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O Conceito Básico do Inventário
Inventário : você realmente conhece o que tem na sua empresa ?
Estoque de mercadorias, produtos prontos, documentos, bens, maquinário, tudo isso é fundamental para que a sua empresa funcione corretamente. Em empresas pequenas é simples controlar o fluxo de entrada e saída destes itens, mas quando a empresa cresce e ganha complexidade, é muito interessante realizar um controle mais profissional.
Este controle de sua empresa é feito através de um processo de criação de um bom Inventário Patrimonial ou de Estoque, que, se atualizado constantemente e corretamente, se torna um item estratégico fundamental para os executivos e gerentes da empresa, pois através dele é possível ter uma ótima visão global do funcionamento dos negócios.
Especificando um Inventário
Mas especificamente, como se constrói um inventário ? O que deve ser listado no mesmo ?
A palavra Inventário, que vem do latim “Inventarium”, nada mais é que a lista ou relação completa de Bens Patrimoniais ou de Materiais em Estoque, presente dentro da empresa ou então estocados em locais externos.
A principal função do Inventário é localizar e listar todo estes itens, no entanto, dados adicionais interessantes também podem ser anexados, criando assim um documento completo de Gestão.
No caso de inventário, além de listar os itens, deve-se também coletar as seguintes informações:
- Descrição detalhada do item enumerando o tipo do item bem, e sua função na cadeia produtiva da empresa, se é um protótipo, sobressalente, etc.
- Quantidade de itens (este item deve sempre ser sempre atualizado), a quantidade de itens estocados é interessante pois pode informar a gerência de Controle se novas compras devem ser realizadas ou não, e qual a disponibilidade de reposição.
- Local onde está o item, pois pode ajudar a melhorar e planejar o sistema de logística da empresa.
- Valor dos itens, o valor dos itens dentro do Inventário é fundamental para que se implemente uma política efetiva de controle de custos, e até de renovação de apólice de seguros por isso após o inventário é sempre necessário realizar a conciliação do que foi identificado fisicamente com os controles contábeis.
No caso de Estoques, levando em conta, a quesito Descrição do Item, segundo as regras básicas da Contabilidade Brasileira, além da descrição física dos mesmos, eles podem ser separados em 3 categorias distintas para facilitar o controle:
- Matéria Prima: Todo e qualquer tipo de material usado na fabricação de outro bem. Nesta categoria, que é a mais ampla, podem ser enquadrados desde alimentos até componentes eletrônicos usados na fabricação de um aparelho maior.
- Material em Processo: Os materiais em processo diferem das matérias primas, no sentido em que são materiais que já começaram a ser processados para a transformação em produtos finais. No contexto do Inventário Patrimonial está entre a matéria prima e o produto pronto.
- Produto Pronto: São os produtos ou manufaturas finais, acabados, testados e prontos para venda. Em geral, são os itens mais valiosos (maior valor agregado) da lista do Inventário Patrimonial.
O Inventário e a Construção de Estoques
Construção de Estoque: Um custo extra que tem suas vantagens.
Embora algumas empresas prefiram trabalhar com o sistema Just-in-Time (produção de manufaturas sem a construção de estoques), a implementação de um bom sistema de estoque, controlado por uma equipe séria de Gestão pode ser um fator estratégico decisivo.
Manter um estoque de matérias primas, materiais em processo e produtos prontos pode implicar em um custo adicional, mas um estoque pode ser muito útil em momentos de crise, quando por exemplo, as matérias primas subirem de preço ou então estarem em falta no mercado.
A CPCON é responsável pela execução dos maiores projetos de inventário no segmento privado e no segmento público, e pode contribuir para sua organização na manutenção de uma boa gestão dos ativos e estoques.
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