O que é um Warehouse Management System? (WMS)

Um Warehouse Management System (WMS), termo em inglês que em português significa “Sistema de Gerenciamento de Armazém“, é um software utilizado para gerenciar e automatizar os processos logísticos em depósitos e centros de distribuição.

Ele funciona como um grande auxiliar para empresas do ramo logístico, otimizando tarefas como:

• Recebimento de mercadorias
• Armazenamento
• Separação de pedidos
• Expedição

O WMS contribui para a melhora da eficiência e precisão da logística, fornecendo às empresas uma visão completa do seu estoque e ajudando na tomada de decisões estratégicas.

Pontos Chave

• Função Principal: O modelo serve para otimizar e também automatizar todas as operações de logística na empresa. Tanto no armazém quanto nos centros de distribuição;
• Benefícios: otimizações nos espaços do estoque, controle aprimorado, aumento na eficiência operacional, melhor atendimento aos clientes, diminuição nos custos de logística e visibilidade maior; 
• Recursos Disponíveis: gestão de recebimento, gestão de estoques, administração de pedidos, gestão dos envios, relatórios, análises e as integrações;
• Variabilidade: fatores internos e externos, impactos, medidas para diminuir as variações, entre outros; 
• Adaptação: análise em detalhes de todos os requisitos, definição dos objetivos, identificação dos requisitos tanto funcionais quanto não funcionais, análise das características (WMS), configurações, customizações, implementação, treinamentos, suportes contínuos, atualizações e melhorias necessárias.

O que é sum Warehouse Management System?

O Warehouse Management System é um sistema específico para administrar os armazéns nas empresas. Desse modo, entenda que ele consiste num software de auxílio que consegue controlar/otimizar os processos.

Ao passo que os estoques e os centros (distribuição) são os principais beneficiados com o método. Que traz uma maior visibilidade para o ambiente de armazenamento de produtos, mercadorias e materiais.

Sendo que o sistema de WMS trabalha desde a parte da recepção dos produtos até que ocorra o envio deles. Além de automatizar as tarefas manuais e ainda evita com que ocorram erros e falhas prejudiciais.

Com isso, saiba que as atividades de logística são otimizadas, gerando melhores resultados. Por certo, compreenda que nas empresas a automação tem se destacado bastante.

Uma vez que temos os sistemas de ERP, CRM, PDV e o próprio WMS que faz uma ótima gestão nos armazéns. Outros detalhes importantes é que o modelo em questão é um software que mostra as movimentações internas de produtos/mercadorias.

Nisso, entenda que o sistema possibilita as seguintes tarefas:

• Verificação das entradas e saídas dos itens;
• Criação do inventário completo;
• Separação e a preparação dos pedidos;
• Bloqueios necessários em alguns produtos;
• Otimização no setor de estoque (armazenamento);
• Entre muitas outras atividades.

No caso, compreenda que o sistema de gerenciamento de armazéns (WMS) pode inclusive atuar em formato de módulo (complementar). Que fica integrado de modo direto num software de ERP.

A fim de fornecer os dados e ainda consegue atuar na parte logística nas organizações. Servindo inclusive como uma ferramenta com função autônoma, caso a empresa tenha processos considerados enxutos.

Como funciona um sistema de WMS?

O WMS faz o controle geral de todos os processos necessários para a área da logística. De tal forma que essas atividades começam justamente no momento em que temos a entradas dos produtos/mercadorias num depósito.

Assim, entenda que ao receber uma determinada mercadoria é feito o registro dela neste sistema. Onde temos os documentos relacionados que podem ser a NF-e, pedidos, entre outros. E isso é obtido mediante ao uso de outro software conhecido como ERP.

Esse sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) seria o Planejamento dos Recursos da Empresa. Tendo funções de um software de gestão empresarial, onde são feitas as automações.

Seja dos processos manuais até a parte da visualização de todos os dados necessários. Com isso, entenda que o sistema de gerenciamento de armazéns (WMS) se integra ao ERP para um ótimo alinhamento.

Já no setor de estoque (armazém) haverá as classificações dos produtos, inserindo as etiquetas neles. E isso dependerá das características dos mesmos e do modelo de tecnologia que será aplicada.

Ou seja, saiba que temos disponíveis o RFID, o código de barras e muitos outros tipos. Decerto, você deve compreender que as mercadorias são então armazenadas segundo algumas regras específicas.

Deixando o espaço harmonioso e muito bem organizado para que os processos sejam feito com rapidez e precisão. Aliás, não podemos esquecer que o sistema WMS automatiza as separações e as expedições.

A fim de que os produtos e as mercadorias cheguem corretamente para os clientes. Havendo então uma separação adequada e um bom espaço de armazenamento, a agilidade e a assertividade serão evidentes.

Principais funções de um sistema WMS

O sistema de gerenciamento de armazéns (WMS) apresenta uma grande variedade de funções e recursos. De tal modo que isso faz com que as atividades sejam automatizadas e que se tenha maior efetividade nos processo.

Entre as funções mais comuns do software WMS temos:

• Recepção e a inspeção dos produtos: com o uso do sistema WMS você faz a gestão dos processos que englobam o recebimento dos itens. Além de serem realizadas as conferências das mercadorias e todo o procedimento que rege o armazenamento. No caso, entenda que temos a identificação, análise dos volumes, qualidade deles e a emissão das notas fiscais (documentos);
• Armazenamento/organização do setor de estoque: os itens são melhor posicionados (localização) baseando-se em diversos critérios. Nesse sentido, compreenda que temos a rotatividade, peso, tipo e as dimensões dos mesmos. Facilitando com que sejam realizadas as localizações e as recuperações de tais produtos. Diminuindo os erros e gerando otimizações na parte de tempo de entrega;
• Gestão do estoque: com o uso do sistema de gestão WMS haverá uma monitoração dos níveis em estoque para cada um dos itens. Ao passo que isso é feito em tempo real. O que evitará problemas de rupturas (estoque) e os clientes vão receber corretamente as mercadorias;
• Preparação dos pedidos (expedições): outro ponto do WMS é que ele faz o preparo dos pedidos. Além de servir como um guia nas operações para que ocorram as separações. Organizando ainda as embalagens que vão ser destinadas para o envio;
• Monitoramento: os produtos são rastreados, bem como a movimentação deles. Incluindo desde que é feita a recepção dos itens até que eles sejam de fato enviados aos clientes. Trazendo assim dados importantes e indicando os possíveis pontos de melhorias;
• Relatórios/análises: informações que ajudam nas tomadas de decisões nas empresas.

Quais são os tipos de sistemas de gestão de armazém WMS?

Existem alguns tipos de sistemas WMS que estão disponíveis no mercado atual e que possuem algumas variações. Dessa forma, compreenda que as funções, o preço e a escalabilidade deles são pontos que os diferem.

E é preciso verificar a empresa e certos detalhes da mesma, incluindo o tamanho do estoque e da logística. No caso, entenda que os principais modelos são:

• Pequenas/médias empresas: o WMS voltado a essas organizações são soluções que trazem as funções consideradas mais básicas. Enquanto que permitem com que seja realizada a gestão de estoque e do próprio orçamento disponível nesta empresa;
• Grandes empresas: já o sistema WMS para as corporações maiores é bem mais complexo e robusto. A fim de atender as demandas e de garantir ótimos serviços aos clientes. Por certo, saiba que eles trazem automatização, gestão do setor de transportes e completa integração aos demais sistemas inclusos na organização;
• Nuvem: por sua vez, o WMS em nuvem é um dos mais modernos e atualizados do mercado. Uma vez que ele tem se popularizado devido as vantagens que consegue trazer as empresas. Sendo alguns dos destaques do modelo o grau de flexibilidade, diminuição nos custos e a escalabilidade.

De fato, compreenda que a implementação do sistema de gerenciamento de armazéns (WMS) deve ser planejada. Pautando a escolha do software nas necessidades reais da empresa e definindo o tipo de sistema adequado.

Veja na lista abaixo quais são os fornecedores mais bem avaliados em matéria de software WMS:

• SAP;
• CPCON (Destaque para a integração RFID WMS);
• Totvs;
• Tecsys;
• Microsiga;
• Trace Software;
• Entre muitos outros.

Passo a passo para implementar um sistema WMS nas empresas

O sistema WMS requer algumas etapas para que seja implementado de maneira assertiva e eficiente. Desse modo, compreenda que o processo muitas vezes é bastante complexo, porém traz muitos benefícios.

Ao passo que consegue otimizar de modo direto o estoque e a logística das organizações. Possibilitando com que seja realizada uma otimização na parte da cadeia de suprimentos.

Só que para uma inserção adequada é importante ter um bom planejamento e uma estrutura alinhada. Com isso, compreenda que as etapas são as seguintes:

1. Planejamento e a preparação

A gestão de armazéns WMS precisa iniciar com a definição exata dos principais objetivos ao utilizados o modelo. Dessa maneira, saiba que é fundamental listar aonde se pretende chegar com o software.

Já que ele traz aumento no grau de eficiência nas tarefas, diminui os custos e aumenta a precisão direta nos estoques. Para isso é essencial fazer um escopo de todo o projeto, onde estão inclusas as funções deste WMS.

Além disso, nesta mesma fase é preciso analisar qual o cenário atual da empresa. Ou seja, você precisa verificar as operações atuais do armazenamento e identificar os pontos fortes/fracos do setor. Para isso faça mapeamentos dos fluxos (materiais), além das informações necessárias.

Realizando inclusive as coletas dos dados a respeito dos volumes (estoque). Bem como das movimentações das mercadorias, tempo (ciclo) e os indicadores que medem o desempenho (KPIs).

Por certo, entenda que o sistema de gestão WMS requer ainda neste nível mais algumas operações. Sendo que uma delas é a seleção do WMS correto entre todas as soluções disponíveis no mercado.

Para isso observe quais são as funções e os recursos, grau de escalabilidade, as integrações dele, etc. É importante considerar o suporte do software, o custo do projeto e buscar por testes nos sistemas se possível.

Em seguida, compreenda que é feita a definição de todo o planejamento deste projeto. Onde se faz necessário contar com um cronograma bastante detalhado com definições de etapas, responsabilidades e tudo que for necessário.

Por fim, saiba que temos a formação da equipe que fará a implementação. De tal forma que será preciso contar com um grupo multidisciplinar. Que fará a liderança do projeto, as tomadas de decisões e a comunicação.

2. Implementação e os testes

O sistema de gerenciamento de armazéns (WMS) tem na segunda etapa a implementação e os testes. Desse modo, compreenda que a primeira coisa a ser feita neste ponto é a instalação do software.

E isso será realizado nos servidores ou mesmo na nuvem, tudo depende justamente do modelo escolhido. Assim, entenda que são feitas as configurações necessárias e as definições para os usuários.

Então ocorre o processo de desenvolvimento e a customização, englobando os fluxos (trabalho) e as atividades. Onde são utilizadas as ferramentas para configurar e customizar todo o sistema.

Além disso, compreenda que são incluídos os campos (novos), automações e os relatórios dos dados. Logo após isso temos a migração dos dados que são considerados históricos para a empresa.

Uma vez que estavam no sistema (atual) que pode ser um ERP ou outro tipo. Sendo então direcionados diretamente para o sistema WMS que aumenta a precisão e também a integridade dos dados.

Neste ponto haverá as informações a respeito dos produtos/mercadorias, clientes, pedidos, estoque/armazéns e dos fornecedores. Já o treinamento e o suporte são outros destaques que você não pode esquecer.

Visto que eles são passos essenciais e que ajudam a equipe a aprender a lidar com o software. E o suporte acaba sendo de grande importância nesta etapa, já que auxilia e soluciona as dúvidas dos usuários.

Com isso, saiba que temos os testes e as validações, que possuem muito rigor para evitar problemas e dificuldades. Podendo ser ambientes simulados ou mesmo de pré-produção para ajudar na identificação dos erros. Possibilitando a correção antes que ocorra a implementação do modelo na empresa

3. Go-Live e a Pós-implementação

Na terceira etapa do sistema de gerenciamento de armazéns (WMS) temos vários processos a serem realizados. Nesse sentido, saiba que dois deles são o Go-Live e o Monitoramento.

Sendo que isso requer a implementação do modelo WMS no ambiente onde ocorre a produção. Enquanto que deverá ser feita a monitoração (de perto), a fim de ser possível verificar o desempenho e a adaptação do software.

E você terá que apresentar alternativas caso seja preciso solucionar alguns problemas que surgirem. Além disso, compreenda que é importante ter o suporte de modo contínuo para auxiliar os usuários do WMS.

Desse modo, saiba que o ideal é conseguir feedbacks para encontrar oportunidades e pontos de otimização. E não se esqueça das análises e dos relatórios que compõem essa última fase do passo a passo.

Onde são emitidos os dados detalhados a respeito do sistema de gestão WMS através das informações obtidas. Como resultado disso, entenda que se torna possível identificar diversas coisas importantes para os negócios.

Vantagens do sistema de gerenciamento de armazéns (WMS)

São muitas as vantagens encontradas na implementação de um sistema WMS de qualidade nas empresas. De tal forma que os resultados serão evidentes e haverá muito mais eficiência nas tarefas.

Os principais benefícios do modelo incluem:

Otimizações de espaço

O espaço do armazenamento (estoque) do empreendimento terá uma melhoria significativa na organização do local. Já que são definidas as localizações exatas dos produtos, dependendo dos tipos e das características deles.

Além de ampliar o espaço para um layout mais assertivo e competente do setor. Mostrando quais são as áreas subutilizadas deste armazém e ainda sugere uma estrutura que seja mais dinâmica e proveitosa.

E ainda existe a diminuição dos custos que são direcionados aos alugueis. Visto que a empresa não terá que ter um local muito grande se isso não for necessário e muito menos adquirir novos espaços.

Otimização no controle de estoque

O sistema de gerenciamento de armazéns (WMS) permite uma melhor visibilidade do estoque. Dessa forma, compreenda que isso é feito em tempo real e a monitoração é realizada para cada produto/mercadoria.

Enquanto que os dados vão ser mais precisos, indicando qual é a real disponibilidade de um item. O que gera diminuição nas rupturas de um estoque e possibilita atender corretamente as demandas.

Outros pontos favoráveis são a diminuição das perdas e dos erros/falhas manuais que trazem prejuízos. Vale ressaltar que haverá ainda um bom controle dos prazos (validade) e os lotes serão melhor controlados.

Eficiência na parte organizacional

As tarefas repetitivas serão automatizadas, tais como, etiquetagem dos produtos e a roteirização. Sobrando mais tempo para que os funcionários possam se concentrar nas tarefas mais importantes e estratégicas.

O tempo também será otimizado nos ciclos de todas as operações, gerando agilidade e efetividade. Enquanto que haverá inclusive a diminuição na mão de obra, garantindo mais lucratividade para esta empresa.

Outras vantagens do WMS

Só para ajudar na compreensão confira mais algumas das vantagens que o sistema WMS traz para as empresas:

• Atendimento otimizado aos clientes;
• Aumento na precisão dos pedidos;
• Diminuição no tempo das entregas;
• Melhoria na satisfação dos clientes;
• Reduções nos custos de logística;
• Evitar erros e possíveis retrabalhos;
• Melhorias na área de transporte;
• Gestão das devoluções com maior qualidade;
• Garantia de visibilidade e controle na empresa;
• Relatórios;
• Análises detalhadas;
• Tomadas de decisões mais assertivas;
• Entre outras.

Conclusão

Você viu no artigo o quanto um sistema de gerenciamento de armazéns (WMS) é importante. De tal forma que ele ajuda as empresas no controle efetivo das operações relacionadas aos estoques. Cobrindo desde os armazéns até os conhecidos centros de distribuição.

Com isso, compreenda que cada modelo de WMS tem suas características, funções e recursos. Por isso, entenda que é importante planejar antes de adquirir um software do tipo para sua empresa.

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