Inventário de bens patrimoniais – 4 erros comuns

Inventário de bens patrimoniais - 4 erros comuns
4 erros comuns do inventário de bens patrimoniais (e uma dica bônus para solucionar todos!). Veja como realizar seu processo de inventário!

O processo de inventário é uma das etapas mais importantes para gestão dos bens patrimoniais. Várias empresas deixam esse passo para a última hora e não dão a devida atenção que um inventário precisa, além de se tornar mais fácil cometer erros pela falta de planejamento, organização ou contratação de profissionais qualificados para o serviço.

Neste post, vamos te contar 4 erros comuns que você não deve cometer. Confira!

Importância do inventário de bens patrimoniais

Antes de tudo, o que é um inventário? Bom, basicamente, inventário é um processo feito para identificar os bens patrimoniais de uma pessoa, empresa/organização ou família.

Independente da situação, é essencial ter um levantamento bem feito e de qualidade. Caso o grau de aderência do inventário não atinja pelo menos 85%, as auditorias têm o direito de invalidar todo o levantamento dos bens patrimoniais.

As consequências dos possíveis erros cometidos no processo da descrição detalhada do patrimônio, além de gerar problemas para o gestor do projeto, também promovem prejuízos financeiros para a empresa. Tudo isso se deve à dificuldade de avaliar um bem se não houver uma caracterização correta e adequada dele. além de fatores de apuração da correta depreciação, entre outros…

fluxograma Inventário de bens patrimoniais - 4 erros comuns

O que evitar no processo de inventário:

Alguns erros comuns do inventário de bens patrimoniais precisam ser evitados. Por isso, separamos uma lista com 4 situações:

1. A escolha errada da etiqueta ou plaqueta

As placas precisam ser confeccionadas em diferentes materiais para que haja uma diversidade de aplicações, de acordo com o local que será exposta. Assim, o material precisa resistir ao ambiente externo, seja por calor, umidade ou material de limpeza.

É comum ter dificuldades para fixar a plaqueta. O adesivo de identificação nem sempre é suficiente para garantir a firmeza do material a longo prazo, além de poder ser facilmente removida.

É comum ter dificuldades para fixar a plaqueta. O adesivo de identificação nem sempre é suficiente para garantir a firmeza do material a longo prazo, além de poder ser facilmente removida.

Os bens patrimoniais também precisam da identificação por meio de placas numéricas sequenciais e , para não serem duplicadas. Comumente as empresas usam etiquetas ou plaquetas de código de barras, mas o mercado tem adotado a inovação dos controles com o uso de , etiquetas com tecnologia RFID que proporciona por meio de frequência de rádio a para captura de dados, das informações do código de barras, dentre outras opções.

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2.  Emplaquetamento incorreto

Quando se trata de patrimônio de terceiros, a atenção deve ser redobrada para que esses bens que estão localizados na empresa não sejam emplaquetados incorretamente ou confundidos. Além disso, a falta de padronização de onde a plaqueta será aplicada pode acarretar retrabalhos e dificuldade de leituras futuras, como por exemplo, se colocarmos uma etiqueta na parte de trás de um armário alto, no ato de um novo inventário o armário precisaria ser afastado para permitir a leitura da mesma.

3. Falta de padrão

O modo prático de como são fixadas podem conter falhas. Se cada inventário estiver com placas em locais e formatos diferentes, além de prejudicar consideravelmente a estética, também irá interferir em uma futura revisão.

Para evitar deslizes, defina com antecedência quais padrões as descrições deverão seguir. É essencial que no início do projeto sejam mapeados todos os locais que devem ser emplaquetados, todos os tipos de bens que serão objeto de emplaquetamento, bem como a posição que deve ser afixada a plaqueta ou etiqueta. Assim, o processo evitará atrasos na conclusão do inventário e não deixará nada de fora.

4. Desorganização

A organização é primordial para construir um bom inventário. Um dos maiores motivos que torna essa cautela necessária é a possibilidade de gerar um levantamento incompleto, sem todas as exigências legais e escassez de coleta de informações.

Para resolver essa questão, sugerimos a admissão de um padrão de informação dos bens patrimoniais que devem ser coletados, como nome, marca, modelo, número de série, etc.

Dica bônus: bens patrimoniais CPCON

O Grupo CPCON é um ótimo auxílio para fugir de erros como esses que citamos acima. A CPCON é a maior empresa na área de Gestão e Avaliação Patrimonial do Brasil pelos seguintes motivos:

  • detém os maiores atestados de projetos
  • maior quantidade de itens já realizados em um único inventário
  • esteve à frente do maior projeto de inventário de ativos com uso de etiqueta RFID já realizado no Mundo
  • Em menos de 9 meses, elaborou um inventário de 10.931.570 itens, com foto, em mais de 3.779 cidades do Brasil, o que demonstra capacidade técnica, planejamento e gestão.

Presente no mercado há 25 anos, a CPCON já atendeu mais de 1300 clientes em projetos de diferentes tipos. O grupo é especializado em diversas áreas, como:

Por isso, a nossa dica bônus é a solução para evitar qualquer tipo de erro no seu processo de inventário para bens patrimoniais.

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FAQ’s

O que é o Inventário de Bens Patrimoniais?

O Inventário de Bens Patrimoniais é um documento que registra todos os bens e valores da instituição, empresa ou órgão público. Este inventário é importante para garantir a gestão eficiente do patrimônio e para evitar perdas ou desvios de bens. O inventário de bens patrimoniais pode ser realizado por meio de sistemas informatizados ou manualmente.

Os três pontos mais importantes sobre Inventário de Bens Patrimoniais são:

1. Registro de todos os bens e valores da instituição;
2. Gestão eficiente do patrimônio;
3. Prevenção de perdas ou desvios de bens

Quem precisa fazer o Inventário de Bens Patrimoniais?

O Inventário de Bens Patrimoniais é obrigatório para todos os órgãos públicos, sejam eles federais, estaduais ou municipais. Empresas privadas também podem fazer o inventário, embora não sejam obrigadas por lei a fazê-lo.

Os três pontos mais importantes sobre quem precisa fazer o Inventário de Bens Patrimoniais são:

1. Órgãos públicos são obrigados a fazer o inventário;
2. Empresas privadas não são obrigadas, mas podem fazê-lo;
3. O inventário pode ser feito por qualquer pessoa jurídica;

Quando deve ser feito o Inventário de Bens Patrimoniais?

O Inventário de Bens Patrimoniais deve ser feito anualmente pelos órgãos públicos, conforme determina a Lei nº 4.320/64. Já as empresas privadas podem fazer o inventário de forma periódica, conforme a necessidade e as normas internas de cada organização.

Os três pontos mais importantes sobre quando deve ser feito o Inventário de Bens Patrimoniais são:

1. Órgãos públicos devem fazer o inventário anualmente;
2. Empresas privadas podem fazer o inventário de forma periódica;
3. O inventário deve ser feito de acordo com as normas internas de cada organização.

Quais são os benefícios do Inventário de Bens Patrimoniais?

O Inventário de Bens Patrimoniais traz diversos benefícios para a gestão do patrimônio de uma organização. Ele permite a identificação de bens que estão em desuso, evita perdas e desvios, e auxilia no planejamento e na tomada de decisões da empresa. O inventário também é importante para fins contábeis, fiscais e de auditoria.

Os três pontos mais importantes sobre os benefícios do Inventário de Bens Patrimoniais são:

1. Identificação de bens em desuso;
2. Evita perdas e desvios;
3. Auxilia no planejamento e tomada de decisões da empresa;

Quais são as etapas para a realização do Inventário de Bens Patrimoniais?

A realização do Inventário de Bens Patrimoniais requer algumas etapas fundamentais. Em primeiro lugar, é necessário definir a equipe responsável pela realização do inventário e o cronograma de execução. Em seguida, é preciso realizar o levantamento físico de todos os bens patrimoniais da organização, conferindo as informações registradas em sistemas ou planilhas.

Após a conferência, é preciso atualizar as informações do inventário e, em caso de divergências, realizar ajustes e correções. Por fim, deve ser elaborado um relatório final com todas as informações do inventário e arquivado para futuras consultas.

Os três pontos mais importantes sobre as etapas para a realização do Inventário de Bens Patrimoniais são:

Definir equipe responsável e cronograma de execução;
Realizar levantamento físico e conferência das informações registradas;
Atualizar informações, elaborar relatório final e arquivar para consultas futuras.

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