades e os valores de cada um dos itens. E isso ocorre em um tempo determinado, a depender do tipo (modelo) de inventário aplicado pela organização.

Com isso, saiba que nós vemos este método estratégico como uma ferramenta essencial. Visto que ele traz diversas vantagens e permite com que o setor se torne bem mais otimizado.

Por certo, entenda que durante a criação do inventário é feita a elaboração de uma listagem completa. Onde todos os produtos/mercadorias são inclusos para que a empresa conheça o real cenário do setor.

Enquanto que é possível utilizar tecnologias automatizadas para facilitar as tarefas desempenhadas pelos funcionários. Uma vez que a contagem manual poderá gerar falhas e erros, o que prejudicaria os resultados.

Vale destacar que com o inventário de estoque você terá como saber se algum item está faltando ou em excesso. Permitindo inclusive verificar se ele poderá estar vencido ou com algum tipo de problema.

Aliás, compreenda que é possível ter ainda um inventário voltado as matérias-primas que se tornarão produtos. Porém, saiba que será preciso ter cautela e muito zelo para realizar a tarefa com grande efetividade. Já que erros podem trazer divergências e causar prejuízos financeiros para a empresa.

Como funciona um inventário de estoque?

Um inventário de estoque funciona através da contagem dos itens de modo correto. Dessa forma, compreenda que ele se torna fundamental para que os empreendimentos possam ter uma visão mais clara dos negócios.

Tendo inclusive as atualizações necessárias em relação aos itens que estão contidos nos armazéns. A fim de que os clientes possam ser atendidos de forma adequada e que nunca faltem produtos/mercadorias.

Além disso, entenda que a função do método é tanto fazer as contabilizações quanto contar com os registros dos itens. Para que seja possível fazer a identificação deles e para manter um alinhamento adequado.

Com isso, saiba que o inventário de estoque é uma maneira assertiva de otimizar os armazéns. Sendo que a logística também acaba se beneficiando mediante ao excelente funcionamento do estoque.

Nós da CPCON acreditamos que não ter um inventário de qualidade é um grande erro. Já que o método estratégico possibilita conhecer muito bem o setor e isso é um diferencial frente aos concorrentes.

Entre os aspectos mais relevantes da atividade temos:

• Quantidade (itens): com um inventário podemos analisar e fazer as verificações dos produtos/mercadorias. A fim de sabermos se eles realmente podem suprir as demandas. O que é essencial para evitar com que ocorram rupturas no estoque;
• Localização: através do modelo se torna mais simples de saber onde está determinado item. Ao passo que temos uma melhor organização e com ampla eficiência;
• Valores: tendo as informações corretas você poderá fazer os cálculos necessários. De tal forma que isso engloba o conhecimento do patrimônio de uma empresa. Onde será possível elaborar soluções e tomadas de decisão muito mais assertivas;
• Identificação (problemas): as falhas e possíveis erros são identificados na tarefa de gestão dos estoques. Com isso, saiba que a empresa pode conhecer os itens obsoletos, excessivos ou com defeito.

Quais são os tipos de inventário de estoque?

A classificação dos tipos de inventário de estoque se dá devido a alguns fatores importantes. Dessa forma, compreenda que temos os períodos, funcionalidades e os modelos de contagens.

E cada um dos tipos possui características que os definem, apresentando determinadas vantagens competitivas. Além de conseguir atender de modo efetivo as reais necessidades das empresas nas mais diversas situações.

Nisso, entenda que nossa equipe irá detalhar na sequência cada um dos modelos e suas classificações. A fim de que você possa saber exatamente qual deles é o mais adequado para os seus negócios:

Classificação pelo período

A classificação por período contém uma divisão com 3 tipos distintos de inventário de estoque.De tal forma que o aspecto mais relevante deste ponto é justamente o fator conhecido como periodicidade.

Assim, compreenda que temos (inventário):

• Anual: este processo é realizado uma vez no ano e costuma ser feito durante o final de um exercício fiscal. Para que seja possível realizar o atendimento de todas aquelas obrigações da parte legal e contábil. Por certo, entenda que ele é ideal para empresas com giro de estoque mais baixo e para negócios com controle menos frequente;
• Periódico: aqui são utilizados alguns intervalos considerados regulares e de modo pré-definidos. Podendo ser no formato trimestral ou mesmo semestral. Enquanto que possibilita uma visão de alta precisão do setor, porém com muito mais exigências (tempo/recursos);
• Cíclico: já este modelo de inventário de estoque é feito em ciclos determinados e que são bem curtos. Dessa maneira, saiba que são feitas divisões por grupos. Onde são contados os itens do conjunto em intervalos (regulares). Nisso, entenda que o modelo é adequado para empresas que tenham giro (estoque) mais alto. Ou que precisem de um controle bem mais frequente.

Classificação pela funcionalidade

Na classificação pela funcionalidade também temos 3 divisões possíveis e com características específicas. Dessa forma, saiba que os inventários ficam otimizados e realmente cumprem o que prometem:

• Geral: neste modelo está uma abrangência das contagens e das contabilizações dos itens por completo (todos). E isso independe da localização ou mesmo do tipo daquele produto/mercadoria. Por certo, compreenda que ele é voltado para trazer uma visão mais ampla e generalizada do setor de estoque;
• Parcial: por sua vez, este outro inventário de estoque tem o foco direto num grupo com vários itens. De tal forma que poderá englobar os produtos conhecidos como perecíveis. Ou mesmo aqueles que sejam de valor mais elevado ou com uma baixa rotatividade. De fato, saiba que o modelo é ótimo para ajudar no controle e na identificação de problemas;
• Rotativo: neste inventário temos uma contagem feita de forma contínua e focada em determinados itens. Enquanto que é utilizado um cronograma previamente construído. A fim de que haja um controle muito mais constante (estoque), mostrando rupturas ou possíveis excessos de itens.

Classificação pela contagem

No caso da classificação pela contagem os três modelos se diferenciam pelo modo de operação. Ao passo que podem ser feitos de modo manual, por software ou mesmo utilizando amostras:

• Físico: o primeiro modelo envolve a contagem de modo manual, porém pode ser feito usando os leitores de código de barras. Só que ele cobre todos os itens que estão contidos em um armazém. De fato, compreenda que a precisão dele é elevada. Contudo, saiba que a tarefa acaba sendo muito mais demorada e requer muito trabalho;
• Perpétuo: aqui temos um software (sistema) que faz os registros das entradas/saídas no setor em tempo real. Com isso, entenda que a empresa consegue ter uma visão mais atualizada (estoque). É recomendado para aquelas organizações que tenham giro de estoque elevado e onde há real necessidade de controlar constantemente o setor;
• Amostral: é utilizada uma amostra neste tipo de inventário de estoque para representar o departamento. Ao passo que isso extrapola tais resultados do estoque no total. Entretanto, compreenda que a precisa dele é mais baixa em comparação ao inventário físico. Porém demonstra mais rapidez e tem custos mais baixos.

Decerto, entenda que nós da CPCON recomendamos uma análise prévia para saber qual modelo escolher. Aliás, devido a nossa competência na área, indicamos inclusive o uso de uma consultoria para melhores resultados.

Quais fatores são relevantes na escolha de um modelo de inventário?

Existem alguns fatores de grande relevância a serem analisados antes de escolher um modelo de inventário. Desse modo, compreenda que tais elementos trazem influência direta nos resultados.

Alguns dos principais aspectos que definem a escolha do inventário de estoque são:

• Porte e o tipo (empresa): para aquelas organizações mais amplas e com produtos variados é preciso ter um inventário de maior frequência e com vários detalhes;
• Giro (estoque): nos negócios que apresentem giros mais elevados nos estoques será preciso contar com um controle de maior frequência. A fim de evitar com que ocorram rupturas ou excessos que sejam prejudiciais para a empresa;
• Recursos (disponíveis): neste ponto estão a mão de obra, o tempo gasto e os recursos da área financeira. Tudo isso realmente é de grande importância na hora da definição de um método estratégico do tipo;
• Objetivos: saber exatamente para qual finalidade este inventário irá ser utilizado. Ou seja, se será destinado a atender a legislação, administrar corretamente o estoque ou para identificar possíveis perdas.

Por certo, entenda que é preciso planejar muito bem antes de elaborar um inventário de estoque. Já que ele precisará contar com informações e dados relevantes e concretos.

Uma vez que o método é aplicado na gestão dos estoques e ajuda nas tomadas de decisões. Além de possibilitar a redução dos custos e por otimizar as atividades presentes numa empresa.

Contudo, saiba que o ideal é contar com uma consultoria profissional para a realização desta atividade complexa. Por isso, saiba que a CPCON possui uma equipe especializada que cuida de tais assuntos. O que permite com que as empresas participantes possam ter o sucesso que tanto almejam no mercado.

Passo a passo para implementar um inventário de estoque

A implementação de um inventário de estoque requer algumas etapas para chegar ao resultado adequado. Dessa forma, compreenda que o projeto comporta empresas dos mais variados portes e categorias.

Sendo que é muito importante para que haja uma otimização completa na gestão de estoque. Possibilitando a redução dos custos, gerando lucros e mantendo os clientes sempre satisfeitos.

Confira quais são os passos necessários:

1. Planejamento: são definidos alguns elementos que incluem os objetivos, as equipes, cronogramas, entre outros detalhes. Aliás, saiba que temos ainda a criação das metas que sejam possíveis de alcançar;
2. Escolha de um método: são analisados os tipos disponíveis, ocorre a análises do negócio (características) e são observadas as vantagens e as desvantagens de cada opção de inventário de estoque;
3. Criação da equipe: em seguida, saiba que temos a montagem de um time específico. Tendo as responsabilidades e que sejam funcionários/colaboradores confiáveis. Faça o treinamento da equipe e defina quais são as responsabilidades de cada um deles;
4. Cronograma (detalhado): são definidas todas as datas e os horários (inventário) contando com os prazos de realização das atividades. Enquanto que é importante estar ciente de quais são os horários de grande movimentação nas empresas;
5. Comunicação: todos os participantes devem estar cientes quando a criação do método estratégico. Para isso explique para eles qual a real fundamentação do processo e solicite que haja uma colaboração completa;
6. Realização: logo após o planejamento é preciso colocar o projeto para funcionar. Dessa maneira, faça a organização do ambiente, identifique produtos e mercadorias e também defina as categorias;
7. Contagens: use os métodos, mantenha a precisão e faça o registro das informações obtidas;
8. Validação: confirme os dados para evitar erros ou divergências. Realize a seleção de modo aleatória para que seja feita uma nova contagem.

Vantagens do inventário de estoque

São muitas as vantagens de um inventário de estoque quando implementado numa empresa. De tal forma que ele servirá como uma espécie de raio-x para mostrar a saúde (financeira) da organização.

Assim, nossa equipe de especialistas preparou uma lista para você com os principais benefícios do procedimento:

• Visão com mais clareza do setor de estoque: mostrando as quantidades, localizações (itens) e valores presentes no setor;
• Diminuição dos custos: a empresa terá menos perdas, as compras são otimizadas e há negociações amplamente benéficas;
• Garantia da eficiência nas operações: melhor organização do setor de estoque, controle amplo do giro e tomadas de decisões assertivas;
• Lucros: menos gastos, alta possibilidade de competitividade no mercado e decisões mais adequadas;
• Conformidade: obediência as leis, criação de relatórios com alta precisão, transparência e segurança;
• Controle: verificar produtos que sejam falsificados, evitar as fraudes e realizar a gestão dos riscos;
• Atendimento: um bom inventário de estoque permite reduzir as rupturas no estoque, aumenta a disponibilidade dos itens e ainda garante entregas mais ágeis e com ampla eficiência;
• Sustentabilidade empresarial: quando a empresa consegue obter um crescimento do tipo sustentável.

Com isso, nós percebemos que os resultados são muito melhores quando a empresa cria um inventário de qualidade. Visto que o modelo estratégico é importante não só para o estoque, mas para a empresa por completo.

RFID como diferencial na criação de um inventário de estoque

O RFID engloba uma tecnologia de identificação de produtos através das ondas de radiofrequência. Desse modo, entenda que ele pode ser uma ótima solução para a elaboração do inventário de estoque.

Afinal, compreenda que ele utiliza etiquetas inteligentes e um conjunto com vários elementos. Podendo realizar leituras em lotes e mesmo com o leitor estando a distância do itens (sem contato).

Alguns pontos de vantagem da união do RFID na atividade são:

• Precisão elevada e maior rapidez;
• Visibilidade ampla (estoque);
• Otimizações;
• Maior eficiência nas operações;
• Tomadas de decisões (estratégicas);
• Segurança;
• Integrações aos demais sistemas.

Além disso, você ainda pode contar com um sistema WMS para fazer a gestão dos armazéns. Nisso, saiba que nós indicamos a implementação de um sistema do tipo para melhores resultados.

Já que somos pioneiros em matéria de RFID e trazemos soluções voltadas a esta tecnologia. Que aliada a um bom software WMS fará com que sua empresa se destaque frente as concorrentes.

Conclusão

De acordo com o artigo, você viu que o inventário de estoque tem papel relevante nas empresas. Desse modo, compreenda que ele se torna uma ferramenta importante e ainda traz vários benefícios.

Ao passo que agrega valor e consegue otimizar os processos, tendo as seguintes vantagens:

• Visão com análise mais profunda;
• Melhor integração para com outras tecnologias;
• Tem foco nas experiências dos clientes;
• Garante uma melhor sustentabilidade, além de ter responsabilidade social.

Assim, entenda que o ideal é contar com uma equipe que seja especializada em inventários de estoque. E o Grupo CPCON tem mais de 25 anos de atuação em matéria de consultoria.

Sendo conhecida internacionalmente e tendo uma autoridade para lidar com tal atividade. Entre em contato conosco e agende uma consulta hoje mesmo e obtenha resultados relevantes para sua empresa.

FAQ: Perguntas Frequentes